Z-rapport i bokföringen – daglig verifikation

Z-rapporten är hjärtat i restaurangens dagliga bokföring. Den stänger ner kassan, nollställer dagens totaler och skapar en verifikation som sedan skickas till redovisningsbyrån som SIE-fil.

Vad innehåller en Z-rapport?

När du klickar på "Stäng Z-rapport" i Vendion (eller den körs automatiskt kl 23:00) sammanställs:

• Alla betalda ordrar sedan förra Z-rapporten
• Aggregerad försäljning per varugrupp (mat, dryck, alkohol)
• Aggregerad moms per sats (12%, 25%, 6%)
• Aggregerade betalmetoder (kontant, kort, Swish, faktura)
• Returer och makuleringar
• Presentkortsförsäljning (utfärdade kort, räknas som skuld)
• Rabatter och kampanjerabatter
• Kassadifferenser (öresavrundning)

Allt detta blir en enda balanserad verifikation i konto-format.

Så bygger Vendion verifikationen steg för steg

Processen består av sex steg:

Steg 1 – Debet: betalmetoder För varje betalmetod som används idag debiteras motsvarande konto:

DEBET    1910 (Kassa)           [kontant totalt]
DEBET    1580 (Kortfordringar)  [kort totalt]
DEBET    1581 (Swishfordringar) [Swish totalt]
DEBET    1510 (Kundfordringar)  [faktura totalt]

Steg 2 – Kredit: intäkt per varugrupp För varje varugrupp krediteras intäktskontot med netto (exklusive moms):

KREDIT   3002 (Försäljning mat 12%)     [mat netto]
KREDIT   3002 (Försäljning dryck 12%)   [dryck netto]
KREDIT   3001 (Försäljning alkohol 25%) [alkohol netto]

Steg 3 – Kredit: moms per sats För varje momssats krediteras motsvarande momskonto:

KREDIT   2620 (Utgående moms 12%)  [moms på mat + dryck]
KREDIT   2610 (Utgående moms 25%)  [moms på alkohol]

Steg 4 – Kredit: presentkortsförsäljning Om presentkort sålts idag (ej inlösta, bara utfärdade):

KREDIT   2421 (Presentkortsskuld)  [totalt utfärdat]

Ingen moms här – flerfunktionsvoucher enligt ML 5 kap 40 §.

Steg 5 – Returer (inverterade rader) Om returer gjorts idag reverseras deras rader:

KREDIT   [betalkonto]  [returbelopp]
DEBET    [intäktskonto] [returnetto]
DEBET    [momskonto]    [returmoms]

Steg 6 – Öresavrundning (balancering) Eftersom moms-beräkningar ofta ger ±1 öre avrundningsfel måste verifikationen slutbalanseras:

Om debet > kredit:
  KREDIT   3740 (Öresavrundning) [skillnaden]
Om kredit > debet:
  DEBET    3740 (Öresavrundning) [skillnaden]

Konkret exempel: en dag i en liten restaurang

Dagens försäljning (allt inkl. moms):

• 8 000 kr mat (12% moms): 7 143 kr netto + 857 kr moms
• 2 000 kr alkohol (25% moms): 1 600 kr netto + 400 kr moms
• Betalning: 6 000 kr kort, 4 000 kr kontant
• Inga returer, inga presentkort, inga fakturor

Resulterande verifikation:

Verifikat Z1, 2026-04-19, "Z-rapport daglig försäljning"

DEBET    1580 (Kortfordringar)           6 000,00 kr
DEBET    1910 (Kassa)                    4 000,00 kr

KREDIT   3002 (Försäljning mat 12%)      7 143,00 kr
KREDIT   3001 (Försäljning alkohol 25%)  1 600,00 kr
KREDIT   2620 (Utgående moms 12%)          857,00 kr
KREDIT   2610 (Utgående moms 25%)          400,00 kr

Total debet:  10 000,00 kr
Total kredit: 10 000,00 kr
Balanserad: ✓

Verifikationsserien

Vendion använder per default serien "Z" (konfigureras i Admin → Bokföring → Kontoplan). Verifikaten numreras automatiskt:

• Z1 = första Z-rapporten någonsin
• Z2 = andra
• Z3 = tredje
• osv.

Numret är gap-fritt och oåterkalleligt – Vendion garanterar att två Z-rapporter aldrig får samma nummer.

Var sparas verifikationen?

Verifikationen arkiveras automatiskt i Vendion med header (datum, beskrivning, total debet och kredit), alla debet- och kreditrader, samt en oåterkallelig loggpost enligt Kassalagen. Du behöver inte göra något manuellt – allt lagras i ditt fiskala arkiv och kan exporteras som SIE när som helst.

Var ser jag verifikationerna?

Admin → Bokföring → Verifikat & export

Där visas:

• Lista över alla Z-rapportverifikationer (Z1, Z2, Z3...)
• Datum och beskrivning
• Total debet / total kredit
• Exportstatus ("Utkast", "Exporterad SIE", "Skickad till Fortnox")
• Expandera för att se varje debet- och kreditrad

När kan Z-rapporten inte skapas? CCA-blockering

Om kontrollboxen (CCA/Axena) har tekniska problem och inte hunnit signera alla dagens ordrar blockeras Z-rapporten.

Felet ser ut så här:

"Kan inte stänga Z-rapport – väntande betalda ordrar saknar kontrollkod. Kontakta Axena-supporten."

Detta sker när en betald order äldre än 60 sekunder saknar kontrollkod från kontrollboxen.

Orsaker:

• Kontrollboxen strömlös eller offline
• Nätverksavbrott mellan POS och kontrollbox
• Hårdvarufel i kontrollboxen

Åtgärd:

1. Kontrollera att kontrollboxen är igång (lampor, Ethernet)
2. Låt Vendion göra om signeringen för drabbade ordrar
3. Om felet kvarstår – kontakta Axena eller Vendion-support. Z-rapporten kan inte köras förrän alla ordrar har kontrollkoder.

Detta är en lagkrav enligt Kassalagen och SKVFS 2014:9 – en Z-rapport utan CCA-signatur är inte giltig för Skatteverket.

Automatisk vs. manuell Z-rapport

Vendion stöder båda:

Manuell: Admin → Bokföring → "Stäng Z-rapport nu". Visar sammanfattning innan bekräftelse.

Automatisk: Aktivera auto-stängning i Admin → Bokföring → Automatisk Z med valfri stängningstid (t.ex. 23:00 svensk tid) och veckodagar. Vendion stänger Z-rapporten automatiskt vid den tiden varje vald dag. Om CCA-blockering föreligger försöker Vendion igen senare.

Dagar utan försäljning hoppas över. Har kassan inte använts alls sedan förra dagsavslutet – säsongsstängt, en stängd måndag, en dag ni höll stängt – görs inget dagsavslut den dagen. Skatteverket kräver en Z-dagrapport för varje försäljningsdag, inte för varje kalenderdag. Nästa dagsavslut täcker då perioden sedan det förra, precis som vanligt.

Vill du ändå ha ett dagsavslut varje schemalagd dag stänger du av det med inställningen "Dagar utan försäljning" i samma vy.

Tips för daglig rutin

1. Inventera kassa innan Z-rapport körs (räkna fysiska pengar)
2. Jämför mot Z-rapportens 1910-summa – ska stämma
3. Notera eventuell differens – registreras i 3740 (öresavrundning)
4. Exportera SIE veckovis eller månadsvis till redovisningsbyrån
5. Arkivera utskriften enligt Bokföringslagen 7 år

Vanliga frågor

Kan jag ångra en Z-rapport? Nej. Verifikationen är oåterkallelig enligt Kassalagen. Om fel finns görs korrigeringsverifikation i efterhand – inte radering.

Vad händer om jag inte stänger Z-rapport på flera dagar? Försäljningen ackumuleras i "öppen period". När du väl stänger blir verifikationen gigantisk och svår att tolka. Stäng dagligen – varje dag ni haft försäljning.

Måste jag göra dagsavslut på dagar utan försäljning? Nej. Kravet gäller varje försäljningsdag: enligt SKVFS 2014:10 4 kap. 5 § ska en Z-dagrapport tas fram "för varje kassaregister som används under en försäljningsdag för registrering". Har ni haft stängt, eller inte använt kassan alls, finns ingen försäljningsdag – och alltså inget att rapportera.

Vendion sköter det åt dig: automatiskt dagsavslut hoppar över dagar helt utan registreringar. Du får inga tomma Z-rapporter och inga tomma verifikat på 0 kr i bokföringen.

Varför ska den balansera? Det är grundprincipen i dubbel bokföring: totalt debet = totalt kredit. Om det skiljer ens 1 öre är verifikationen ogiltig och SIE-importen till Fortnox/Visma misslyckas. Det är därför Vendion applicerar automatisk öresavrundning.