Presentkort – delvis inlösen

En av de vanligaste frågorna är hur man hanterar delvis inlösen – alltså när gästen använder bara en del av presentkortets saldo. Nyckeln är att varje inlösentillfälle ska bokföras separat, men skulden på 2421 minskar bara med det faktiska inlösenbeloppet.

Grundprincipen

Vid delvis inlösen:

• Endast använt belopp bokas (debet 2421, kredit 3001 + moms)
• Återstående saldo stannar på 2421
• Inga speciella rutiner – det är bara en mindre version av full inlösen

Konkret exempel – 500 kr-kort används vid tre tillfällen

Gästen har fått ett presentkort på 500 kr (dag 1). Använder det för lunch 150 kr (dag 10), middag 250 kr (dag 30) och kaffe 100 kr (dag 60).

Dag 1 (utfärdande):

Saldo på 2421: 500 kr Saldo på kortet: 500 kr

Dag 10 (inlösen 150 kr, mat 12%):

Nettoberäkning: 150 / 1,12 = 133,93 kr + 16,07 kr moms

Saldo på 2421: 500 − 150 = 350 kr Saldo på kortet: 500 − 150 = 350 kr

Dag 30 (inlösen 250 kr, mat 12%):

Nettoberäkning: 250 / 1,12 = 223,21 kr + 26,79 kr moms

Saldo på 2421: 350 − 250 = 100 kr Saldo på kortet: 350 − 250 = 100 kr

Dag 60 (inlösen 100 kr, mat 12%):

Nettoberäkning: 100 / 1,12 = 89,29 kr + 10,71 kr moms

Saldo på 2421: 100 − 100 = 0 kr Saldo på kortet: 100 − 100 = 0 kr (status → 'redeemed')

Kontroll: summa momsredovisning

Total försäljning genom presentkortet: 500 kr Total intäkt bokad: 133,93 + 223,21 + 89,29 = 446,43 kr Total moms bokad: 16,07 + 26,79 + 10,71 = 53,57 kr Summa: 446,43 + 53,57 = 500,00 kr ✓

Detta stämmer exakt med vad kunden betalade för kortet. Men momsen har triggats på tre olika datum (dag 10, 30 och 60), inte på dag 1.

Partial redemption med mer kvar än använt

En variant av delvis inlösen är när kortet har kvar mycket saldo. Säg att kortet har 500 kr och gästen köper kaffe för 30 kr:

Saldo på 2421 efter: fortfarande 500 − 30 = 470 kr Saldo på kortet: 470 kr Det återstående saldot ligger som skuld tills kortet används mer eller går ut.

T-konto visualisering

Så här ser 2421 ut över tid för detta kort:

Debet       2421 Presentkortsskuld        Kredit
                    |
                    |   Dag 1: 500,00   (utfärdande)
       150,00 kr    |
       (dag 10)     |
       250,00 kr    |
       (dag 30)     |
       100,00 kr    |
       (dag 60)     |
------------------ | -------------------
       500,00 kr    |   500,00 kr
       (totalt      |   (totalt
       inlöst)      |   utfärdat)
       = netto 0 kr

Netto på 2421 för just detta kort: 0 kr när allt är inlöst.

Rapportering: utestående presentkortsskuld

Vid varje månadsbokslut bör du stämma av 2421 mot summan av aktuellt saldo för alla aktiva presentkort. Dessa två ska matcha exakt.

Exempel på avstämning:

Kontrollera att 2421 i bokföringen visar 850 kr vid samma tidpunkt. Om det inte stämmer → utred (vanlig orsak: manuella korrigeringar, testposter, eller en eventuell bugg som missat bokföring).

Flera kort blandas

I Z-rapporten aggregeras ALLA inlösta belopp per dag. Om dag 10 löser in:

• Kort A: 50 kr mat
• Kort B: 200 kr mat
• Kort C: 100 kr öl (25%)

Totalt debet 350 kr = summa kredit (223,21 + 26,79 + 80 + 20 = 350 kr) ✓

Hur Vendion räknar

För varje order där presentkort används:

1. Hämta ordertotalen och dess momsbreakdown
2. Minska presentkortets aktuella saldo med inlösenbeloppet
3. Registrera transaktionen i presentkortsreskontran
4. I Z-rapporten: summera alla inlösta belopp och låt SIE-exporten mappa till 2421 (debet)

Relaterade artiklar

• Presentkort – bokföring vid inlösen
• Presentkort – utgång till konto 3960
• Avstämning av balanskonton