Presentkort – bokföring vid försäljning

När du säljer ett flerfunktionspresentkort i Vendion bokförs värdet som presentkortsskuld. Betalningen kommer in nu, medan mat och dryck säljs när gästen använder kortet. Momsen på den bakomliggande försäljningen hanteras vid inlösen. Mervärdesskattelagen, 5 kap. 43 §.

Exempel: presentkort 500 kr, betalt med kort

Konto 1580 avser fordran för kortbetalningen. Bankutbetalningen stäms av senare mot bankkontot; kortbetalning och bankinsättning är två olika händelser. Inget intäkts- eller momskonto används för själva utfärdandet i detta exempel.

Kontant och Swish

Skuldsidan är densamma oavsett betalmedel. Med Vendions förval används 1910 för kontanter och 1581 för Swish. Om dagens försäljning består av tre presentkort får du exempelvis:

Kontrollera era verkliga konton under Admin → Bokföring → Verifikat & export → Kontoplan. Spara ändringar med Spara inställningar.

Så får du rätt underlag från kassan

1. Använd kassans Sälj presentkort och ange belopp samt mottagaruppgifter enligt restaurangens inställningar.
2. Välj hur köparen betalar och slutför försäljningen.
3. Kontrollera bekräftelsen, presentkortskoden och kvittot. Ett avbrutet köp ska inte behandlas som ett färdigt presentkortsköp.
4. Vid dagsavslutet kontrollerar du presentkortsförsäljningen och betalmedlen i Z-underlaget.
5. Granska verifikatet under Bokföring → Verifikat & export → Verifikat innan samma underlag förs vidare till bokföringssystemet.

Presentkort som säljs via kassan särredovisas i Z-underlaget och krediteras presentkortsskulden. En administrativ utfärdning är ett annat flöde: kontrollera betalningsunderlaget och bokföringen för den utfärdningen, så att den inte dubbelbokas eller antas vara ett kassaköp.

Följ skulden över tid

Anta att två kort på 500 kr säljs och ett av dem används till serverad mat för 300 kr med 12 % moms:

• Försäljning: debet 1580 med 1 000 kr, kredit 2421 med 1 000 kr.
• Inlösen: debet 2421 med 300 kr, kredit 3002 med 267,86 kr och kredit 2620 med 32,14 kr.
• Återstående skuld för korten: 700 kr, fördelat på 500 kr och 200 kr.

Skulden minskar först när motsvarande värde används, återbetalas eller hanteras som utgånget. Matens momssats i exemplet förutsätter servering; använd rätt momssats för den verkliga försäljningen.

Stäm av månadens presentkort

Öppna Marknadsföring → Presentkort → Presentkort och jämför saldon och status med bokföringen vid samma tidpunkt. Börja med ingående skuld, lägg till utfärdat värde och dra av inlösen, återbetalda utfärdanden och avskrivet utgånget värde. Returer till kort kan öka saldot igen.

Kontrollera även administrativ utfärdning och delade kedjepresentkort om ni använder dem. Behåll försäljningskvitton och exportunderlag. En bankutbetalning ska stämmas av som betalning, inte bokföras som en ny presentkortsförsäljning.