Presentkort – bokföring vid inlösen

När en gäst löser in ett presentkort händer det som inte hände vid utfärdandet – nu ska moms bokföras. Detta gäller flerfunktionspresentkort. Momsen följer det som säljs och om det serveras eller hämtas. Mervärdesskattelagen, 5 kap. 43 §. Här är de kompletta bokningarna.

Grundprincipen vid inlösen

Tre saker händer bokföringsmässigt:

1. Skulden minskar (debet 2421) – restaurangens löfte är nu uppfyllt
2. Intäkten redovisas (kredit 3001, 3002 eller 3003 beroende på varugrupp)
3. Momsen beräknas (kredit 2620 för 12% mat, 2610 för 25% alkohol)

Alla matexempel med 12 % nedan avser servering i restaurangen. Vid avhämtning gäller den momssats som är inställd för aktuell vara och försäljningsdag.

Enkelt exempel – full inlösen

Gästen har ett presentkort på 100 kr och äter för exakt 100 kr (bara mat, 12% moms).

Nettoberäkning: 100 / 1,12 = 89,29 kr (intäkt) + 10,71 kr (moms) = 100 kr

Mixad momssats – mat + alkohol

Säg att gästen har ett presentkort på 500 kr och äter:

• Mat för 300 kr (12% moms)
• Vin för 200 kr (25% moms)

Viktigt: momssatsen bestäms av varan, inte av att det är presentkort. Moms ska alltså splittas precis som på en kontantbetald order.

Mixad betalning – presentkort + kort

Vanligt scenario: gästen har 200 kr på sitt presentkort men äter för 600 kr och betalar resten med kort.

Notera: intäkten och momsen beräknas på hela fakturan (600 kr), oavsett vilken betalmetod som användes. Splitten på debet-sidan visar bara vilken tillgång/skuld som ändras.

T-konton visuellt

Så här ser rörelserna ut i T-konto-format (enkel inlösen på 100 kr):

Debet     2421 Presentkortsskuld   Kredit
              |
  100,00 kr   |   (tidigare credit när kortet såldes)
              |
  = skulden minskar

Debet         3002 Mat 12%          Kredit
              |
              |   89,29 kr
              |
  = intäkten ökar

Debet      2620 Utgående moms 12%   Kredit
              |
              |   10,71 kr
              |
  = moms att redovisa till SKV ökar

Varför beräknas moms först nu?

För en flerfunktionsvoucher är det den faktiska leveransen vid inlösen som beskattas enligt laghänvisningen ovan.

Detta skiljer sig från ett förskott på en vanlig vara, där moms faktiskt redovisas vid mottagande av pengarna. Presentkortet är specifikt undantaget eftersom momssatsen ännu inte är bestämd.

Hur Vendion hanterar inlösen

I kassan väljer du Presentkort i betalningen, skriver Kortkod och trycker Hämta. Kontrollera Saldo, Utgår och Belopp att lösa in (kr), tryck Lös in och betala eventuell rest. Då händer:

1. Systemet validerar kortets saldo och status
2. En betalning registreras kopplad till det specifika presentkortet med inlösenbeloppet
3. En transaktion läggs till i presentkortsreskontran som minskar kortets saldo
4. Kortets återstående belopp uppdateras
5. I Z-rapporten bokas inlösenvärdet under "Betalmedel: Presentkort" (mappat till 2421) – precis på samma sätt som "Kort" mappas till 1580
6. SIE-exporten skapar verifikationen med D 2421 / K 3002 + 2620 för mat (12 %) respektive K 3001 + 2610 för alkohol (25 %)

Praktiskt flöde – från köp till inlösen

Dag 1 (köp):

• Kund betalar 500 kr kort för presentkort
• Bokning: D 1580 / K 2421 – 500 kr
• Ingen moms

Dag 30 (inlösen, full):

• Kund äter för 500 kr (bara mat, 12% moms)
• Bokning: D 2421 / K 3002 – 446,43 kr och K 2620 – 53,57 kr
• Moms 53,57 kr ska nu redovisas till Skatteverket

Observera att mellan dag 1 och dag 30 finns skulden 500 kr på 2421 i balansräkningen. Efter dag 30 är skulden 0 kr och momsen har triggat.

Returer och makuleringar

Om gästen vill returnera en order som betalades med presentkort:

• Reversera intäkt och moms (negativa belopp)
• Återställ skulden på 2421

Exempel – refund på 100 kr som betalades med presentkort (12% moms):

Kortet får tillbaka sina 100 kr när returen faktiskt återbetalas till presentkortet. Ett utgånget eller makulerat kort kan inte ta emot återbetalningen; följ kassans meddelande och hantera återbetalningen på annat tillgängligt sätt.

Vanliga fel att undvika

• Boka inlösen på intäkt direkt utan att debitera 2421 – då ligger den använda delen av skulden felaktigt kvar i balansräkningen.
• Glömma att splitta moms på 12% vs 25% – mat och alkohol har olika momssatser, splitta alltid.
• Använda fel konto vid mixad betalning – om gästen betalar 200 kr med kort och 200 kr med presentkort, ska 2421 debiteras 200 kr och 1580 debiteras 200 kr, inte 400 kr på något av dem.

Relaterade artiklar

• Presentkort – bokföring vid utfärdande
• Presentkort – delvis inlösen
• Momskonton (2610, 2620, 2630)