Koppla betalmedel till konton

Varje betalmedel i Vendion måste veta vilket BAS-konto som debiteras när gästen betalar. Fel mappning här är den vanligaste orsaken till att revisorns import till Fortnox går snett. Den här artikeln visar hur du gör rätt från början.

Default-mappningen – och varför den är bra

Stäm av förvalen med din redovisningskonsult. Kontonumren kan anpassas till företagets kontoplan.

Hur du ändrar mappningen

1. Gå till Admin → Bokföring → Verifikat & export → Kontoplan
2. Rulla till sektionen Betalkonton
3. Klicka i kontonumret du vill ändra
4. Skriv nytt värde (4 siffror)
5. Klicka bort eller tryck Enter
6. Klicka Spara inställningar längst ner

Ändringen gäller bara framtida transaktioner. Historiska verifikationer ändras inte.

Gemensamt konto per typ eller eget per betalmedel?

Om Kontoplan → Betalkonton visar det separata reglaget Egna konton per betalmedel:

• Av: Betalkonton per typ används i Z-verifikat och SIE. Exempelvis får Kort och Adyen kort samma kortkonto.
• På: varje betalmedel använder sitt konto i Betalmedel → Kontonummer. Det gäller betalningar och återbetalningar. Saknas konto används Standardbetalning; faktura använder Kundfordringar. Intäktskontona för varugrupper ändras inte av detta reglage.

Om du i stället ser det gemensamma Egna konton för betalmedel och varugrupper (äldre namn: Använd egna kontonummer), styr det även intäkterna: på aktiverar både betalmedlens och varugruppernas egna konton. Stäm av båda delarna innan du ändrar det.

Det separata reglaget sparas direkt när du ändrar det. Egna betalmedelskonton sparas när du lämnar fältet och kräver Hantera inställningar. Det gemensamma reglaget och centrala kontofält sparas med Spara inställningar. Kontonumren är bokföringskonton, inte Adyen-koder. Avräkning, kortavgifter och bankutbetalningar hanteras separat under Bokföring → Kortinlösen.

Förstå flödet: kontanter

Exemplet gäller en pizza som serveras på restaurangen med 12 % moms. Gäst betalar 100 kr kontant:

Steg 1 – Orderfinalisering

DEBET  1910 (Kassa)        100 kr
KREDIT 3002 (Mat 12 %)      89,29 kr
KREDIT 2620 (Moms 12 %)     10,71 kr

Steg 2 – Kvällens kassaavslut Ägaren räknar lådan. Där finns 99 kr + 1 kr på golvet = 100 kr ✓

Steg 3 – Insättning nästa morgon Ägaren tar 100 kr till banken. Nu behöver bokföringen spegla att pengarna flyttat från kassalåda till bank:

DEBET  1930 (Bank)         100 kr
KREDIT 1910 (Kassa)        100 kr

Vem bokför steg 3? Din revisor, baserat på dina bankutdrag – inte Vendion.

Förstå flödet: kort

Gäst betalar 100 kr med kort:

Steg 1 – Orderfinalisering i Vendion

DEBET  1580 (Kortfordringar)  100 kr
KREDIT 3002 (Mat 12 %)         89,29 kr
KREDIT 2620 (Moms 12 %)        10,71 kr

Steg 2 – Kortterminalbolaget sätter in på banken Tidpunkt och avgifter följer ditt inlösenavtal. Här är ett räkneexempel med 1,50 kr i avgift:

DEBET  1930 (Bank)          98,50 kr
DEBET  6570 (Bankavgifter)   1,50 kr  (kortavgift ~1,5 %)
KREDIT 1580 (Kortfordringar) 100,00 kr

Underlag i Vendion: För integrerade betalningar finns avräkningar under Admin → Bokföring → Kortinlösen. SIE-exporten kan innehålla avräkningsverifikat i serien KI, med bankbelopp, avgift och minskad fordran. Stäm av mot bankkontot. För en fristående terminal använder du leverantörens avräkningsunderlag.

Förstå flödet: Swish

Gäst Swishar 100 kr:

Steg 1 – Order finaliseras

DEBET  1581 (Swish-fordringar)  100 kr
KREDIT 3002 (Mat 12 %)           89,29 kr
KREDIT 2620 (Moms 12 %)          10,71 kr

Steg 2 – Stäm av mot bank eller betalningsleverantör Hur betalningen avräknas beror på om du använder manuell Swish eller den integrerade onlinebetalningen. Följ ditt avtal och det faktiska underlaget. Om beloppet bokförts på 1581 stäms det av när betalningen når banken:

DEBET  1930 (Bank)        100 kr
KREDIT 1581 (Swish)       100 kr

Tips: Vissa revisorer väljer att lägga Swish direkt på 1930 istället för 1581. Det funkar om du har få Swish-transaktioner och snabb insättning. För en typisk restaurang med många Swish-betalningar dagligen rekommenderar vi 1581 för att spåra fordran separat.

Förstå flödet: faktura

Företagsgäst äter för 1 000 kr, väljer faktura:

Dag 1 – Order finaliseras

DEBET  1510 (Kundfordringar)  1 000 kr
KREDIT 3002 (Mat 12 %)          892,86 kr
KREDIT 2620 (Moms 12 %)         107,14 kr

Dag 30 – Fakturan betalas Kunden betalar till ditt bankkonto:

DEBET  1930 (Bank)         1 000 kr
KREDIT 1510 (Kundfordringar) 1 000 kr

Viktigt: Exemplet visar försäljningsunderlaget och den senare betalningen separat. Med automatisk fakturaöverföring till Fortnox kan fakturaförsäljningen uteslutas ur Z-verifikatet för att undvika dubbelbokning. Kontrollera vilket flöde din restaurang använder.

Förstå flödet: presentkort (inlösen)

Gäst löser in presentkort värt 100 kr för en 100 kr-måltid:

DEBET  2421 (Presentkortsskuld)  100 kr  ← skulden minskar
KREDIT 3002 (Mat 12 %)            89,29 kr
KREDIT 2620 (Moms 12 %)           10,71 kr

Inga pengar byter händer i denna transaktion. Pengarna kom när presentkortet utfärdades (då såg bokföringen annorlunda ut – se Presentkort – bokföring vid utfärdande).

Lägga till nya betalmedel

Ibland vill du spåra ett betalmedel separat – till exempel en fristående terminal eller ett avtalat fakturabetalsätt.

1. Gå till Admin → Försäljning → Betalmedel → Metoder.
2. Skriv namnet i fältet Nytt betalmedel, t.ex. Faktura och klicka Skapa.
3. Kontrollera reglaget Visa i kassa.
4. Konton ställs in under Bokföring → Verifikat & export → Kontoplan. För ett eget konto aktiverar du egna betalmedelskonton enligt avsnittet ovan och anger numret i Betalmedel → Kontonummer. Annars används Betalkonton per typ.

Exempel: Amex

• Namn: "Amex"
• Konto: 1585 (eller 1580 om du inte vill separera)
• Visa i kassan: Ja

Vanliga fel och hur du undviker dem

Fel 1: Kort läggs på Kassa (1910)

Symptom: Bankutdrag och bokföring stämmer inte. 1910 saldot blir orimligt högt. Fix: Kolla mappningen. Kort ska ALDRIG gå till 1910.

Fel 2: Swish läggs på Kassa (1910)

Symptom: Samma som ovan – Swish är aldrig kontanter. Fix: Ändra till 1581 eller 1930.

Fel 3: Presentkort läggs på intäktskonto (t.ex. 3002)

Symptom: Dubbel bokföring av intäkt när presentkortet utfärdades OCH när det löstes in. Moms blir fel. Fix: Presentkortsinlösen ska minska presentkortsskulden, normalt konto 2421 enligt Vendions förval. (Försäljningen av presentkortet hanteras separat, se presentkort-bokforing-utfardande.)

Fel 4: Faktura läggs på 1580

Symptom: Du förväntar dig insättning från kortterminalen men får betalning från kunden istället. Allt spårar fel. Fix: Faktura ska vara 1510.

Checka mappningen snabbt

Kontrollera ett verkligt köp per betalmedel i nästa dagsavslut och titta på verifikationen under Admin → Bokföring → Verifikat & export. Matchar debet-sidan det du förväntar?

• Kontant 100 kr → DEBET 1910 100 kr ✓
• Kort 100 kr → DEBET 1580 100 kr ✓
• Swish 100 kr → DEBET 1581 100 kr ✓
• Faktura 100 kr → DEBET 1510 100 kr ✓
• Presentkort 100 kr inlöst → DEBET 2421 100 kr ✓

Om något inte stämmer, korrigera i Kontoplan-fliken.

Se även

• Koppla varugrupper till intäktskonton
• Konton i Vendion – defaultinställning
• Intäktsredovisning – kontant och kort
• Fakturering – faktura vs kontant