Z-rapport i bokföringen – daglig verifikation

Z-rapporten är hjärtat i restaurangens dagliga bokföring. Den stänger ner kassan, nollställer dagens totaler och skapar en verifikation som sedan skickas till redovisningsbyrån som SIE-fil.

Vad innehåller en Z-rapport?

När du klickar på "Stäng Z-rapport" i Vendion (eller den körs automatiskt kl 23:00) sammanställs:

• Alla betalda ordrar sedan förra Z-rapporten
• Aggregerad försäljning per varugrupp (mat, dryck, alkohol)
• Aggregerad moms per sats (12%, 25%, 6%)
• Aggregerade betalmetoder (kontant, kort, Swish, faktura)
• Returer och makuleringar
• Presentkortsförsäljning (utfärdade kort, räknas som skuld)
• Rabatter och kampanjerabatter
• Kassadifferenser (öresavrundning)

Allt detta blir en enda balanserad verifikation i konto-format.

Så bygger Vendion verifikationen steg för steg

Processen består av sex steg:

Steg 1 – Debet: betalmetoder För varje betalmetod som används idag debiteras motsvarande konto:

DEBET    1910 (Kassa)           [kontant totalt]
DEBET    1580 (Kortfordringar)  [kort totalt]
DEBET    1581 (Swishfordringar) [Swish totalt]
DEBET    1510 (Kundfordringar)  [faktura totalt]

Steg 2 – Kredit: intäkt per varugrupp För varje varugrupp krediteras intäktskontot med netto (exklusive moms):

KREDIT   3001 (Försäljning mat 12%)     [mat netto]
KREDIT   3002 (Försäljning dryck 12%)   [dryck netto]
KREDIT   3003 (Försäljning alkohol 25%) [alkohol netto]

Steg 3 – Kredit: moms per sats För varje momssats krediteras motsvarande momskonto:

KREDIT   2620 (Utgående moms 12%)  [moms på mat + dryck]
KREDIT   2610 (Utgående moms 25%)  [moms på alkohol]

Steg 4 – Kredit: presentkortsförsäljning Om presentkort sålts idag (ej inlösta, bara utfärdade):

KREDIT   2421 (Presentkortsskuld)  [totalt utfärdat]

Ingen moms här – flerfunktionsvoucher enligt ML 5 kap 40 §.

Steg 5 – Returer (inverterade rader) Om returer gjorts idag reverseras deras rader:

KREDIT   [betalkonto]  [returbelopp]
DEBET    [intäktskonto] [returnetto]
DEBET    [momskonto]    [returmoms]

Steg 6 – Öresavrundning (balancering) Eftersom moms-beräkningar ofta ger ±1 öre avrundningsfel måste verifikationen slutbalanseras:

Om debet > kredit:
  KREDIT   3740 (Öresavrundning) [skillnaden]
Om kredit > debet:
  DEBET    3740 (Öresavrundning) [skillnaden]

Konkret exempel: en dag i en liten restaurang

Dagens försäljning (allt inkl. moms):

• 8 000 kr mat (12% moms): 7 143 kr netto + 857 kr moms
• 2 000 kr alkohol (25% moms): 1 600 kr netto + 400 kr moms
• Betalning: 6 000 kr kort, 4 000 kr kontant
• Inga returer, inga presentkort, inga fakturor

Resulterande verifikation:

Verifikat Z1, 2026-04-19, "Z-rapport daglig försäljning"

DEBET    1580 (Kortfordringar)           6 000,00 kr
DEBET    1910 (Kassa)                    4 000,00 kr

KREDIT   3001 (Försäljning mat 12%)      7 143,00 kr
KREDIT   3003 (Försäljning alkohol 25%)  1 600,00 kr
KREDIT   2620 (Utgående moms 12%)          857,00 kr
KREDIT   2610 (Utgående moms 25%)          400,00 kr

Total debet:  10 000,00 kr
Total kredit: 10 000,00 kr
Balanserad: ✓

Verifikationsserien

Vendion använder per default serien "Z" (konfigureras i Admin → Bokföring → Kontoplan). Verifikaten numreras automatiskt:

• Z1 = första Z-rapporten någonsin
• Z2 = andra
• Z3 = tredje
• osv.

Numret är gap-fritt och oåterkalleligt – Vendion garanterar att två Z-rapporter aldrig får samma nummer.

Var sparas verifikationen?

Verifikationen arkiveras automatiskt i Vendion med header (datum, beskrivning, total debet och kredit), alla debet- och kreditrader, samt en oåterkallelig loggpost enligt Kassalagen. Du behöver inte göra något manuellt – allt lagras i ditt fiskala arkiv och kan exporteras som SIE när som helst.

Var ser jag verifikationerna?

Admin → Bokföring → Verifikat

Där visas:

• Lista över alla Z-rapportverifikationer (Z1, Z2, Z3...)
• Datum och beskrivning
• Total debet / total kredit
• Exportstatus ("Utkast", "Exporterad SIE", "Skickad till Fortnox")
• Expandera för att se varje debet- och kreditrad

När kan Z-rapporten inte skapas? CCA-blockering

Om kontrollboxen (CCA/Axena) har tekniska problem och inte hunnit signera alla dagens ordrar blockeras Z-rapporten.

Felet ser ut så här:

"Kan inte stänga Z-rapport – väntande betalda ordrar saknar kontrollkod. Kontakta Axena-supporten."

Detta sker när en betald order äldre än 60 sekunder saknar kontrollkod från kontrollboxen.

Orsaker:

• Kontrollboxen strömlös eller offline
• Nätverksavbrott mellan POS och kontrollbox
• Hårdvarufel i kontrollboxen

Åtgärd:

1. Kontrollera att kontrollboxen är igång (lampor, Ethernet)
2. Låt Vendion göra om signeringen för drabbade ordrar
3. Om felet kvarstår – kontakta Axena eller Vendion-support. Z-rapporten kan inte köras förrän alla ordrar har kontrollkoder.

Detta är en lagkrav enligt Kassalagen och SKVFS 2014:9 – en Z-rapport utan CCA-signatur är inte giltig för Skatteverket.

Automatisk vs. manuell Z-rapport

Vendion stöder båda:

Manuell: Admin → Bokföring → "Stäng Z-rapport nu". Visar sammanfattning innan bekräftelse.

Automatisk: Aktivera auto-stängning i Admin → Bokföring → Kontoplan med valfri stängningstid (t.ex. 23:00) och veckodagar. Vendion stänger Z-rapporten automatiskt vid den tiden varje vald dag. Om CCA-blockering föreligger försöker Vendion igen senare.

Tips för daglig rutin

1. Inventera kassa innan Z-rapport körs (räkna fysiska pengar)
2. Jämför mot Z-rapportens 1910-summa – ska stämma
3. Notera eventuell differens – registreras i 3740 (öresavrundning)
4. Exportera SIE veckovis eller månadsvis till redovisningsbyrån
5. Arkivera utskriften enligt Bokföringslagen 7 år

Vanliga frågor

Kan jag ångra en Z-rapport? Nej. Verifikationen är oåterkallelig enligt Kassalagen. Om fel finns görs korrigeringsverifikation i efterhand – inte radering.

Vad händer om jag inte stänger Z-rapport på flera dagar? Försäljningen ackumuleras i "öppen period". När du väl stänger blir verifikationen gigantisk och svår att tolka. Stäng dagligen – även om det var en dag utan försäljning (skapar en "nollrapport").

Varför ska den balansera? Det är grundprincipen i dubbel bokföring: totalt debet = totalt kredit. Om det skiljer ens 1 öre är verifikationen ogiltig och SIE-importen till Fortnox/Visma misslyckas. Det är därför Vendion applicerar automatisk öresavrundning.