Lojalitetspoäng i bokföringen — intäktsminskning eller skuld?

Vad händer när gästen tjänar poäng?

Vendion håller reda på gästens poängsaldo och poänghistorik. Intjäningen skapar inte automatiskt ett bokföringsverifikat eller en skuld i kontoplanen. Köpet bokförs utifrån försäljningen och betalningen som vanligt.

Det beskriver vad systemet gör. Det avgör inte om ditt företag behöver en separat redovisningsmässig bedömning av lojalitetsprogrammet. Låt redovisningskonsulten bedöma detta utifrån programmets villkor och företagets regelverk.

Exempel: ett köp som ger poäng

Anta att programmet ger 1 poäng per kvalificerande krona och att en gäst betalar 500 kr för mat som serveras på restaurangen med 12 % moms. Hela köpet är poänggrundande i exemplet.

Gästen får 500 poäng, men ingen extra rad för poängens framtida värde skapas i verifikatet. Kontonumren i exemplet är Vendions standardkonton; använd din restaurangs kontoplan vid avstämning.

Hur många poäng gästen faktiskt får beror bland annat på intjäningstakten, eventuell nivå och vilka köp som är undantagna. Alkohol och valda menygrupper kan vara undantagna från intjäning.

Inlösen skiljer sig mellan kassa och online

Det innebär att du inte kan stämma av alla poänginlösen som samma sorts rabatt. Läs orderns kvitto, betalmedel och bokföringsunderlag tillsammans. I den centrala kontoplanen är standardkontot för betalmedlet lojalitet 3731. Ett separat lojalitetsbelopp i bokföringen betyder därför inte att en skuld bokfördes när poängen tjänades in.

Se Bokföring vid inlösen av lojalitetspoäng för räkneexempel på båda flödena.

Var ställer du in programmet?

Gå till Admin → Marknadsföring → Lojalitet → Inställningar. Där finns:

• Lojalitetsprogram – brytaren aktiverar programmet.
• Poängtakt (poäng per 100 kr) – exempelvis betyder 100 att gästen tjänar 1 poäng per krona.
• Tjäna poäng på alkohol och Exkludera menygrupper från poäng – styr vilka köp som ger poäng.
• Poäng utgår efter – poängens giltighetstid i månader.
• Värde per poäng (öre), Minsta inlösen (poäng) och Max inlösen (% av ordern) – styr inlösen.

Klicka på Spara inställningar när du är klar. Standardvärden är inte samma sak som din restaurangs aktuella inställningar. Om restaurangen använder kedjans gemensamma lojalitet följer du hänvisningen till kedjeinställningarna på sidan.

Du hittar gäster och deras saldon under Lojalitet → Medlemmar. Inställningar för betalmedelskontot finns separat under Admin → Bokföring → Verifikat & export → Kontoplan.

Skillnaden mot presentkort

Ett sålt presentkort innebär att restaurangen har tagit emot betalning för ett värde som ska användas senare. Vendions presentkortsflöde använder därför ett skuldkonto, normalt 2421, vid försäljningen. Intjänade lojalitetspoäng fungerar annorlunda: gästen köper inte poängen i detta flöde och Vendion bokför inte automatiskt en skuld vid intjäningen.

Att poäng löper ut tar bort möjligheten att använda dem enligt programmets villkor. Eftersom intjäningen inte skapade någon automatisk skuld finns ingen sådan skuldpost som Vendion automatiskt återför vid utgång. Eventuella manuella bokslutsposter behöver hanteras tillsammans med redovisningskonsulten.

Så stämmer du av

1. Kontrollera poänghändelsen och gästens saldo under Lojalitet → Medlemmar.
2. Öppna det berörda köpet och kontrollera om poängen användes som kassarabatt eller onlinebetalning.
3. Jämför med betalmedlen i dagsavslutet och verifikatet.
4. Kontrollera kontot för lojalitet i kontoplanen om onlineinlösen inte hamnar där du förväntar dig.
5. Ta med programmets villkor och bokföringsunderlag till redovisningskonsulten om en separat värdering av utestående poäng behövs.

Ändra inte tidigare försäljning manuellt bara för att ett poängsaldo finns kvar. Poängsaldo, kvarvarande presentkortsvärde och bokförda skulder är olika uppgifter som behöver stämmas av var för sig.