Klippkort i bokföringen – belöningar och rabatter

Vad bokförs när gästen samlar stämplar?

Betalda köp bokförs som vanlig försäljning. Att gästen får en stämpel skapar inte automatiskt en skuld eller en extra kostnadsrad i Vendions bokföring. Klippkortets saldo och belöningar följs separat från försäljningsverifikaten.

När belöningen används behöver du skilja mellan en rabatt på ordern och en belöning som används som betalningsvärde online. Det är det faktiska köpflödet som avgör vad du ser i underlaget.

När gratisvaran används automatiskt

Kassan kontrollerar färdiga klippkortsbelöningar när betalvyn öppnas. Även online kan en belöning tillämpas automatiskt. Kontrollera orderns rabatt innan betalningen slutförs. Om belöningsvaran finns på notan rabatteras en beställd enhet med 100 %. Vendion lägger inte till en extra vara som gästen inte har beställt.

• Beställer gästen en kaffe blir den kaffeenheten gratis.
• Beställer gästen två kaffe blir en enhet gratis och den andra betalas som vanligt.
• Finns belöningsvaran inte på notan sparas belöningen till ett senare köp.
• Högst en belöning per klippkort används på samma nota, även om gästen har flera färdiga belöningar.

Gratisraden bidrar med 0 kr till försäljning och moms efter rabatten. Övriga betalda varor på notan bokförs normalt. Om klippkortet ger en procentrabatt används den i kassan som notarabatt när den kan tillämpas. Vid automatisk onlineinlösen registreras procentbelöningen i stället som Lojalitet klippkort, begränsad till återstående belopp. Försäljning och moms behålls då på ordern.

Exempel: köp nio kaffe och få nästa gratis

Anta att nio betalda kaffe på restaurangen kostar 50 kr styck inklusive 12 % moms. Ett färdigt kort ger sedan en gratis kaffe. Exemplet avser belöning som automatisk orderrabatt.

Det tionde kaffet rabatteras till 0 kr. Lägg inte manuellt till 50 kr i försäljning eller på ett särskilt rabattkonto för samma gratisrad. Exemplet visar den samlade beräkningen; enskilda kvitton kan ge öresavrundning när beloppen summeras.

Inlösen online kan också synas som betalmedel

När gästen uttryckligen löser in en klippkortsbelöning i onlineflödet används belöningsvärdet som betalmedlet Lojalitet. Då behålls försäljning och moms på ordern, och värdet bokförs på lojalitetskontot, normalt 3731.

Exempel: en onlineorder på 100 kr med 12 % moms täcks av 50 kr kortbetalning och 50 kr Lojalitet. Det ger 89,29 kr försäljning och 10,71 kr moms, med 50 kr debet på vardera betalmedelskontot. Detta är ett annat underlag än en orderrad som rabatterats till noll.

Kontrollera därför kvittots rabatt- och betalningsuppgifter när du stämmer av. Använd inte en generell kontering för alla klippkortsinlösen.

Var ställer du in klippkortet?

Gå till Admin → Marknadsföring → Klippkort. Öppna kortet och kontrollera:

1. Antal stämplar för belöning.
2. Stämpelregel och de produkter, kategorier eller orderbelopp som kvalificerar.
3. Belöning vid fullt kort – gratisvara eller procentrabatt.
4. Vilken Belöningsvara eller Rabatt-% vid inlösen som gäller.
5. Att kortet är aktivt och ändringarna är sparade.

Listan visar hur många gäster som samlar, hur många belöningar som är klara och hur många som har lösts in. Den är inte en rapport över råvarukostnad eller uppskjuten intäkt.

Under Admin → Bokföring → Verifikat & export → Kontoplan kan du kontrollera lojalitetens betalmedelskonto. Det finns ingen inställning för att växla klippkort mellan ”rabattmodell” och ”promotionskostnadsmodell”, och inget särskilt valbart klippkortsrabattkonto.

Räkna på lönsamheten separat

Utgå från intäkter exklusive moms när du jämför med råvarukostnader. Med nio betalda kaffe på 50 kr och 12 % moms är försäljningen 401,79 kr exklusive moms. Om tio kaffe tillsammans kostar 70 kr i råvaror exklusive avdragsgill moms, blir bidraget efter denna råvarukostnad 331,79 kr. Personal, lokal och andra kostnader återstår.

Använd dina egna inköpskostnader i kalkylen. Vendions klippkortsinlösen bokför inte automatiskt leverantörsinköp eller en marknadsföringskostnad motsvarande varans listpris.

Underlag för redovisningskonsulten

Spara programmets villkor, försäljningsunderlag och uppgifter om använda belöningar. Vendions uteblivna automatiska skuld vid stämpling är en beskrivning av systemet. Om företaget behöver särskilda bokslutsposter eller en skattebedömning av programmets villkor hanteras det tillsammans med redovisningskonsulten.

En ändring av klippkortets status är inte samma sak som att ett presentkort löper ut. Förvänta dig inte att stämplar automatiskt ger en återföring från presentkortsskulden på 2421.