Koppla betalmedel till konton

Varje betalmedel i Vendion måste veta vilket BAS-konto som debiteras när gästen betalar. Fel mappning här är den vanligaste orsaken till att revisorns import till Fortnox går snett. Den här artikeln visar hur du gör rätt från början.

Default-mappningen – och varför den är bra

De här defaultvärdena fungerar för 95 % av alla svenska restauranger. Bra revisorer godkänner dem direkt.

Hur du ändrar mappningen

1. Gå till Admin → Bokföring → Kontoplan
2. Rulla till sektionen Betalmedel
3. Klicka i kontonumret du vill ändra
4. Skriv nytt värde (4 siffror)
5. Klicka bort eller tryck Enter
6. Klicka Spara inställningar längst ner

Ändringen gäller bara framtida transaktioner. Historiska verifikationer ändras inte.

Förstå flödet: kontanter

Gäst betalar 100 kr kontant för en pizza:

Steg 1 – Orderfinalisering

DEBET  1910 (Kassa)        100 kr
KREDIT 3001 (Mat 12 %)      89,29 kr
KREDIT 2620 (Moms 12 %)     10,71 kr

Steg 2 – Kvällens kassaavslut Ägaren räknar lådan. Där finns 99 kr + 1 kr på golvet = 100 kr ✓

Steg 3 – Insättning nästa morgon Ägaren tar 100 kr till banken. Nu behöver bokföringen spegla att pengarna flyttat från kassalåda till bank:

DEBET  1930 (Bank)         100 kr
KREDIT 1910 (Kassa)        100 kr

Vem bokför steg 3? Din revisor, baserat på dina bankutdrag – inte Vendion.

Förstå flödet: kort

Gäst betalar 100 kr med kort:

Steg 1 – Orderfinalisering i Vendion

DEBET  1580 (Kortfordringar)  100 kr
KREDIT 3001 (Mat 12 %)         89,29 kr
KREDIT 2620 (Moms 12 %)        10,71 kr

Steg 2 – Kortterminalbolaget sätter in på banken Typiskt 1–3 bankdagar senare. Worldline/Nets/Bambora för över pengar minus sina avgifter:

DEBET  1930 (Bank)          98,50 kr
DEBET  6570 (Bankavgifter)   1,50 kr  (kortavgift ~1,5 %)
KREDIT 1580 (Kortfordringar) 100,00 kr

Vem bokför steg 2? Din revisor. Vendion ser bara försäljningsögonblicket. Korthanteringens avgifter och utbetalningar matchas manuellt av revisorn mot dina kortterminalrapporter.

Förstå flödet: Swish

Gäst Swishar 100 kr:

Steg 1 – Order finaliseras

DEBET  1581 (Swish-fordringar)  100 kr
KREDIT 3001 (Mat 12 %)           89,29 kr
KREDIT 2620 (Moms 12 %)          10,71 kr

Steg 2 – Swish AB sätter in på banken Normalt samma dag eller nästa bankdag. Swish har låga avgifter (ofta 0 kr per transaktion men månadsavgift):

DEBET  1930 (Bank)        100 kr
KREDIT 1581 (Swish)       100 kr

Tips: Vissa revisorer väljer att lägga Swish direkt på 1930 istället för 1581. Det funkar om du har få Swish-transaktioner och snabb insättning. För en typisk restaurang med många Swish-betalningar dagligen rekommenderar vi 1581 för att spåra fordran separat.

Förstå flödet: faktura

Företagsgäst äter för 1 000 kr, väljer faktura:

Dag 1 – Order finaliseras

DEBET  1510 (Kundfordringar)  1 000 kr
KREDIT 3001 (Mat 12 %)          892,86 kr
KREDIT 2620 (Moms 12 %)         107,14 kr

Dag 30 – Fakturan betalas Kunden betalar till ditt bankkonto:

DEBET  1930 (Bank)         1 000 kr
KREDIT 1510 (Kundfordringar) 1 000 kr

Viktigt: Intäkten (3001) bokförs redan dag 1, inte dag 30. Det är periodisering – huvudregeln i svensk bokföring.

Förstå flödet: presentkort (inlösen)

Gäst löser in presentkort värt 100 kr för en 100 kr-måltid:

DEBET  2421 (Presentkortsskuld)  100 kr  ← skulden minskar
KREDIT 3001 (Mat 12 %)            89,29 kr
KREDIT 2620 (Moms 12 %)           10,71 kr

Inga pengar byter händer i denna transaktion. Pengarna kom när presentkortet utfärdades (då såg bokföringen annorlunda ut – se Presentkort – bokföring vid utfärdande).

Lägga till nya betalmedel

Ibland vill du spåra ett betalmedel separat – till exempel Amex (25 % högre avgifter), gåvoboksystem eller catering-fakturering.

1. Gå till Admin → Kassainställningar → Betalmedel
2. Klicka Lägg till betalmedel
3. Ange namn, kontonummer och om det ska visas i kassan
4. Spara

Exempel: Amex

• Namn: "Amex"
• Konto: 1585 (eller 1580 om du inte vill separera)
• Visa i kassan: Ja

Vanliga fel och hur du undviker dem

Fel 1: Kort läggs på Kassa (1910)

Symptom: Bankutdrag och bokföring stämmer inte. 1910 saldot blir orimligt högt. Fix: Kolla mappningen. Kort ska ALDRIG gå till 1910.

Fel 2: Swish läggs på Kassa (1910)

Symptom: Samma som ovan – Swish är aldrig kontanter. Fix: Ändra till 1581 eller 1930.

Fel 3: Presentkort läggs på intäktskonto (3001)

Symptom: Dubbel bokföring av intäkt när presentkortet utfärdades OCH när det löstes in. Moms blir fel. Fix: Presentkort MÅSTE vara 2421 vid inlösen. (Försäljningen av presentkortet hanteras separat, se presentkort-bokforing-utfardande.)

Fel 4: Faktura läggs på 1580

Symptom: Du förväntar dig insättning från kortterminalen men får betalning från kunden istället. Allt spårar fel. Fix: Faktura ska vara 1510.

Checka mappningen snabbt

Kör en testorder per betalmedel och titta på verifikationen under Admin → Bokföring → Verifikat. Matchar debet-sidan det du förväntar?

• Kontant 100 kr → DEBET 1910 100 kr ✓
• Kort 100 kr → DEBET 1580 100 kr ✓
• Swish 100 kr → DEBET 1581 100 kr ✓
• Faktura 100 kr → DEBET 1510 100 kr ✓
• Presentkort 100 kr inlöst → DEBET 2421 100 kr ✓

Om något inte stämmer, korrigera i Kontoplan-fliken.

Se även

• Koppla varugrupper till intäktskonton
• Konton i Vendion – defaultinställning
• Intäktsredovisning – kontant och kort
• Fakturering – faktura vs kontant