Konton i Vendion – defaultinställning

När du startar upp Vendion får du en förkonfigurerad uppsättning BAS-konton. De flesta krögare ändrar aldrig dessa – standardvalen är genomtänkta och matchar vad Fortnox och Visma förväntar sig. Men det är bra att veta exakt vad varje konto gör och varför det finns.

Den här artikeln är en referenssida. Slå upp kontot, läs vad det gör, gå vidare.

Alla default-konton på en sida

Tillgångskonton (1xxx) – pengar och fordringar

1510 – Kundfordringar

Syfte: Pengar gäster/företagskunder är skyldiga dig efter att du skickat faktura.

När aktiveras det:

• Gäst väljer betalmedel "Faktura" i kassan
• Order finaliseras → 1510 debiteras med bruttobeloppet
• När fakturan senare betalas → 1580 (eller 1930) debiteras, 1510 krediteras

Exempel:

Dag 1 (faktura skapas):
DEBET  1510  1 000 kr
KREDIT 3001    893 kr  (netto)
KREDIT 2620    107 kr  (moms 12 %)

Dag 14 (faktura betalas):
DEBET  1930  1 000 kr
KREDIT 1510  1 000 kr

1580 – Kortfordringar

Syfte: Belopp som kortterminalbolagen (Worldline, Nets etc.) är skyldiga dig innan de satt in pengarna på banken.

När aktiveras det:

• Gäst betalar med kort
• Belopp bokförs mot 1580 samma dag
• När banken sätter in pengarna (vanligtvis nästa bankdag) bokar revisorn mot 1930

Vanligaste betalmedel som mappas hit: Kort, Terminal, Kreditkort, Mastercard, Visa, Amex

1581 – Swish-fordringar

Syfte: Samma princip som 1580 men för Swish. Många revisorer väljer att lägga Swish direkt på 1930 istället – kontrollera med din revisor.

1910 – Kassa

Syfte: Fysiska kontanter i kassalådan.

När aktiveras det:

• Gäst betalar kontant → 1910 debiteras
• Växelkassa sätts in på morgonen → påverkar inte bokföringen (bara omflyttning)
• Kontanter sätts in på banken → 1910 krediteras, 1930 debiteras

Viktigt: 1910-saldot ska varje kväll efter Z-rapport motsvara räknade kontanter i lådan (minus växelkassa). Differens? → konto 3740.

1930 – Företagskonto

Syfte: Bankkontot. Vendion bokför sällan direkt hit – det är revisorns jobb att flytta från 1910/1580 till 1930 vid insättning.

Skuldkonton (2xxx) – vad du är skyldig andra

2421 – Presentkortsskuld

Syfte: Utfärdade men ej inlösta presentkort. En skuld i juridisk mening eftersom du är skyldig att leverera varor/tjänster för beloppet.

Lagstöd: Mervärdesskattelagen (ML) 5 kap 40 § – flerfunktionsvoucher.

När aktiveras det:

• Gäst köper presentkort 500 kr → 1580 debiteras, 2421 krediteras (ingen moms!)
• Gäst löser in 100 kr senare → 2421 debiteras 100 kr, 3001 krediteras 89,29 kr, 2620 krediteras 10,71 kr
• Presentkort utgår med 200 kr kvar → 2421 debiteras 200 kr, 3960 krediteras 200 kr

Mer djupdykning: se separat artikel om Presentkort – bokföring vid utfärdande.

2610 – Utgående moms 25 %

Syfte: Moms du tagit ut från gäster på alkohol, tobak och 25 %-varor. Ska betalas till Skatteverket månadsvis/kvartalsvis.

När aktiveras det:

• Varje alkoholförsäljning → 2610 krediteras med momsdelen
• Momsdeklaration → beloppet överförs till Skatteverket, 2610 nollas

2620 – Utgående moms 12 %

Syfte: Samma princip som 2610 men för mat och alkoholfri dryck.

Räkneformel: Moms = Pris × 12 / 112

Exempel: 224 kr mat → Moms = 224 × 12/112 = 24 kr, netto = 200 kr.

2630 – Utgående moms 6 %

Syfte: För kultur, böcker och vissa upplevelser. Mycket ovanligt i restaurang – kanske om du säljer en kokbok eller arrangerar en stand-up-kväll där biljetten räknas som kultur.

Intäktskonton (3xxx) – var pengarna kommer in

3001 – Försäljning mat 12 % moms

Syfte: Hjärtat i restaurangens intäkter. Alla rätter som serveras – lunchbuffé, à la carte, dagens, barnmeny, dessert.

Mappa mot: Varugrupper "Mat", "Förrätt", "Varmrätt", "Dessert", "Barnmeny" etc.

3002 – Försäljning dryck 12 % moms

Syfte: Alkoholfri dryck. Kaffe, te, läsk, juice, alkoholfri öl, vatten.

OBS: Alkoholfri öl och vin är 12 %, inte 25 %.

3003 – Försäljning alkohol 25 % moms

Syfte: All alkoholhaltig dryck (över 2,25 vol-%). Öl, vin, cider, sprit, cocktails.

3004 – Försäljning övrigt 25 % moms

Syfte: Övriga varor/tjänster med 25 % moms. Till exempel varumärkt merchandise, entréavgift till klubb, uthyrning av lokal.

3005 – Försäljning övrigt 12 % moms

Syfte: Övriga varor med 12 % moms. Till exempel catering-transporter i vissa fall.

3740 – Öresavrundning

Syfte: Balanseringskonto. När debet och kredit skiljer med ±1–2 öre på grund av matematisk avrundning landar skillnaden här.

Exempel:

Dagens summa debet:  10 000,00 kr
Dagens summa kredit: 9 999,99 kr  (moms-avrundning)
Obalans: +0,01 kr

Vendion lägger automatiskt:
KREDIT 3740  0,01 kr  → nu balanserar verifikationen

Varning: Om 3740 saldot går över ±50 kr i månaden är det inte avrundning längre – det är kassadifferens eller bokföringsfel. Be revisorn kika.

3960 – Förverkad intäkt

Syfte: Vinst från presentkort som löper ut oanvända. Du fick betalt men behöver inte leverera – det är intäkt.

När aktiveras det:

• Nattlig kontroll kollar om presentkort har utgångsdatum före idag och status "aktiv"
• Statusen ändras till "expired"
• Verifikation skapas: DEBET 2421 (skuld minskar), KREDIT 3960 (intäkt ökar)
• Ingen moms – det är inte en försäljning

Specialfall och planerade konton

1511 – Osäkra kundfordringar

Status: Ej defaultaktiverad, men viktig att känna till. Används av revisorn om en kund inte betalar på 90+ dagar.

1660 – Kortfristiga fordringar hos koncernföretag

Status: Aktiveras automatiskt för kedjerestauranger. Se Intercompany-konton (1660, 2860).

2860 – Kortfristiga skulder till koncernföretag

Status: Motparten till 1660 i kedjekoncerner.

Anpassa defaultvärden

Defaultvärden sätts automatiskt när restaurangen skapas. Du ändrar dem i Admin → Bokföring → Kontoplan:

• Standardintäktskonto: 3001 (används om en varugrupp saknar mapping)
• Standardbetalkonto: 1580 (används om ett betalmedel saknar mapping)
• Kundfordringskonto: 1510
• Presentkortsskuldkonto: 2421
• Presentkort-utgångskonto: 3960
• Öresavrundningskonto: 3740
• SIE-serie: "Z" (verifikationsprefix)

Tips: Prata med din revisor innan du ändrar. De kanske vill ha 1581 istället för 1580, eller ett specifikt verifikationsprefix som passar deras befintliga bokföring.

Se även

• BAS-kontoplan – grunderna
• Koppla betalmedel till konton
• Koppla varugrupper till intäktskonton
• Momskonton (2610, 2620, 2630)