Kassadifferens och öresavrundning – konto 3740

Två olika differenser att hålla isär

Öresavrundning i ett verifikat är en skillnad mellan de beräknade debet- och kreditraderna. Fysisk kassadifferens är skillnaden mellan räknade pengar och det som borde ligga i kassalådan.

Vendion använder normalt konto 3740 – Öresavrundning för att balansera bokföringsverifikatet. En kassaräkning skapar däremot inte automatiskt en 3740-post för fysisk över- eller undertäckning.

Automatisk balansering av verifikatet

När försäljning, moms och betalningar sammanställs kontrolleras summan av debet och kredit. Om det finns en skillnad får det valda avrundningskontot en rad som balanserar verifikatet.

Om kredit i stället är större än debet hamnar balanseringsbeloppet på debetsidan. Raden heter Öresavrundning i underlaget.

Att verifikatet balanserar betyder inte automatiskt att alla bakomliggande uppgifter är rätt. Ett oväntat stort belopp på avrundningskontot behöver utredas. Utgå inte från att en rad på 3740 bevisar ett litet momsavrundningsfel eller att pengarna i lådan har räknats.

Var kontrollerar du kontot?

1. Öppna Admin → Bokföring → Verifikat & export → Kontoplan.
2. Kontrollera kontot för Öresavrundning, normalt 3740.
3. Spara om du ändrat inställningen.
4. Öppna Verifikat och välj det berörda verifikatet.
5. Jämför avrundningsraden med försäljning, moms, returer och betalmedel i Z-rapporten.

Kontobyte ska göras utifrån restaurangens kontoplan och gäller inte som rättelse av redan bokförda transaktioner.

Fysisk kassaräkning

I kassans sidomeny väljer du Växelkassa → Räkna kassa. Ange antal sedlar och mynt och välj Spara räkning. Du får då se Förväntat, Räknat och Differens. Använd Stäng pass när passet också ska avslutas.

Exempel:

Spara en förklaring och granska berörda kontantbetalningar och kassarörelser. En registrerad räkning dokumenterar observationen. Den ersätter inte underlaget för en separat bokföringsrättelse.

Hur hanterar du fysisk differens i bokföringen?

Fastställ först orsaken. En saknad registrerad insättning, ett felaktigt betalmedel och ett oförklarat kontantunderskott kan kräva olika rättelser. Lämna räkningen, datumet, kassans uppgifter och relevanta kvitton till redovisningskonsulten.

Om en separat korrigering av kontantsaldot behövs ökar ett verkligt överskott normalt kontot för kassa på debetsidan, medan ett verkligt underskott minskar det på kreditsidan. Motkonto och beskrivning väljs utifrån orsaken och företagets redovisningsrutin. Det finns ingen automatisk regel i Vendion som bokför all fysisk differens på 3740.

Kontrollera detta innan du gör en rättelse

• Period och kassa: stämmer du av samma pass och samma låda?
• Växelkassa: är ingående belopp korrekt och bara registrerat en gång?
• Insättningar och uttag: finns de faktiska rörelserna dokumenterade?
• Betalmedel: har något kontantköp registrerats som kort eller omvänt?
• Returer och kontant åter: motsvarar underlaget pengarna som faktiskt lämnade lådan?
• Delbetalningar: har både kontant- och övriga betalningsdelar tagits med?

Räkna om om det råder tvekan. Skapa inte en extra försäljning, rabatt eller kontantinsättning enbart för att få systemets belopp att matcha räkningen.

Uppföljning per månad

Granska avrundningskontot i bokföringssystemet och kassaräkningarnas differenser som två separata underlag. Notera återkommande avvikelser, ovanliga belopp och vilka åtgärder som gjorts.

Systemets tolerans för chefsgodkännande av kassaräkning är inte en gräns från Skatteverket. Det finns inte belagda generella nivåer som gör exempelvis 20 kr per dag eller 5 000 kr per år automatiskt accepterade. Följ företagets rutin och utred orsaken till avvikelserna.