Kontoplanens inställningar i admin

Admin → Bokföring är stället i Vendion där du rör kontoplanen. Sidan har flera flikar (X/Z-rapporter, Automatisk Z, Verifikat & export, Utbetalningar, Moms, Bokföringsinfo). Själva kontoplanen ligger under fliken Verifikat & export, som i sin tur har underflikarna Kontoplan · Varugrupper · Resultatenheter · Verifikat. Den här artikeln gäller underfliken Kontoplan.

Vi går igenom varje sektion från topp till botten.

Hitta till sidan

1. Logga in som admin (krögare/chef-roll räcker)
2. Klicka Admin i menyn uppe till vänster
3. Klicka Bokföring i sidomenyn (fliken X/Z-rapporter är förvald)
4. Öppna fliken Verifikat & export → underfliken Kontoplan

URL: /admin/bokforing

Sektion 1: Bokföringssystem

Högst upp på sidan väljer du vilket bokföringsprogram din revisor använder.

Alternativ:

Tips: Har du Fortnox kan du ansluta det direkt så pushas Z-verifikatet automatiskt vid dagsavslut. Har du Visma eller Björn Lundén räcker Manuell SIE. Du kan byta läge när som helst från samma sida.

Sektion 2: Betalmedel → Konton

Tabell där du mappar varje betalmedel till ett BAS-konto.

Default-mappning:

Så här ändrar du:

1. Klicka i fältet till höger om betalmedlet
2. Skriv nytt kontonummer (4 siffror)
3. Tryck Tab eller klicka bort för att spara
4. Alla framtida transaktioner använder det nya kontot

Vanliga ändringar:

• Vissa revisorer vill ha Swish på 1930 (bankkonto) istället för 1581 → ändra till 1930
• Vissa vill separera Visa/Mastercard (1580) från Amex (1585) → lägg till nya betalmedel med separata konton i Kassainställningar

Varning: Ändra aldrig mitt i en månad. Gör ändringen den 1:a i nästa månad och berätta för revisorn. Annars splittas månadens transaktioner på två konton.

Sektion 3: Varugrupper → momskategori (och konto per momssats)

I standardläget (central kontoplan) mappar du INTE varje varugrupp till ett eget konto. I stället sätter du varje varugrupps momskategori (Mat/alkoholfri dryck, Alkohol, Annan vara 25 %, Annan vara 6 %, Momsfri) – och Vendion väljer intäktskonto efter den effektiva momssatsen:

Kontona 3001/3002/3003 ställs in en gång under Verifikat & export → Kontoplan. Vill du i stället ha ett eget konto per varugrupp slår du på avancerat läge – då kan du ge t.ex. Mat, Alkoholfri dryck och Alkohol varsitt konto (förslagsvis 3012 / 3015 / 3018) under underfliken Varugrupper. Stäm av kontovalen med din revisor.

Vad händer om en varugrupp saknar momskategori? Då används Standardintäktskontot (default 3001) tills du satt rätt kategori. Sätt alltid momskategori på nya varugrupper.

Räkneexempel

Gäst beställer (allt serverat):

• Oxfilé 280 kr (mat, 12 %)
• Rödvin 120 kr (alkohol, 25 %)
• Espresso 35 kr (alkoholfri dryck, 12 %)

Totalt 435 kr, betalt med kort. Mat och kaffe (båda 12 %) hamnar på samma konto 3002:

Balanserat. Revisorn är nöjd.

Sektion 4: Momskonton

Mappning mellan momssats och konto. Default:

Dessa ändras sällan. Fortnox, Visma och Björn Lundén använder alla samma default-nummer.

När skulle du ändra?

• Om din revisor har en intern variant (t.ex. 2611 för att separera restaurang från catering)
• Om du opererar i flera juridiska enheter och vill spåra moms per entitet

Sektion 5: Övriga konton

Botten av sidan har flera specialkonton.

SIE-serie – vad är det?

I SIE-formatet har varje verifikation ett seriebeteckning + löpnummer. Vendion använder default "Z" för dagliga Z-rapporter:

• Z1, 2026-04-19
• Z2, 2026-04-20
• Z3, 2026-04-21
• ...

Om din revisor redan använder "Z" för något annat kan du byta till "A", "B" eller vad du vill. Men byt bara innan första verifikationen skapats.

Sektion 6: Automatisk Z-rapport (valfritt)

Längst ner finns toggle-switches för schemalagd Z-rapport.

• Aktivera automatisk Z-rapport: På/Av
• Tid: 23:00 (default) – när på dygnet Z-körningen sker
• Dagar: Måndag–söndag (default alla)
• Auto-exportera SIE vid Z-rapport: På/Av – generera SIE-fil direkt

Viktigt: Aktivera endast auto-Z när du är säker på att all personal har stängt sina ordrar innan 23:00. Öppna ordrar blockerar Z-rapporten.

Spara

Klicka Spara inställningar nederst. Ändringar träder i kraft omedelbart för nya transaktioner. Befintliga verifikationer påverkas inte.

Ångra eller återställ

Vendion sparar inte "undo history" för bokföringsinställningar. Om du trycker fel kontonummer och sparar, korrigera bara manuellt – inga permanenta skador är gjorda förrän nästa Z-rapport skapats.

Checklista inför första riktiga dagen

• Bokföringssystem valt (Manuell SIE räcker)
• Alla betalmedel har ett konto
• Alla aktiva varugrupper har ett intäktskonto
• Momskonton kollade (default brukar räcka)
• SIE-serie valt
• Auto-Z antingen av eller konfigurerad korrekt
• Sparat

Nu är du klar. Öppna kassan, slå in en testorder, stäng Z-rapport – kontrollera att verifikationen ser rätt ut under fliken Verifikat.

Se även

• Koppla betalmedel till konton — fördjupning
• Koppla varugrupper till intäktskonton — fördjupning
• Första installation – bokföring steg för steg — helhetsguide