Fakturering – så fungerar det i Vendion

När din restaurang tar emot företagskunder, konferensgrupper eller stamkunder med betalningsvillkor behöver du inte kräva betalning vid bordet. Istället skapar Vendion ett fakturaunderlag som kan skickas till ditt bokföringsprogram, betalas senare och matchas mot kundfordringar – precis som i vilket B2B-bolag som helst.

När används fakturering?

Fakturering används när minst ett av följande stämmer:

• Kunden är ett företag (org.nr registrerat)
• Kunden har kreditvillkor (t.ex. "Netto 30 dagar")
• Gruppen är stor och vill faktureras samlat (konferens, festmiddag, julbord)
• Internt (t.ex. hotellets restaurang fakturerar hotellets reception för ett frukostgäst-rum)

Kontantkunder, turister och normala à la carte-gäster ska alltid betala direkt vid kassan – fakturering är undantaget, inte regeln.

Flödet i Vendion:

Varför separerar vi underlag och faktura?

Ett fakturaunderlag är inte samma sak som en färdig faktura. Underlaget innehåller all data (rader, moms, kundinfo, order-id) men det är ditt bokföringsprogram (Fortnox, Visma eEkonomi, Björn Lundén) som genererar den numrerade fakturan, hanterar påminnelser och driver in pengarna.

Varför? Tre skäl:

1. Fakturanummer ska vara obrutna per juridisk enhet – Fortnox är källan till fakturanummer (inte Vendion), annars får du "hål" om två system skapar fakturor parallellt.
2. Påminnelser och inkasso hanteras av Fortnox/Visma – de har inbyggt stöd för Kronofogden, räntefakturering och automatiska påminnelser.
3. Ekonomikonsulten vill ha kontroll – hen granskar underlaget, kompletterar med eventuella inköp, och släpper fakturan själv.

Vad fakturaunderlaget innehåller:

Vendion lagrar allt för varje fakturaunderlag:

• Underlagsnummer – löpnummer 1, 2, 3... per restaurang
• Status – pending → skickad till bokföring → fakturerad → betald
• Total – inklusive moms
• Momsbreakdown per momssats, t.ex. 850 kr på 12 % och 200 kr på 25 %
• Snapshot av orderraderna
• Kundinformation (företagsnamn, org.nr, adress vid faktureringstillfället)
• Extern fakturakoppling – fylls i när Fortnox/Visma har skickat fakturan
• Förfallodatum (default 30 dagar framåt)

Koppla kunder som faktureras:

På kundkortet i Vendion finns tre fält som styr fakturering:

• Fakturakund (ja/nej) – får betala via faktura
• Betalningsvillkor (default 30 dagar) – antal dagar till förfall
• Kreditgräns (i kr) – max tillåtna obetalda fakturor samtidigt (tom = obegränsat)

Sätter du en kreditgräns på 20 000 kr och kunden redan har 19 000 kr obetalt kan kassan blockera en ny fakturaorder innan kreditchecken – ni skyddar er mot dåliga betalare.

Moms och kontering:

Fakturering ändrar inte momshanteringen. Samma momssatser gäller:

• 12% på mat
• 25% på alkohol
• 6% i undantagsfall (tidningar, vissa evenemang)

Skillnaden är bara debetsidan i verifikatet: istället för 1580 (Bank) eller 1910 (Kassa) debiteras 1510 (Kundfordringar).

Vanliga fel att undvika:

• Att skicka fakturaunderlag utan fullständig kundinfo (moms-nr, org.nr) – Fortnox kommer att klaga
• Att dubbelbokföra intäkten både i Z-rapporten och i fakturajournalen (Vendion hanterar detta automatiskt – intäkten bokförs vid underlagets skapande, inte vid betalning)
• Att låta fakturaordrar ligga kvar utan att exportera månatligen – då växer kundfordringarna men inget når Fortnox

När ska du INTE fakturera?

• Kontantkunder utan org.nr – fakturering kräver juridisk mottagare
• Dagliga gäster – administrativt dyrt (en faktura kostar ~50 kr att hantera)
• Kunder som är bakåt med betalning (sätt kreditgränsen till 0 kr)
• Belopp under 500 kr – lönar sig sällan när administration räknas in

Läs vidare: Kundfordran (1510) – bokföring av fakturerade order, Betald faktura – kassaflödeshantering, Kundförlust och avskrivning (1511).