Bokföring vid inlösen av lojalitetspoäng

Börja med att skilja på kassa och online

Vendion hanterar poänginlösen på två sätt. I kassan används värdet som en rabatt på ordern. Vid onlinebeställning registreras värdet som betalmedlet Lojalitet. Skillnaden påverkar både momsen och vilka rader du ser i verifikatet.

Exemplen nedan visar hur Vendions flöden fungerar med standardkonton. De använder mat som serveras på restaurangen med 12 % moms; använd alltid den momssats som gäller för den faktiska försäljningen.

Exempel 1: inlösen i kassan

En nota är på 300 kr inklusive 12 % moms. Gästens 500 poäng är värda 50 kr enligt restaurangens inställningar. Poängen används som kassarabatt och gästen betalar resterande 250 kr med kort.

Förenklad bokföring:

Poängrabatten minskar både försäljning och moms i detta kassaflöde. Du ska inte lägga till ytterligare en manuell rabattpost för samma inlösen: då räknas rabatten två gånger.

Exempel 2: samma poängvärde online

En onlineorder på 300 kr med samma momssats täcks av 50 kr Lojalitet och 250 kr kort. Här behålls ordervärdet på 300 kr.

Försäljningen och momsen i exemplet är därför högre än i kassaexemplet. Lojalitetsvärdet syns på betalningssidan. Den centrala kontoplanens standardkonto för detta är 3731; kontrollera ditt valda konto under Admin → Bokföring → Verifikat & export → Kontoplan.

Texten om lojalitet som betalmedel i kontoplanen ska alltså läsas tillsammans med vilket beställningsflöde du stämmer av. Den beskriver inte alla kassarabatter.

Kassarabatt på en nota med flera momssatser

Anta en nota med mat på restaurangen för 200 kr inklusive 12 % moms och vin för 100 kr inklusive 25 % moms. En poängrabatt på 50 kr fördelas proportionellt mellan delarna.

Efter avrundning blir försäljningen exklusive moms 148,81 kr för maten och 66,66 kr för vinet. Momsen blir 17,86 kr respektive 16,67 kr. Summan är 250 kr.

Kontrollera alltid orderns faktiska underlag eftersom fördelning och öresavrundning kan påverkas av flera orderrader och andra rabatter. Flytta inte en blandad rabatt manuellt till en enda momssats.

Ställ in poängvärde och gränser

Gå till Admin → Marknadsföring → Lojalitet → Inställningar:

1. Kontrollera att Lojalitetsprogram är på.
2. Ange Värde per poäng (öre). Värdet 10 betyder att 100 poäng motsvarar 10 kr.
3. Ange Minsta inlösen (poäng) och Max inlösen (% av ordern).
4. Klicka på Spara inställningar.

Gästen måste vara kopplad till köpet och ha tillräckligt saldo. Systemet kontrollerar både miniminivån och hur stor del av ordern som får täckas. Standardinställningen är minst 100 poäng och högst 50 % av ordern, men restaurangens sparade inställningar gäller. En kedja med gemensamt program använder kedjans inställningar.

Kontrollera resultatet i bokföringen

1. Kontrollera gästens inlösen under Marknadsföring → Lojalitet → Medlemmar.
2. Jämför kvittots rabatt- och betalningsuppgifter med det aktuella köpflödet.
3. Gör dagsavslut under Admin → Bokföring → Dagsavslut → X/Z-rapporter.
4. Granska verifikatet under Verifikat & export → Verifikat. Kassarabatten påverkar försäljnings- och momsbeloppen; onlineinlösen kan ge en egen lojalitetsrad på betalningssidan.
5. Använd Dagsavslut → Periodrapport när du behöver exportera bokföringsunderlag för ett valt datumintervall.

En SIE-export visar de verifikat som har skapats, inklusive dessa skillnader. Lägg inte till ett eget konto för en tänkt rabattfunktion som inte är inställd i Vendion. Om redovisningskonsulten vill ha en annan kontofördelning, stäm av kontoplanen och ett konkret provverifikat innan ni ändrar inställningarna.

Vanliga frågor

Varför minskar inte momsen vid en onlineinlösen?

I det flödet registrerar Vendion poängvärdet som betalning för ordern. Jämför med betalmedlet Lojalitet, inte bara beloppet som gästen betalar med kort.

Varför finns ingen separat lojalitetsrad för kassarabatten?

Kassarabatten har redan minskat försäljning och moms. Ett separat betalmedel för samma belopp skulle beskriva ett annat flöde.

Är poängrabatt samma sak som presentkortsbetalning?

Nej. Presentkort använder ett tidigare inbetalt värde och har en egen skuldhantering. Använd presentkortets betalmedel och konton när ett presentkort löses in.