Z-rapport i bokföringen – daglig verifikation

Dagsavslutet ger underlag till bokföringen

En Z-rapport avslutar rapportperioden och sparar försäljning, betalmedel, moms och andra registrerade händelser. Vendion skapar även ett bokföringsverifikat utifrån rapporten och restaurangens kontoplan. Kontrollera både att Z-rapporten finns och att verifikatet har skapats; ett fel i bokföringen eller en Fortnox-överföring innebär inte att en redan sparad Z-rapport ska tas om.

Vad innehåller bokföringsunderlaget?

Detta är en översikt. Exempelvis påverkar dricksmodell, fakturakoppling, lojalitetsbetalningar och resultatenheter de faktiska raderna. En fysisk kassadifferens är inte samma sak som verifikatets avrundning.

Om Skicka kassafakturor till Fortnox är aktiverat hanteras berörd fakturaförsäljning via fakturorna och utesluts från Z-verifikatet. I standardflödet kan fakturaförsäljningen ingå med kundfordran på 1510. Kontrollera ert valda flöde innan ni importerar underlag.

Exempel: en dags försäljning

Restaurangen har sålt serverad mat för 8 960 kr inklusive 12 % moms och vin för 2 500 kr inklusive 25 % moms. Gästerna har betalat 7 000 kr med kort och 4 460 kr kontant. Inga andra händelser ingår i exemplet.

Båda sidor är lika stora. Kontantraden visar försäljningsbetalningen i detta exempel, inte hela innehållet i kassalådan inklusive växelkassa.

Gör dagsavslut och granska rapporten

1. Kontrollera betalda köp och gör kassaräkningen enligt restaurangens rutin.
2. Öppna Admin → Bokföring → Dagsavslut → X/Z-rapporter.
3. Använd Ta ut X-rapport om du vill granska perioden innan den avslutas.
4. När perioden ska avslutas väljer du Gör Dagsavslut (Z-rapport).
5. Kontrollera beskedet om att rapporten skapats och öppna den i historiken.
6. Öppna Verifikat & export → Verifikat och granska konton, debet och kredit.

Dagsavslutet omfattar restaurangens rapportering. Rapporten kan ha en huvudrapport och bilagor per kassa. Bilagorna är inte extra försäljning som ska bokföras en gång till.

Om Vendion meddelar att dagsavslut redan finns för dagen, kontrollera historiken. Försök inte skapa ett extra dagsavslut som lösning på ett misslyckat utskrifts- eller exportförsök.

SIE, PDF och Fortnox

I Z-historiken finns SIE och PDF för respektive huvudrapport. Öppnar du rapporten kan du granska detaljerna och hämta en PDF för vald rapport eller kassabilaga. För ett datumintervall använder du Dagsavslut → Periodrapport.

Under Verifikat & export → Verifikat visas bland annat Utkast, Exporterad och Skickad. Fortnox-synk visas också i relevanta rapportvyer när integrationen är tillgänglig. Export och överföring är separata från själva dagsavslutet.

Verifikatets serie ställs in under Kontoplan, med Z som standard. Skilj bokföringsverifikatets nummer från rapportens löpnummer; använd båda vid avstämning.

Automatisk Z och stängda dagar

Öppna Dagsavslut → Automatisk Z för att välja aktivering, klockslag och veckodagar. Klockslaget följer svensk tid. 23:00 är ett standardförslag, inte ett krav som passar alla restauranger.

Inställningen Dagar utan försäljning styr om dagar utan aktivitet hoppas över. Normalt är överhoppning aktiverad. Skatteverkets krav gäller Z-dagrapport för varje försäljningsdag då kassaregistret används. Skatteverket om kassaregisterrutiner.

Öppna obetalda notor ingår inte i rapportens avslutade försäljning. Lägg schemat efter restaurangens verkliga avslut och kontrollera att det fungerar under sena kvällar.

Om rapport eller verifikat saknas

Läs felmeddelandet. Kontrollera rätt restaurang och rapporthistorik. Om betalningar saknar nödvändig kontrollregistrering behöver det felet utredas innan dagsavslutet kan slutföras. Kontakta Vendion med datum, berörd kassa och feltext om det kvarstår.

Om Z-rapporten finns men verifikat eller överföring saknas, utred just bokföringssteget. Ändra inte kontrollinställningar eller tidigare kvitton för att få exporten att gå igenom. Spara rapporterna och bokföringsunderlagen enligt företagets arkiveringsrutin.