Betald faktura – kassaflödeshantering

När en betalning för en faktura landar på ditt bankkonto är det inte en intäkt. Intäkten bokfördes redan när fakturan skapades (periodiseringsprincipen). Istället handlar betalningen om kassaflöde – pengarna flyttar från att vara en fordran på kunden till att bli kontanta medel i banken.

Grundverifikatet vid betalning:

Antag att kunden betalar 1 000 kr för fakturan från förra artikeln:

Konto   Namn                   Debet    Kredit
─────────────────────────────────────────────────
1580    Bank (företagskonto)   1000
1510    Kundfordringar                  1000
─────────────────────────────────────────────────
                              1000    1000

Observera:

• Ingen intäkt (3001)
• Ingen moms (2610/2620)
• Ingen kostnad

Det är bara en balansräkningstransaktion – en tillgång (fordran) blir en annan tillgång (bank). Resultaträkningen påverkas inte.

Varför bokförs inte intäkten nu?

Som vi gick igenom i förra artikeln: intäkten bokfördes redan när prestationen skedde (när maten serverades). Att bokföra den igen när pengarna kommer skulle vara dubbelbokföring – en klassisk grundkursfälla.

Tänk på det så här: om du fakturerar 1 000 kr i april och får betalning 15 maj, så är:

• April: Intäkt +1 000 kr, Fordran +1 000 kr
• Maj: Bank +1 000 kr, Fordran −1 000 kr

Totalt = intäkten syns EN gång (i april), men pengarna syns EN gång (i maj). Allt balanserar.

Hur matchas betalningen?

Vendion hanterar INTE betalningsmatchning – det är Fortnox eller Vismas jobb. Flödet är:

1. Kund överför via bankgiro → pengarna landar på bankkontot
2. Banken skickar kontoutdrag till Fortnox (via SEB, Handelsbanken, Nordea, Swedbank-integrationer)
3. Fortnox matchar automatiskt om OCR-nummer/referens stämmer
4. Om OCR saknas → manuell matchning av bokföraren

Exempel: Fakturanr 2026-00123 skickas till kund med OCR 123456. Kunden betalar 1 000 kr med OCR 123456. Fortnox ser att OCR matchar faktura 2026-00123 och bokför:

• D 1930 (Företagskonto) 1000
• K 1510 (Kundfordran) 1000

Fakturans status uppdateras till "Betald" och den försvinner från öppna fordringar.

Delbetalningar:

Om kunden delbetalar (t.ex. 500 kr av 1 000):

Konto   Namn                   Debet    Kredit
─────────────────────────────────────────────────
1580    Bank                   500
1510    Kundfordringar                  500
─────────────────────────────────────────────────
                              500    500

Återstående 500 kr ligger kvar som kundfordran tills resten betalas.

Övertalning (för mycket betalt):

Ibland betalar kunden för mycket – t.ex. 1 050 kr på en faktura om 1 000:

Konto   Namn                   Debet    Kredit
─────────────────────────────────────────────────
1580    Bank                   1050
1510    Kundfordringar                  1000
2990    Upplupna kostnader/              50
        skulder
─────────────────────────────────────────────────
                              1050    1050

De 50 kr blir en skuld (du är skyldig kunden tillbaka). Antingen:

• Återbetala till kund
• Kreditera på nästa faktura

Bankkonto vs kassa:

Välj rätt konto:

• 1580 – Bank (huvudsakligt företagskonto, bankgirot)
• 1581 – Swish företag
• 1910 – Kontanter (används bara om fakturan betalas kontant)
• 1930 – Företagskonto (några konsulter föredrar denna)

Rådgör med din bokföringskonsult vilket konto som är ditt huvudkonto – använd samma på alla verifikat.

Öresavrundning vid betalning:

Om kunden betalar 999,50 kr istället för 1 000,00 kr (bank rundar av):

Konto   Namn                   Debet    Kredit
─────────────────────────────────────────────────
1580    Bank                   999,50
3740    Öresavrundning           0,50
1510    Kundfordringar                  1000,00
─────────────────────────────────────────────────
                              1000    1000

De 50 öre hamnar som en liten kostnad på 3740 (Öresavrundning). Detta kan automatiseras i Fortnox/Visma.

Påminnelser och förfallen faktura:

När förfallodatum passerar utan betalning:

• Dag 0: Faktura skickas, OCR + förfallodatum angivet
• Dag 30: Förfallodatum passerar → "Överförfallen" i Fortnox
• Dag 31-45: Första påminnelsen (oftast gratis)
• Dag 46-60: Andra påminnelsen + påminnelseavgift (60 kr)
• Dag 61+: Inkasso eller Kronofogden

Vid påminnelseavgift bokförs den som ränteintäkt:

D 1510 (Kundfordran)    60
K 8310 (Ränteintäkter)   60

Räntefakturering:

Om ni har avtalat om dröjsmålsränta (oftast 8,75% över referensräntan):

Konto   Namn                   Debet    Kredit
─────────────────────────────────────────────────
1510    Kundfordringar          50
8310    Ränteintäkter                    50
─────────────────────────────────────────────────
                               50      50

Räntan räknas på överförfallna dagar × räntesats × belopp / 365.

Kassaflödesrapport:

När bokföraren gör månadsbokslutet kan hon se:

• Intäkter enligt resultaträkning (alla fakturerade + kontanta försäljningar)
• Inbetalningar enligt bank (vad som faktiskt kommit in)
• Differens = ökade/minskade kundfordringar

Detta är ingången till kassaflödesanalysen – en av de viktigaste rapporterna för att förstå restaurangens likviditet.

Praktiskt tips: Följ upp utestående fordringar varje vecka

Även om Vendion inte hanterar betalningsmatchningen, så bör du följa upp obetalda fakturor i Fortnox en gång i veckan. Det tar 10 minuter och är ofta skillnaden mellan 0% kundförluster och 3% kundförluster.

Läs vidare: Fakturering – så fungerar det i Vendion, Kundfordran (1510) – bokföring av fakturerade order, Kundförlust och avskrivning (1511).