Bokföring av nivåförmåner och poängmultiplikator

Nivåförmåner påverkar olika delar av köpet

Under Admin → Marknadsföring → Lojalitet → Nivåer bestämmer du medlemsnivåer och förmåner. Nivåerna kan heta exempelvis Silver och Gold, men du väljer själv namn och gränser. Nivågränsen utgår från gästens köp under de senaste rullande 12 månaderna.

Om restaurangen använder kedjans gemensamma program hanteras nivåerna i kedjevyn enligt hänvisningen på lojalitetssidan.

Nivårabatt på alkohol

Under Lojalitet → Inställningar, i avsnittet Nivårabatt, finns reglaget Nivårabatt även på alkohol. Det är avstängt som standard:

• Av: nivåns fasta rabatt dras bara på mat och alkoholfri dryck. Artiklar i varugrupper av typen Alkohol får ingen nivårabatt.
• På: rabatten dras på hela notan.

Regeln gäller både i kassan och online. Ändringen gäller först när du har tryckt på Spara inställningar.

Exempel: 5 % nivårabatt i kassan

En kopplad Gold-gäst beställer mat som serveras på restaurangen för 300 kr inklusive 12 % moms. Nivån ger 5 % rabatt och inga andra rabatter ingår i exemplet.

• Nivårabatt: 300 × 5 % = 15 kr.
• Kortbetalning: 285 kr.
• Försäljning exklusive moms: 285 / 1,12 = 254,46 kr.
• Moms: 30,54 kr.

I kassan räknas nivårabatten på notans rader som inte är alkohol, efter eventuell notarabatt. Är Nivårabatt även på alkohol på räknas den på hela notan. Den räknas om mot den aktuella notan. Kontrollera rabatten i betalvyn innan köpet avslutas; utgå inte från att den låstes när ordern skapades.

Programmet måste vara aktivt och rätt gäst kopplad till ordern. En avstängd lojalitetsfunktion ska inte betraktas som att gamla nivåförmåner fortsätter automatiskt.

Samma förmån online

I onlineflödet registreras nivåvärdet som betalmedlet Nivårabatt. På en order på 300 kr med 12 % moms och 5 % nivåförmån blir betalningsfördelningen 15 kr Nivårabatt och 285 kr kort. Orderns försäljning och moms behålls:

Även online räknas värdet bara på raderna som inte är alkohol, om inte Nivårabatt även på alkohol är på. Värdet kan inte överstiga det kvarvarande beloppet på ordern. Om en order redan har fått nivåförmånen som onlinebetalning ska den inte dessutom dras en gång till som kassarabatt när ordern betalas i kassan.

Blandad moms i kassan

En nota med mat på restaurangen för 200 kr med 12 % moms och vin för 100 kr med 25 % moms får 10 % nivårabatt.

Med standardinställningen (Nivårabatt även på alkohol av) räknas rabatten bara på maten: 200 × 10 % = 20 kr. Vinet behåller sitt pris.

Är Nivårabatt även på alkohol på räknas rabatten på hela notan: 300 × 10 % = 30 kr, fördelat mellan delarna:

Detta exempel avser kassarabatt. Använd inte samma momssänkning för betalmedlet Nivårabatt online.

Poängmultiplikator och födelsedagsbonus

Anta 1 poäng per kvalificerande krona och en nivå med multiplikatorn 2. Ett kvalificerande köp på 500 kr ger då 1 000 poäng i stället för 500. Köpet bokförs utifrån det faktiska försäljnings- och betalningsbeloppet; de extra poängen ger ingen egen automatisk skuldpost.

Födelsedagsbonus tillför också poäng. När poängen senare används gäller samma skillnad som för vanliga poäng: kassarabatt eller betalmedel online. Intjäningen i sig avgör inte hur ett framtida köp bokförs.

Detta beskriver Vendions automatiska underlag. Eventuella redovisningsmässiga bedömningar av utestående förmåner görs med redovisningskonsulten utifrån era villkor.

Kan nivårabatt och poäng kombineras?

Ja, när programmets regler och gästens saldo tillåter inlösen. I ett enkelt kassaexempel ger en nota på 300 kr, 5 % nivårabatt och poäng värda 50 kr ett återstående belopp på 235 kr. Poänginlösens minimi- och maxgränser gäller fortfarande.

Det finns ingen kundinställning som väljer mellan ”additiv” och ”kaskad” stapling. Kontrollera betalvyns faktiska beräkning, särskilt om andra notarabatter eller betalningar redan finns.

Gratis vara och beskrivna förmåner

Fältet Gratis vara vid besök väljer vilken menyvara som kan ges. Det är en daglig besöksförmån, inte en generell inställning för exempelvis ett gratis kaffe per månad. Beskrivande förmånstext kan förklara era egna erbjudanden, men ändrar inte den automatiska regeln.

Vid avstämning använder du orderns faktiska gratisrad, rabatt eller betalningsvärde. Skapa inte en extra försäljnings- eller marknadsföringspost enbart utifrån förmånens listpris.

Kontrollera inställningar och verifikat

1. Öppna Marknadsföring → Lojalitet → Nivåer och kontrollera tröskel och numeriska förmåner. Spara dina ändringar.
2. Kontrollera gästens aktuella nivå under Lojalitet → Medlemmar.
3. Kontrollera under Lojalitet → Inställningar att programmet är aktivt och om Nivårabatt även på alkohol är av eller på.
4. Jämför en faktisk orders rabatt och betalmedel med dagsavslutet.
5. Granska konteringen under Admin → Bokföring → Verifikat & export → Verifikat.

Lojalitetens betalmedelskonto finns under Kontoplan, normalt 3731. Vendion har ingen kontokoppling per medlemsnivå. Lägg därför inte upp påhittade Silver-, Gold- eller Platinum-konton och förvänta dig automatisk uppdelning till dem.