Fakturakunder – skapa, redigera och importera

Förbered fakturakunder i admin så att personalen kan välja rätt företag eller person när ett köp ska faktureras. Här sparar du adress, faktura-e-post, betalvillkor och standardreferens.

Skapa en fakturakund

1. Välj rätt restaurang och öppna Admin → Försäljning → Fakturering → Fakturakunder.
2. Tryck Ny fakturakund.
3. Fyll i Företagsnamn eller Kontaktperson. Minst ett av dessa behövs för att spara.
4. Ange Org.nr för företaget och kontrollera uppgiften med kunden.
5. Ange Betalvillkor (dagar). Formuläret börjar med 30 dagar; ändra till det ni avtalat.
6. Fyll i Telefon, E-post för faktura, Fakturaadress (gata), Postnummer och Ort.
7. Ange vid behov Standardreferens / märkning, exempelvis avdelning eller beställarreferens.
8. Tryck Skapa och kontrollera att kunden finns i listan.

Sök och redigera

Sökfältet söker efter företag, namn, organisationsnummer och faktura-e-post. Klicka på kundens rad för att öppna Redigera fakturakund, ändra uppgifterna och tryck Spara.

Kontrollera särskilt faktura-e-post och referens innan nästa köp faktureras. Kunduppgifterna ersätter inte kontroll av redan skapade eller skickade fakturor. Kunddialogen har inget fält för kreditgräns eller spärr av fakturaköp.

Importera flera kunder med CSV

Använd Importera CSV om du har ett befintligt kundregister. Importen tar högst 500 datarader åt gången. Dela större register i flera filer.

Filen ska ha en rubrikrad och minst en kundrad. Använd semikolon eller komma som avgränsare. För enklast resultat, använd dessa rubriker:

foretagsnamn;orgnr;kontaktperson;telefon;epost;gata;postnummer;ort;referens;betalvillkor
Exempelföretaget;;Anna;;faktura@example.com;Exempelgatan 1;12345;Exempelstad;Konferens;30

Anpassa exempeldatan till dina egna kunduppgifter. Minst rubriken foretagsnamn eller ett namnfält, exempelvis kontaktperson, behöver finnas. Varje kundrad behöver ett företagsnamn eller personnamn.

Importen läser enkla fält utan citattecken. Använd därför inte avgränsaren eller radbrytningar inne i ett fält. Med semikolon som avgränsare kan en adress innehålla komma. Lägg betalvillkor som ett antal dagar, exempelvis 30.

1. Tryck Importera CSV och välj filen.
2. Vänta på resultatmeddelandet med antal importerade kunder.
3. Läs eventuella problem. Lyckade rader kan redan vara sparade även om andra misslyckats.
4. Sök upp några kunder och kontrollera adress, e-post och villkor. Rätta fel i registret eller den berörda raden innan du importerar igen.

Importera kunderna från Fortnox

Har ni redan kundregistret i Fortnox kan du hämta det därifrån i stället för att använda en CSV-fil. Kunderna läggs upp i Vendion och kopplas direkt till sin kund i Fortnox. Då hamnar kommande fakturor på rätt kund i Fortnox i stället för att skapa dubbletter där.

Det kräver en ansluten Fortnox-koppling, behörighet att hantera integrationer och behörigheten Hantera fakturering.

1. Öppna Admin → Integrationer och tryck Hantera på Fortnox-kortet.
2. Välj fliken Fakturering och gå till Importera fakturakunder från Fortnox.
3. Tryck Förhandsgranska. Inget sparas ännu. Du ser hur många kunder som hämtades, hur många som skapas som nya, hur många som kopplas till en kund du redan har och hur många som redan är kopplade.
4. Stämmer siffrorna, tryck Importera … kunder.
5. Läs resultatet. Om några kunder inte kunde importeras visas de med namn under knappen, och de övriga är redan sparade.

En kund du redan har kopplas på Fortnox kundnummer eller organisationsnummer, aldrig på namnet. Importen kan köras igen, till exempel när nya kunder lagts upp i Fortnox. Redan kopplade kunder hoppas över.

Välj kunden i kassan

Vid betalning väljer personalen Faktura och sedan faktureringskund. Referensen kan ändras för just det köpet. Om kunden saknas kan den också skapas i kassans kundväljare.

Det fakturerade köpet följs upp i Försäljning → Fakturering → Underlag. Att skapa eller importera en fakturakund skapar ingen faktura och skickar inget till kunden. Vid överföring av ett fakturaunderlag till en ansluten Fortnox-integration används kunduppgifterna i fakturaflödet.