Kundförlust – underlag, avstämning och bokföring

När en kund inte betalar behöver du först följa upp fakturan och bedöma om det är en försening, tvist eller kundförlust. Vendion visar fakturaunderlagen; bedömning, nedskrivning och eventuell momsjustering görs i företagets bokföring.

Börja med rätt underlag

1. Öppna Admin → Försäljning → Fakturering → Underlag.
2. Leta upp kunden och fakturaunderlaget. Kontrollera datum, förfallodatum, belopp och status.
3. Öppna underlaget och jämför orderrader och kunduppgifter med den faktura som skapats i bokföringssystemet.
4. Kontrollera där om någon betalning eller kreditfaktura redan har registrerats.
5. Samla faktura, korrespondens och dokumentation från uppföljningen åt den bokföringsansvariga.

Underlagets status Betald är inte ett sätt att skriva av en fordran. Knappen Markera betald ändrar bara status och skapar ingen kundförlustbokning.

Skilj befarad och konstaterad förlust

Att förfallodatumet passerat räcker inte för att automatiskt minska utgående moms. Varje faktura behöver bedömas. En konstaterad kundförlust kräver stöd för att kunden sannolikt inte kan betala eller att skulden i praktiken inte går att driva in. En tvist om priset är en annan situation. [Skatteverkets vägledning om kundförluster](https://www.skatteverket.se/foretag/moms/sarskildamomsregler/kundforlusteromkundenintekanbetala.4.5 c 1163881590 be 297 b 58 d 10.html).

Låt redovisningskonsulten bedöma om en nedskrivning behövs och vilka underlag som krävs. Bokföringsmässig värdering, inkomstskatt och moms har inte identiska regler.

Konton för bokföringen

Kundfordran ligger normalt på 1510 i Vendions förval. Förlust och eventuell nedskrivning använder andra konton i företagets kontoplan. 1511 är ett kundfordringskonto, inte Vendions funktion för kundförlust. I BAS finns exempelvis 1519 Nedskrivning av kundfordringar och kontogrupp 635 för förluster på kundfordringar. Kontrollera företagets version och kontoval med redovisningskonsulten. BAS kontoplaner.

Förenklat exempel: konstaterad förlust

Anta att en redan bokförd faktura på 1 000 kr gäller försäljning med 25 % moms, att hela beloppet är obetalt och att villkoren för momsjustering är uppfyllda:

Exemplet förutsätter att ingen tidigare nedskrivning behöver återföras. Vid delbetalning eller flera momssatser ska beloppen räknas från den verkliga fakturan. Försäljningen har skett även om kunden inte kan betala.

Momsperiod och senare betalning

Minskningen hänförs till perioden då förlusten konstaterades och använder den ursprungliga fakturans momssats. Kommer betalning senare behöver den tidigare momsjusteringen hanteras igen. Följ [Skatteverkets vägledning](https://www.skatteverket.se/foretag/moms/sarskildamomsregler/kundforlusteromkundenintekanbetala.4.5 c 1163881590 be 297 b 58 d 10.html) med redovisningskonsulten.

Följ upp fakturakunder

Använd Försäljning → Fakturering → Fakturakunder för rätt fakturaadress, referens och betalvillkor. Följ obetalda fakturor i bokföringssystemet och bestäm vem som ansvarar för kundkontakten. Om ni vill begränsa fortsatt fakturering till en kund behöver personalen få tydliga instruktioner; fakturaunderlagsvyn är ingen automatisk kreditprövning.