Kassadifferens – hur bokförs den (3740)

Konto 3740 (Öresavrundning) har två huvudsakliga funktioner i en restaurangs bokföring:

1. Automatiskt balansera dagens Z-rapport mot ±1-öresfel från momsavrundning
2. Bokföra kassadifferenser mellan fysisk kontant och systemsaldo

Båda hanteras på samma konto, även om de har olika karaktär. Vendion sköter båda automatiskt via Z-rapport.

Kontot 3740 i BAS-kontoplanen

3740 Öresavrundning är ett intäktskonto (3xxx-serien) i BAS-kontoplanen. Det används specifikt för små justeringar i resultatet som uppstår av matematiska eller fysiska avrundningsfel.

Karaktär: Blandat – kan vara både debet och kredit beroende på riktning.

I restaurangsammanhang:

• Övertäckning (för mycket kontant) → krediteras 3740
• Undertäckning (för lite kontant) → debiteras 3740
• Z-rapport ±1 öre balansering → antingen sida

Fall 1: Automatisk balansering av Z-rapport (vanligast)

Varje dag uppstår matematiska fel på 1–5 öre i Z-rapporten på grund av momsberäkningar. T.ex.:

Försäljning: 100 kr inkl 12% moms
  Netto: 100 / 1.12 = 89.2857... (avrundas till 89.29)
  Moms:  100 - 89.29 = 10.71

Men om vi räknar mot individuella rader blir summan 89.285 + 10.715 = exakt 100
Vid avrundning till 89.29 + 10.71 = 100.00 ✓

På tusentals transaktioner per dag ackumuleras småfel:

Total debet: 10 000,02 kr
Total kredit: 10 000,00 kr
Differens: +0,02 kr

Systemet lägger automatiskt till:

KREDIT 3740 (Öresavrundning) 0,02 kr

Nu balanserar verifikationen.

Fall 2: Kassadifferens – för mycket i kassan (övertäckning)

Efter räkning: 5 828 kr. Förväntat: 5 825 kr. Differens: +3 kr.

Den fysiska kassan har 3 kr mer än vad systemet förväntade sig. Det är en övertäckning.

Bokföringsmässigt: Du har extra pengar som "inte borde" finnas. Eftersom dessa pengar finns fysiskt i kassalådan bör konto 1910 (Kassa) visa det korrekta faktiska saldot. Systemet måste därför debitera 1910 med 3 kr och balansera det mot 3740.

DEBET  1910 (Kassa)          3,00 kr   (ökning av kassa)
KREDIT 3740 (Öresavrundning) 3,00 kr   (en slags "intäkt" från överkontant)

I praktiken gör Vendion detta automatiskt när Z-rapporten körs om du angivit "räknad kassa: 5 828" i gränssnittet.

Fall 3: Kassadifferens – för lite i kassan (undertäckning)

Efter räkning: 5 820 kr. Förväntat: 5 825 kr. Differens: −5 kr.

Den fysiska kassan har 5 kr mindre än förväntat. Det är en undertäckning.

Bokföringsmässigt: Konto 1910 måste minskas med 5 kr (det finns mindre pengar). Differensen bokas som en "kostnad" eller förlust på 3740.

DEBET  3740 (Öresavrundning) 5,00 kr   (förlust)
KREDIT 1910 (Kassa)          5,00 kr   (minskning av kassa)

Kombinerat exempel – verklig Z-rapport

En full Z-rapport med momsfel OCH kassadifferens:

Dagens fakta:

• Kontantförsäljning: 4 325 kr
• Kortförsäljning: 6 200 kr
• Moms 12% inkl: 8 525 × 0.12/1.12 = 913,39 kr (avrundat till 913,40)
• Moms 25% inkl: 2 000 × 0.25/1.25 = 400 kr
• Räknad kassa: 5 830 kr (växelkassa 1 500 + 4 330)
• Förväntat kassa: 5 825 kr (växelkassa 1 500 + 4 325)
• Differens: +5 kr övertäckning

Resulterande verifikation Z#147:

DEBET  1910 (Kassa)                    4 330,00 kr   (räknad)
DEBET  1580 (Kortfordringar)           6 200,00 kr

KREDIT 3001 (Försäljning mat 12%)      7 611,60 kr
KREDIT 3003 (Försäljning alkohol 25%)  1 600,00 kr
KREDIT 2620 (Utgående moms 12%)          913,40 kr
KREDIT 2610 (Utgående moms 25%)          400,00 kr
KREDIT 3740 (Öresavrundning)               5,00 kr   (kassadifferens)

Total debet:  10 530,00 kr
Total kredit: 10 530,00 kr
Balanserad: ✓

Den enda skillnaden från en "ren" dag är den extra KREDIT 3740-raden som fångar upp övertäckningen.

Hur Vendion skiljer mellan automatisk öresbalansering och verklig kassadifferens

Båda typer av bokföringsposter hamnar på samma konto (3740) men Vendion märker dem med olika beskrivningar i verifikationen:

• "Öresavrundning automatisk" – när Z-rapporten får fångat upp ±1-öresfel från momsberäkning.
• "Kassadifferens övertäckning" – när fysisk kassa är större än förväntat (kredit 3740, debet 1910).
• "Kassadifferens undertäckning" – när fysisk kassa är mindre än förväntat (debet 3740, kredit 1910).

För revisorn är beskrivningen central – den berättar vad differensen berodde på.

När blir det skattemässiga problem?

Små differenser (under 20 kr/dag): Helt normalt. Skatteverket förväntar sig detta.

Medelstora differenser (20–200 kr/dag): Acceptabelt på ströveckor, men systematiskt kan vara problematiskt. Redovisningskonsulten bör uppmärksammas.

Stora differenser (över 200 kr/dag eller systematiskt):

• Kan tyda på svinn, stöld eller dåliga rutiner
• Kan utlösa revisionsfrågor
• Bör utredas internt och dokumenteras

Över 5 000 kr/år totalt på 3740: Skatteverket kan ifrågasätta om alla kontantförsäljningar verkligen registrerats. Risk för skönsmässig beskattning.

Tips för att minska differenser

1. Minska kontanthantering Ju mindre kontanter, desto mindre risk för fel. Svenska restauranger har i snitt under 20% kontantandel idag. Uppmuntra kort och Swish.

2. Automatisk växelmaskin Dyra initialt (~50 000 kr) men eliminerar växelfel nästan helt. Lönsamt för volymrestauranger.

3. Separera kassöransvar Den som räknar kassan ska inte vara den som använt den. Roterande ansvar.

4. Skriv reglementen Tydliga rutiner för makuleringar, komp, personalköp. Alla ska signera.

5. Regelbunden utbildning Nya kassörer ofta orsak till differenser. Lär ut att ge rätt växel, räkna långsamt, dubbelkontrollera.

Skatterättsliga aspekter

Enligt 29 § Mervärdesskattelagen (1994:200) ska ALL försäljning registreras. Kassadifferenser ska redovisas transparent.

Godkänt av Skatteverket:

• Kassadifferens på 3740 med tydlig beskrivning
• Dokumentation i kassadagbok
• Rimlig nivå (enstaka kronor, enstaka dag)

Inte godkänt:

• Dold försäljning (t.ex. privat fickpengar)
• "Balansera bort" differensen utan bokföring
• Systematiskt stora negativa differenser utan förklaring

Månadssammanställning

En gång per månad bör du se över 3740-saldot:

Månadssammanställning april 2026:
- Total kredit 3740: 147 kr (från 30 Z-rapporter)
- Total debet 3740:   22 kr
- Nettoinkomst 3740: 125 kr (0,03% av omsättning)

Om nettot är positivt (övertäckningar väger upp) räknas det som en liten extra intäkt. Om det är negativt är det en liten kostnad. Båda är skattepliktiga/avdragsgilla.

Sammanfattning

3740 används för:

• Automatisk balansering av Z-rapport (±1-öresfel)
• Kassadifferenser (övertäckning och undertäckning)

Övertäckning: KREDIT 3740 + DEBET 1910 (kassa ökar) Undertäckning: DEBET 3740 + KREDIT 1910 (kassa minskar)

Vendion bokar båda automatiskt. Du kontrollerar genom att räkna fysisk kassa noggrant och dokumentera eventuella avvikelser.