Intäktsredovisning – när blir en order intäkt?

Att förstå när en order blir intäkt i bokföringen är en av grunderna i svensk redovisning. Många nya krögare blandar ihop "när vi fick pengarna" med "när vi har en intäkt" – men de är inte alltid samma dag.

Huvudregel (periodiseringsprincipen): Enligt Bokföringslagen (1999:1078) ska intäkter bokföras när de är intjänade – det vill säga när restaurangen har fullgjort sin prestation (maten serverad, drycken konsumerad) – inte nödvändigtvis när pengarna kommer in.

I Vendion innebär det:

1. Kontant, kort och Swish → intäkt direkt vid betalning (samma dag)
2. Faktura → intäkt vid utfärdande (kundfordran bokförs, pengarna kommer senare)
3. Presentkort vid utfärdande → skuld, inte intäkt
4. Presentkort vid inlösen → intäkt (då genereras mervärdet)
5. Lojalitetspoäng vid intjänande → ingen bokföring
6. Lojalitetspoäng vid inlösen → minskning av intäkt

Kontantförsäljning (1910) – omedelbar intäkt

När en gäst betalar 100 kr kontant för mat (12% moms):

DEBET    1910 (Kassa)               100 kr
KREDIT   3001 (Försäljning mat 12%) 89,29 kr
KREDIT   2620 (Utgående moms 12%)   10,71 kr

Tre saker händer samtidigt:

• Kassan får 100 kr (tillgång ökar)
• Intäkten är 89,29 kr (netto utan moms)
• Momsskulden till Skatteverket är 10,71 kr

Kortförsäljning (1580) – omedelbar intäkt

Exakt samma struktur som kontant, men debitkontot byts ut:

DEBET    1580 (Kortfordringar)      100 kr
KREDIT   3001 (Försäljning mat 12%) 89,29 kr
KREDIT   2620 (Utgående moms 12%)   10,71 kr

1580 är en "fordran" eftersom kortinlösaren (Swedbank Pay, Nets, Klarna etc.) äger pengarna tills de landar på din bank några dagar senare. När bankinsättningen kommer bokförs:

DEBET    1930 (Företagskonto)   100 kr
KREDIT   1580 (Kortfordringar)  100 kr

Fakturaförsäljning (1510) – intäkt vid utfärdande, inte vid betalning

Detta är där det börjar skilja sig. En företagskund äter för 1 000 kr (800 netto + 200 moms vid 25%, t.ex. alkoholservering på ett bolagsevent) och faktureras:

Dag 1 – fakturan utfärdas:

DEBET    1510 (Kundfordringar)    1 000 kr
KREDIT   3003 (Försäljning alkohol) 800 kr
KREDIT   2610 (Utgående moms 25%)   200 kr

Notera att intäkten redan är bokförd – du har ett krav på företaget. Den ligger under Tillgångar (1510) fram tills betalning.

Dag 30 – kunden betalar:

DEBET    1930 (Företagskonto)    1 000 kr
KREDIT   1510 (Kundfordringar)   1 000 kr

Nu flyttas bara tillgången – ingen ny intäkt, för den är redan redovisad dag 1.

Presentkort – intäkt vid inlösen, inte vid utfärdande

Ett presentkort är enligt Mervärdesskattelagen 5 kap 40 § en flerfunktionsvoucher. Moms uppkommer först när kortet löses in.

Utfärdande (kunden köper presentkort för 500 kr):

DEBET    1580 (Kortfordringar)         500 kr
KREDIT   2421 (Presentkortsskuld)      500 kr

Inget intäktskonto, ingen moms. Du har tagit in pengar men du är nu skyldig en måltid på 500 kr.

Inlösen (kunden använder kortet för att betala en måltid):

DEBET    2421 (Presentkortsskuld)      500 kr
KREDIT   3001 (Försäljning mat 12%)    446,43 kr
KREDIT   2620 (Utgående moms 12%)      53,57 kr

Nu uppstår intäkten och momsen. Skulden försvinner.

Vad händer vid returer och makuleringar?

Retur (återköp efter betalning): Orderintäkten reverseras – minus på samma konton.

KREDIT   1910 (Kassa)                 -100 kr  (kassan tappar 100 kr)
DEBET    3001 (Försäljning mat 12%)   -89,29 kr
DEBET    2620 (Utgående moms 12%)     -10,71 kr

Makulering (order strykas innan betalning): Ingen bokföring – ordern nådde aldrig betalningssteget, så det finns inget att redovisa.

Praktiskt exempel över en dag

En liten restaurang har en dag:

• 50 kontantbeställningar på totalt 12 000 kr (bara mat)
• 80 kortbeställningar på 25 000 kr (mat + 3 000 kr alkohol)
• 2 företagskunder på faktura för 4 000 kr totalt (400 kr är alkohol)
• 3 sålda presentkort à 500 kr = 1 500 kr
• 1 inlöst presentkort på 300 kr (mat)

Totalsumman i Z-rapporten blir en verifikation där allt balanseras. Hela den automatiken sköts av Vendion.

Sammanfattning – vilket konto, när?

Vendion bokför allt detta automatiskt via Z-rapport → verifikation. Du behöver bara se till att betalmedel och varugrupper är rätt mappade mot BAS-konton i Admin → Bokföring → Kontoplan.