Bokföring vid inlösen av lojalitetspoäng

En gäst har samlat 1 000 poäng = 100 kr i rabattvärde (vid förinställd växelkurs 1 poäng = 10 öre). Nu beställer hen mat och dryck för 300 kr och väljer att lösa in 500 poäng = 50 kr rabatt.

Frågan varje revisor ställer: "Ska momsen minska proportionellt?"

Svaret är ja. Eftersom lojalitetsrabatten i svensk redovisning behandlas som en intäktsminskning, reducerar den både intäktsbasen och den utgående momsen. Annars skulle restaurangen betala in mer moms än den faktiskt tagit emot.

Detta är samma princip som gäller för vanliga prisrabatter — "10 % julrabatt" eller "Stammiserbjudande" — och det är därför Vendion implementerar lojalitetsrabatt som just en ordinär ordernivå-rabatt.

---

Scenario 1: 300 kr order, endast mat (12 % moms)

Ordern innehåller en lunchmeny för 300 kr (inkl. 12 % moms). Gästen löser in 500 poäng = 50 kr rabatt.

Steg 1 — Räkna ut nya intäktsraden

Gästen betalar alltså 250 kr efter rabatt.

Steg 2 — T-konton

DR 1580 (Kontofordran)                  250,00 kr
DR 3910 (Lojalitetsrabatt, intäktsred.)  50,00 kr   *
   CR 3001 (Matintäkt)                            267,86 kr
   CR 2620 (Utgående moms 12 %)                    32,14 kr

* Alternativ: bokför rabatten direkt som negativ på 3001.
  Effekten är identisk. 3910 används om du vill kunna
  analysera rabattvolym separat i resultatrapporten.

Vänta — stämmer balansen?

Totalt debet: 250 + 50 = 300,00 kr Totalt kredit: 267,86 + 32,14 = 300,00 kr ✓

Men gästen betalade bara 250 kr — var kommer 50 kr-debiten ifrån?

Den 50 kr-debiten är inte en fordran — det är en kostnadsförd rabatt. Den reducerar din bruttomarginal men är helt och hållet bokförd som en intäktsreducerande post (grupp 39 i BAS), inte som en reell kostnad på konto 4xxx. Det betyder att när revisorn tittar på Nettoomsättningen i resultatrapporten, så blir den 267,86 − 50 = 217,86 kr — alltså precis det netto du faktiskt tjänade.

Steg 3 — Alternativ implementation (Vendion-default)

Vendion gör det ännu enklare. Rabatten registreras på ordern och verifikationen blir:

DR 1580 (Kontofordran)         250,00 kr
   CR 3001 (Matintäkt)              223,21 kr
   CR 2620 (Utgående moms 12 %)      26,79 kr

Här är intäktsminskningen inbakad i 3001 — det finns ingen separat rabattrad i huvudboken. Nettoomsättningen i resultatrapporten blir 223,21 kr direkt, utan mellanled.

Vilken modell du väljer är upp till dig och din revisor. Vendion rapporterar rabattvolym på andra sätt (Analytics → Rabatter), så du tappar ingen insikt.

---

Scenario 2: Blandad order — 200 kr mat + 100 kr alkohol

Nu blir det intressant. Olika momssatser → rabatten måste fördelas proportionellt.

Steg 1 — Fördela rabatten

Ordern är 300 kr totalt. Rabatten 50 kr fördelas:

• Mat: 200/300 × 50 = 33,33 kr
• Alkohol: 100/300 × 50 = 16,67 kr

Steg 2 — Räkna nytt netto per sats

Mat efter rabatt: 200 − 33,33 = 166,67 kr

• Netto: 166,67 / 1,12 = 148,81 kr
• Moms (12 %): 17,86 kr

Alkohol efter rabatt: 100 − 16,67 = 83,33 kr

• Netto: 83,33 / 1,25 = 66,67 kr
• Moms (25 %): 16,67 kr

Steg 3 — Verifikation

DR 1580 (Kontofordran)           250,00 kr
   CR 3001 (Matintäkt)                148,81 kr
   CR 3003 (Alkoholintäkt)             66,67 kr
   CR 2620 (Moms 12 %)                 17,86 kr
   CR 2610 (Moms 25 %)                 16,67 kr

Kontrollera: 148,81 + 66,67 + 17,86 + 16,67 = 250,01 kr (öresdiff 0,01 → konto 3740 Öresavrundning täcker)

---

Hur Vendion räknar automatiskt

Vendion gör fördelningen åt dig. Logiken:

1. Hämta alla orderrader med respektive momssats
2. Fördela ordens rabattvärde proportionellt över raderna
3. För varje rad: netto efter rabatt = (bruttorad − rabattandel) / (1 + momssats)
4. Skapa verifikationsrader per momssats (3001 + 2620 för mat, 3003 + 2610 för alkohol)
5. Tillsammans med betalradens debet (1580/1910/1581) ska det balansera

Du ser resultatet i Z-rapportens verifikation — den är redan proportionellt korrekt.

---

Edge case: Rabatten överstiger basen per momssats

Antag att en order är 100 kr mat + 20 kr alkohol = 120 kr. Gästen löser in 500 poäng = 50 kr.

Fördelningen ger 41,67 kr på mat och 8,33 kr på alkohol. Inga problem — båda moms-raderna minskar proportionellt.

Men: inställningen max inlösenprocent (default 50 %) förhindrar att gästen löser in så mycket att hela ordern går till noll. Med default 50 % hade 50 kr ≤ 50 % × 120 kr = 60 kr → tillåtet.

---

När ska du använda konto 3910?

Vissa revisorer vill ha separat rabattspår för analys och bokslut. Då skapar du ett BAS-konto 3910 (eller egen nummer i 3900-gruppen) och bokför rabatten som negativ intäkt på just det kontot. Andra föredrar att slippa — då gäller Vendion-defaulten (rabatt bakad in i 3001).

Inställning finns i Admin → Bokföring → Kontokopplingar. Sätt eget rabattkonto om du vill separera; lämna tomt för default.

---

Sammanfattning

Tips: Om du vill se total lojalitetsrabatt per månad — använd Analytics → Rabatter, inte SIE-exporten. SIE visar bara netto.

---

Vanliga fel att undvika

Fel 1: Glömma att minska momsen Om du manuellt bokför en lojalitetsrabatt i ett annat system (t.ex. Fortnox direkt) — glöm inte att reducera momsen proportionellt. Skatteverket accepterar inte att du tar ut full moms på ett belopp du inte fick betalt för.

Fel 2: Bokföra rabatten som kostnad (konto 4xxx) En del bokförare vill skriva lojalitetsrabatt som "marknadsföringskostnad" på t.ex. konto 5940. Det är fel modell för Vendion-setupet. Rabatten är inte en kostnad — den är en minskning av intäkt. Blandar du ihop detta får du fel på Bruttovinst och felaktig momsrapportering.

Fel 3: Dubbelbokföra både poänginlösen och rabatt Vissa system skapar en "poäng"-post och en "rabatt"-post. I Vendion är det alltid samma post — poängen konverteras direkt till öre och läggs till ordens rabattvärde. Du ser bara en rabattrad på kvittot och en nettominskning i verifikationen.

Fel 4: Exkludera lojalitetsrabatt från Nettoomsättningen I resultatrapporten ska Nettoomsättningen visa intäkt efter alla rabatter (inklusive lojalitet). Vendions standardinställning gör detta automatiskt. Om du ser "Nettoomsättning" som större än fakturerat är det ett tecken på felkontering.

---

Kontroll — så vet du att det blivit rätt

Efter en dag med lojalitetsinlösen kan du stämma av:

1. Z-rapporten visar "Total rabatt: X kr" på första sidan
2. Öppna SIE-filen och sök efter momskonton (2610, 2620). Summan av dessa ska matcha Z-rapportens momssammandrag efter rabatt.
3. Analytics → Rabatter → "Lojalitet" visar totalsumman för perioden.

Om alla tre stämmer — du har en korrekt, revisortrygg lojalitetsbokföring.