Kontoplanens inställningar i admin

Kontoplanen styr hur Vendions försäljningsunderlag bokförs. Du hittar den under Admin → Bokföring → Verifikat & export → Kontoplan. Stäm av kontovalen med din redovisningskonsult innan du ändrar dem.

Hitta inställningarna

1. Öppna Admin från startskärmen och välj rätt restaurang.
2. Välj Bokföring i sidomenyn.
3. Öppna Verifikat & export och sedan Kontoplan.

Här finns även underflikarna Varugrupper, Resultatenheter, Verifikat och Bokföringsguide. Du behöver behörighet att hantera bokföring för att spara ändringar. Om du bara kan läsa sidan, be restaurangens administratör kontrollera din behörighetsgrupp.

SIE-export och integrationer

Under Kontoplan ställer du in konton för betalningar, intäkter och moms samt verifikationsinställningar. Direktkopplingar till bokföringsprogram hanteras under Admin → Integrationer.

För en direkt Fortnox-koppling går du till Admin → Integrationer. Där ansluter du Fortnox och väljer hur funktionen Bokföring ska hanteras. Har du ingen ansluten integration exporterar du SIE-filer och lämnar dem till redovisningskonsulten.

Betalkonton

I standardläget används konton per betalsätt:

Ändra numret i rätt fält och klicka sedan Spara inställningar. Dessa fält sparas inte bara för att du klickar utanför dem.

Lojalitetskontot används när lojalitet registreras som ett betalsätt, exempelvis i onlinebeställningen. Poäng- och nivårabatter i kassan minskar i stället orderns belopp. Läs bokföring vid lojalitetsinlösen för skillnaden.

Momskonton och intäktskonton

Under Momskonton och Intäktskonton per momssats väljer du kontot för respektive momssats.

Kontonumret bestämmer inte vilken momssats en produkt får. Det styr var beloppet bokförs. Kontrollera också produktens varugrupp och momskategori samt inställningarna under Bokföring → Moms.

Exempel: mat och vin som serveras

En nota med mat och kaffe för 315 kr med 12 % moms och vin för 120 kr med 25 % moms betalas med kort:

Exemplet använder standardkonton. Din egen kontoplan kan ha andra nummer.

Kortinlösen & bank

• Kortavgift: Adyens provision, förvalt konto 6570.
• Bankkonto: förvalt konto 1930.

Dessa konton används för underlag från kortinlösen. Själva avräkningen och utbetalningarna finns under Bokföring → Kortinlösen.

Övriga konton och räkenskapsår

Välj även Räkenskapsårets första månad. Januari ger kalenderår; en annan månad ger brutet räkenskapsår i SIE-exporten. Kontrollera att året och verifikatserien stämmer med mottagande bokföringsprogram.

Egna konton: vad betyder av och på?

Bokföringsinställningarna kan ha separata reglage: Egna konton per betalmedel under Kontoplan → Betalkonton och Intäktskonton per varugrupp överst i underfliken Varugrupper. Om du i stället ser ett gemensamt reglage i Kontoplan gäller beskrivningen längre ner.

Om separata reglage visas

Intäktskonton per varugrupp:

• Av: intäkterna bokförs på Intäktskonton per momssats, exempelvis 3002 för 12 % moms. Saknas en central koppling används radens varugruppskonto, annars Standardintäkt.
• På: intäkterna bokförs på varugruppens eget konto, som ställs in under Varugrupper. Saknas ett konto används Standardintäkt. Betalkontona påverkas inte av detta reglage.

Varugruppens momskategori gäller i båda lägena. Av betyder att du använder centrala intäktskonton; produkterna behåller sina varugrupper och sin moms.

Egna konton per betalmedel:

• Av: betalningar och återbetalningar i Z-verifikat och SIE använder Betalkonton per typ, till exempel samma kortkonto för Kort och Adyen kort.
• På: de använder kontot för det enskilda betalmedlet i Betalmedel → Kontonummer. Saknas ett eget konto används Standardbetalning. Fakturabetalningar använder Kundfordringar. Varugruppernas intäktskonton påverkas inte av detta reglage.

Exempel: vill du redovisa öl och vin på olika intäktskonton men behålla ett gemensamt kortkonto, slå på egna varugruppskonton och låt egna betalmedelskonton vara av.

Om det gemensamma reglaget visas

Egna konton för betalmedel och varugrupper (äldre namn: Använd egna kontonummer) styr båda valen tillsammans. Av använder centrala betalkonton och intäktskonton per momssats. På använder både betalmedlens och varugruppernas egna konton, med reservkontona ovan. Kontrollera därför båda innan du ändrar det gemensamma reglaget.

Kontonumren är bokföringskonton, inte Adyen-koder. Betalmedelsvalet gäller försäljnings- och returunderlaget i Z/SIE. Kortavgifter, avräkning och bankutbetalningar hanteras separat under Kortinlösen & bank och Bokföring → Kortinlösen.

De separata reglagen sparas direkt när du ändrar dem. Konton för varugrupper ändras under Varugrupper. Fälten under Betalmedel → Kontonummer sparas när du lämnar fältet och kräver Hantera inställningar. Det gemensamma reglaget och de centrala kontofälten sparas med Spara inställningar.

Automatisk Z och mejl till redovisningskonsulten

De inställningarna finns under Bokföring → Dagsavslut → Automatisk Z. Välj tidpunkt i Stockholm-tid, veckodagar och om tomma dagar ska hoppas över. Öppna notor tas inte med i avslutet.

Under Skicka Z-rapport via mejl kan du lägga till mottagare och välja PDF och/eller SIE per mottagare. Spara inställningarna på den sidan separat.

Mejlet sammanfattar dagen: försäljning med och utan moms, Kvitton (antal kvitton), snittnota, dricks, bästa timmen, betalmedel och toppsäljare. Rutan hette tidigare "Gäster / kvitton" men visade antal kvitton. Frågar kassan efter antal gäster (läget Fråga eller Kräv per kassa) och dagen har notor med antal visas också Gäster och Snitt per gäst, med hur stor andel av bordsnotorna som har ett antal. Gästerna står bara i mejlet. Z-rapporten och dess PDF är oförändrade.

Kontrollera efter ändringen

1. Klicka Spara inställningar på Kontoplan.
2. Kontrollera nästa verkliga dagsavslut under Verifikat & export → Verifikat.
3. Öppna verifikatet och stäm av konton, debet och kredit med redovisningskonsulten.

Redan skapade verifikat ändras inte av nya kontoinställningar. Om ett tidigare underlag är fel behöver det hanteras som en rättelse i bokföringen; att bara ändra inställningen rättar inte historiken.