Konton i Vendion – defaultinställning

När du startar upp Vendion får du en förkonfigurerad uppsättning BAS-konton. De flesta krögare ändrar aldrig dessa – standardvalen är genomtänkta och matchar vad Fortnox och Visma förväntar sig. Men det är bra att veta exakt vad varje konto gör och varför det finns.

Den här artikeln är en referenssida. Slå upp kontot, läs vad det gör, gå vidare.

Alla default-konton på en sida

Tillgångskonton (1xxx) – pengar och fordringar

1510 – Kundfordringar

Syfte: Pengar gäster/företagskunder är skyldiga dig efter att du skickat faktura.

När aktiveras det:

• Gäst väljer betalmedel "Faktura" i kassan
• Order finaliseras → 1510 debiteras med bruttobeloppet
• När fakturan senare betalas → 1580 (eller 1930) debiteras, 1510 krediteras

Exempel:

Dag 1 (faktura skapas):
DEBET  1510  1 000 kr
KREDIT 3002    893 kr  (netto, mat 12 %)
KREDIT 2620    107 kr  (moms 12 %)

Dag 14 (faktura betalas):
DEBET  1930  1 000 kr
KREDIT 1510  1 000 kr

1580 – Kortfordringar

Syfte: Belopp som kortterminalbolagen (Worldline, Nets etc.) är skyldiga dig innan de satt in pengarna på banken.

När aktiveras det:

• Gäst betalar med kort
• Belopp bokförs mot 1580 samma dag
• Avräkningen visar utbetalning och avgifter. För Vendions integrerade kortbetalning finns underlag under Bokföring → Kortinlösen och KI-verifikat i SIE-exporten

Vanligaste betalmedel som mappas hit: Kort, Terminal, Kreditkort, Mastercard, Visa, Amex

1581 – Swish-fordringar

Syfte: Samma princip som 1580 men för Swish. Många revisorer väljer att lägga Swish direkt på 1930 istället – kontrollera med din revisor.

1910 – Kassa

Syfte: Fysiska kontanter i kassalådan.

När aktiveras det:

• Gäst betalar kontant → 1910 debiteras
• Växelkassa registreras vid öppning; en faktisk överföring från bank eller annan kassa behöver även redovisas som en omföring
• Kontanter sätts in på banken → 1910 krediteras, 1930 debiteras

Viktigt: Stäm av kontantsaldot mot räknade kontanter inklusive kvarvarande växelkassa. Ta hänsyn till insättningar, uttag och returer. En kontantdifferens ska dokumenteras och bedömas separat från öresavrundning.

1930 – Företagskonto

Syfte: Bankkontot. För Vendions integrerade kortbetalning används kontot i avräkningsunderlaget för utbetalningar. Andra bankrörelser stämmer du av i bokföringsprogrammet.

Skuldkonton (2xxx) – vad du är skyldig andra

2421 – Presentkortsskuld

Syfte: Utfärdade men ej inlösta presentkort. En skuld i juridisk mening eftersom du är skyldig att leverera varor/tjänster för beloppet.

Lagstöd: Mervärdesskattelagen (2023:200) 5 kap. 43 § – flerfunktionsvoucher.

När aktiveras det:

• Gäst köper presentkort 500 kr → 1580 debiteras, 2421 krediteras (ingen moms!)
• Gäst löser in 100 kr senare (mat 12 %) → 2421 debiteras 100 kr, 3002 krediteras 89,29 kr, 2620 krediteras 10,71 kr
• Presentkort utgår med 200 kr kvar → 2421 debiteras 200 kr, 3960 krediteras 200 kr

Mer djupdykning: se separat artikel om Presentkort – bokföring vid utfärdande.

2610 – Utgående moms 25 %

Syfte: Moms du tagit ut från gäster på alkohol, tobak och 25 %-varor. Ska betalas till Skatteverket månadsvis/kvartalsvis.

När aktiveras det:

• Varje alkoholförsäljning → 2610 krediteras med momsdelen
• Momsdeklaration → beloppet överförs till Skatteverket, 2610 nollas

2620 – Utgående moms 12 %

Syfte: Samma princip som 2610 men för mat och alkoholfri dryck.

Räkneformel: Moms = Pris × 12 / 112

Exempel: 224 kr mat → Moms = 224 × 12/112 = 24 kr, netto = 200 kr.

2630 – Utgående moms 6 %

Syfte: Moms på mat och alkoholfri dryck vid avhämtning/leverans (6 %), samt på kultur och böcker. Numera vanligt i restaurang så snart du säljer takeaway – inte längre ett sällsynt konto.

Intäktskonton (3xxx) – var pengarna kommer in

Så väljs intäktskontot: I standardläget (central kontoplan) styr momssatsen vilket konto raden hamnar på – inte produkttypen. Serverad mat, lättöl och folköl (12 %) → 3002; starköl, vin, sprit och annat 25 % → 3001; mat, lättöl och folköl vid avhämtning/leverans (6 %) → 3003. (I avancerat läge kan varje varugrupp få ett eget konto – t.ex. 3012 mat, 3015 alkoholfri dryck, 3018 alkohol.) Stäm av den slutliga kontoplanen med din revisor.

3001 – Försäljning 25 % moms

Syfte: All försäljning med 25 % moms. Framför allt starköl, vin, cider, sprit och cocktails, men även annat med 25 % moms – exempelvis merchandise. Lättöl och folköl (högst 3,5 %) följer matens sats: 12 % serverat, 6 % avhämtning. Andra varor och tjänster måste bedömas efter sina egna momsregler. Detta är även standardintäktskontot (fallback när en varugrupp saknar mappning).

3002 – Försäljning 12 % moms

Syfte: Mat och alkoholfri dryck som serveras (äta här / bordsservering). Lunchbuffé, à la carte, dagens, dessert, kaffe, te, läsk, juice, vatten, alkoholfri öl/vin.

OBS: Alkoholfri öl och vin är 12 %, inte 25 %.

3003 – Försäljning 6 % moms

Syfte: Mat och alkoholfri dryck vid avhämtning eller leverans (6 %). Här hamnar även andra 6 %-varor (böcker, tidningar m.m.).

3740 – Öresavrundning

Syfte: Balanseringskonto. När debet och kredit skiljer med ±1–2 öre på grund av matematisk avrundning landar skillnaden här.

Exempel:

Dagens summa debet:  10 000,00 kr
Dagens summa kredit: 9 999,99 kr  (moms-avrundning)
Obalans: +0,01 kr

Vendion lägger automatiskt:
KREDIT 3740  0,01 kr  → nu balanserar verifikationen

Kontroll: Utred oväntade eller återkommande belopp på avrundningskontot med redovisningskonsulten. En fast beloppsgräns avgör inte orsaken.

3960 – Vendions förval vid presentkortsutgång

Syfte i Vendion: Motkonto när kvarvarande presentkortsskuld skrivs av vid utgång. Kontrollera förvalet med redovisningskonsulten: i BAS-kontoplanen avser 3960 valutakursvinster på fordringar och skulder av rörelsekaraktär. Välj det konto som passar företagets redovisning innan nya utgångar bokförs.

När aktiveras det:

• Nattlig kontroll kollar om presentkort har utgångsdatum före idag och status "aktiv"
• Kortet visas som utgånget
• Verifikation skapas: DEBET 2421 (skuld minskar), KREDIT 3960 (intäkt ökar)
• Ingen moms – det är inte en försäljning

Särskilda konton och avstämningar

Osäkra kundfordringar

Status: En bedömning som redovisningskonsulten hanterar i bokföringsprogrammet. En viss ålder på fakturan gör inte automatiskt fordran till en konstaterad kundförlust.

1660 – Kortfristiga fordringar hos koncernföretag

Status: Används vid avräkning av gemensamma presentkort mellan restauranger med olika organisationsnummer i en kedja. Se kedjans Bokföring.

2860 – Kortfristiga skulder till koncernföretag

Status: Motparten till 1660 i kedjekoncerner.

Anpassa defaultvärden

Defaultvärden sätts automatiskt när restaurangen skapas. Du ändrar dem i Admin → Bokföring → Verifikat & export → Kontoplan:

• Standardintäktskonto: 3001 (används om en varugrupp saknar mapping)
• Standardbetalkonto: 1580 (används om ett betalmedel saknar mapping)
• Kundfordringskonto: 1510
• Presentkortsskuldkonto: 2421
• Presentkort-utgångskonto: 3960
• Öresavrundningskonto: 3740
• Verifikatserie: "Z" (verifikationsprefix)

Tips: Prata med din revisor innan du ändrar. De kanske vill ha 1581 istället för 1580, eller ett specifikt verifikationsprefix som passar deras befintliga bokföring.

Se även

• BAS-kontoplan – grunderna
• Koppla betalmedel till konton
• Koppla varugrupper till intäktskonton
• Momskonton (2610, 2620, 2630)