Presentkort – bokföring vid utgång

När ett flerfunktionspresentkort passerar sin giltighetstid kan kvarvarande skuld behöva skrivas av. Vendion har automatisk utgångshantering som markerar kortet Utgånget, nollställer saldot och skapar ett separat verifikat för det återstående värdet.

Kontrollera villkoren innan du bestämmer giltighetstid

Företaget anger presentkortets giltighetstid. Om giltighetstiden inte är angiven gäller kortet i tio år enligt Konsumentverkets vägledning. Informera köparen tydligt om villkoren. En programinställning innebär inte att varje tänkbar villkorsformulering är godkänd. Konsumentverket: presentkort och tillgodokvitto.

Öppna Marknadsföring → Presentkort → Inställningar. Under Default giltighetstid anger du Antal månader för nya kort och sparar inställningarna. Kontrollera det enskilda kortets datum under Presentkort, kolumnen Utgår. En ändrad standardtid ändrar inte automatiskt redan utfärdade kort.

Vad den automatiska hanteringen gör

Vendion kontrollerar utgångna kort dagligen. Aktiva kort vars utgångsdatum har passerat och som har saldo kvar skrivs av. Bara kvarvarande saldo berörs; redan inlöst värde skrivs inte av igen.

Kortet får status Utgånget och saldot nollställs. Avskrivningen dokumenteras i presentkortshistoriken och ett verifikat skapas per restaurang för körningens samlade utgångna värde. Verifikatet har serien GC och beskrivningen Utgångna presentkort — skuldreducering. Datumet är dagen då avskrivningen behandlas.

Exempel: 200 kr kvar vid utgång

Ingen vara eller tjänst levereras vid utgången av det outnyttjade flerfunktionsvärdet. Vendions verifikat innehåller därför ingen utgående moms. Det är en annan händelse än momsfri varuförsäljning. Reglerna för faktisk leverans mot flerfunktionsvoucher finns i mervärdesskattelagen, 5 kap. 43 §.

Välj rätt konto med redovisningskonsulten

Öppna Admin → Bokföring → Verifikat & export → Kontoplan. Vendion har 3960 som förvalt konto för utgångna presentkort. Kontrollera att kontot och dess benämning passar företagets kontoplan och ändra vid behov innan nya utgångar bokförs. Förvalet ska inte tolkas som att 3960 är ett särskilt lagstadgat presentkortskonto. Spara med Spara inställningar.

Exempel på ett delvis använt kort: ett kort på 1 000 kr används till serverad mat för 300 kr med 12 % moms. Vid inlösen redovisas 267,86 kr intäkt och 32,14 kr moms. Om återstående 700 kr senare skrivs av bokas just 700 kr mot det inställda utgångskontot. Intäktsbeloppen blir sammanlagt 967,86 kr; momsen från besöket är 32,14 kr.

Kontroll vid månadsavslut

1. Filtrera Presentkort på Utgångna och kontrollera datumen.
2. Öppna Bokföring → Verifikat & export → Verifikat och kontrollera GC-verifikaten för perioden.
3. Stäm av avskrivningarna mot förändringen i presentkortsskulden och ta med dem i bokföringsunderlaget. De är separata från försäljningsdagarnas Z-verifikat.
4. Om en utgång eller ett saldo ser fel ut, dokumentera kortkod, datum och belopp och utred innan du gör en ytterligare manuell bokning.

Ett utgånget kort kan inte ta emot en retur i kassans återbetalningsflöde. Följ meddelandet och välj ett tillgängligt återbetalningssätt. Makulering och återbetalning är separata händelser; använd inte makulering som ersättning för en återbetalning.