Betald faktura – kassaflödeshantering

När kunden betalar en redan bokförd faktura minskar kundfordran. Stäm av inbetalningen i bokföringssystemet och uppdatera därefter underlagets status i Vendion.

Bokför betalningen mot rätt faktura

Exempel: en faktura på 1 000 kr är redan bokförd med intäkt, moms och kundfordran. Kunden betalar hela beloppet till företagskontot:

I detta exempel flyttas värdet från kundfordran till bank. Ingen ny försäljning uppstår genom betalningen. Konto 1580 är kortfordran i Vendions förval och ska inte förväxlas med bankkontot.

Exemplet förutsätter att fakturan redan är bokförd. Följ företagets redovisningsmetod när du hanterar fakturor som inte tidigare bokförts.

Arbetsgång

1. Kontrollera belopp och betalningsdatum mot bankunderlaget.
2. Matcha betalningen mot rätt fakturanummer och kund i bokföringssystemet. Om automatisk bankmatchning används, kontrollera resultatet där.
3. Säkerställ att fakturan är helt betald, eller registrera delbetalningen med återstående fordran.
4. Öppna Admin → Försäljning → Fakturering → Underlag i Vendion.
5. Sök fram rätt underlag och öppna raden. Kontrollera kund och belopp.
6. När hela fakturan är betald väljer du Markera betald.

Markera betald är en statusändring

Knappen ändrar underlagets status i Vendion. Den skapar ingen banktransaktion, kontrollerar inte bankkontot och bokför inte automatiskt en inbetalning i huvudboken.

En Fortnox-status som visar att underlaget är synkat betyder att överföringen lyckades. Den innebär inte i sig att kunden har betalat. Följ betalningen i fakturans reskontra.

Delbetalning

Om kunden betalar 500 kr av en bokförd faktura på 1 000 kr blir exempelbokningen debet 1930 med 500 kr och kredit 1510 med 500 kr. Resterande 500 kr ligger kvar som fordran.

Vendions underlagsvy har ingen delbetalningsregistrering med belopp. Behåll uppföljningen av delbetalningen i bokföringssystemet och markera inte hela underlaget betalt förrän det stämmer.

För mycket eller för lite betalt

Kontrollera orsaken tillsammans med kunden. Ett överskott ska hanteras som återbetalning eller enligt överenskommelse, med rätt underlag. En mindre inbetalning kan vara delbetalning, avgift eller felbetalning; anta inte att banken har avrundat bort beloppet.

Redovisningskonsulten kan hjälpa dig att välja rätt konto och rättelse för den faktiska händelsen. Påminnelser, avgifter och dröjsmålsränta hanteras i faktureringssystemet enligt era villkor och tillämpliga regler.

Stäm av regelbundet

Jämför Vendions underlag med fakturorna och reskontran i bokföringssystemet. Utred underlag som fortfarande väntar på fakturering, skickade fakturor som är obetalda och betalningar som saknar matchning. Spara faktura- och betalningsreferenser så att en kollega kan följa samma händelse.