Fakturering – så fungerar det i Vendion

Med betalmedlet Faktura kan ett avslutat kassaköp bli ett fakturaunderlag. Underlaget visar vad kunden har köpt och vem som ska faktureras. Själva fakturan och betalningsavstämningen hanteras i bokföringssystemet.

Förbered fakturakunden

1. Öppna Admin → Försäljning → Fakturering → Fakturakunder.
2. Välj Ny fakturakund.
3. Ange företagsnamn eller kontaktperson, organisationsnummer, fakturaadress och E-post för faktura enligt kundens uppgifter.
4. Ange Betalvillkor (dagar) och eventuell Standardreferens / märkning.
5. Välj Skapa. För en befintlig kund öppnar du raden, ändrar uppgifterna och väljer Spara.

Betalvillkoren är förvalda till 30 dagar för en ny kund. Kom överens med kunden om villkoren. Registreringen ersätter inte företagets egen kreditbedömning.

Fakturera i kassan

1. Kontrollera orderrader, priser och orderformat.
2. Välj Faktura i betalningen.
3. I Välj faktureringskund söker du efter företaget och markerar det. Saknas företaget kan du välja Nytt företag, fylla i uppgifterna och välja Skapa.
4. Ange vid behov Er referens / märkning på denna faktura (valfri) för just köpet.
5. Bekräfta med Fakturera [kundnamn] och kontrollera att köpet slutförs.

Fakturabetalning innebär att kunden ska betala senare. Registrera därför inte samma köp som kontantbetalt för att kunna stänga notan.

Hitta och granska underlaget

Öppna Försäljning → Fakturering → Underlag. Listan visar underlagsnummer, kund, datum, belopp, förfallodatum och status. Klicka på en rad för kunduppgifter, orderrader, totalsumma och momsuppdelning.

Filtrera på Väntar, Skickad, Fakturerad eller Betald när du följer upp arbetet. Underlagsnumret i Vendion ska hållas isär från fakturanumret i bokföringssystemet.

Välj hur fakturan förs vidare

Med en ansluten och behörig Fortnox-koppling kan du aktivera Skicka kassafakturor till Fortnox under Integrationer → Fortnox → Hantera, fliken Fakturering. Då skapas kassafakturor i Fortnox och fakturaförsäljningen utesluts samtidigt från Z-verifikatet för att undvika dubbel bokföring av intäkt, moms och kundfordran. Kontrollera mottagen faktura och dess leverans i Fortnox.

Inställningen gäller från aktiveringen. Äldre underlag skickas inte automatiskt. Om du använder Skicka till Fortnox på ett äldre underlag måste du först stämma av om försäljningen redan bokförts via Z.

Vid manuell hantering använder du underlaget för fakturan i bokföringsprogrammet. Kom överens med redovisningskonsulten om hur redan bokförd Z-försäljning ska hanteras så att fakturan inte skapar samma intäkt en gång till.

Fakturera ett cateringuppdrag

Har ni cateringmodulen kan ett bekräftat cateringuppdrag faktureras direkt från uppdraget med Fakturera, utan nota och utan kassa. Underlaget skapas för företaget i uppdraget, syns här under Underlag och skickas till Fortnox eller Hogia när fakturakopplingen är påslagen. Fakturerad cateringförsäljning ingår inte i Z-rapporten. Ska fakturan krediteras gör du det från uppdraget med Kreditera faktura, som skapar en kreditfaktura i Fortnox (med Hogia krediterar du i Hogia). Kort, Swish och kontant för catering tas alltid i kassan. Se Ta betalt: skicka till kassan eller fakturera.

Följ upp faktura och betalning

Efter manuell fakturering kan du välja Markera fakturerad i underlaget. När betalningen har kontrollerats väljer du Markera betald. Knapparna ändrar underlagets status i Vendion; de registrerar inte en bankbetalning. Stäm av betalningen mot fakturan i bokföringssystemet.

AI Boss och din egen kopplade AI kan också markera ett underlag som fakturerat eller betalt. AI:n visar först vad som ändras och gör det när du har svarat ja. Det kräver behörigheten Hantera fakturering. Ett betalt underlag kan inte ändras tillbaka. Markeringen skickar inget till Fortnox, Hogia eller kunden; att skicka ett underlag till Fortnox gör du i Admin.

Fakturabetalning ändrar inte vilken moms själva varan eller tjänsten har. Kontrollera rätt varugrupp och orderformat precis som vid andra köp.