Kontantförsäljning vs. fakturerad försäljning

I en restaurang finns två sätt att ta betalt: direkt betalning (kontant, kort, Swish) eller fakturering (företagskund, bröllop, event). Bokföringsmässigt är skillnaden stor.

Kontantförsäljning – enkla dagsbokningar

"Kontantförsäljning" i BAS-termer täcker alla betalmetoder där pengarna kommer in samma dag som försäljningen:

• Kontanter i kassan
• Kortbetalningar (även om kortinlösaren betalar några dagar senare)
• Swish
• Presentkortsinlösen
• Lojalitetspoängsinlösen

Alla dessa läggs i Z-rapporten som en dagsverifikation. Ingen avisering eller faktura skickas.

Verifikationsstruktur (kontant 100 kr mat, 12% moms):

DEBET    1910 (Kassa)               100 kr
KREDIT   3001 (Försäljning mat 12%) 89,29 kr
KREDIT   2620 (Utgående moms 12%)   10,71 kr

Verifikationsstruktur (kort 100 kr mat, 12% moms):

DEBET    1580 (Kortfordringar)      100 kr
KREDIT   3001 (Försäljning mat 12%) 89,29 kr
KREDIT   2620 (Utgående moms 12%)   10,71 kr

Verifikationsstruktur (Swish 100 kr mat, 12% moms):

DEBET    1581 (Swishfordringar)     100 kr
KREDIT   3001 (Försäljning mat 12%) 89,29 kr
KREDIT   2620 (Utgående moms 12%)   10,71 kr

Strukturen är identisk – bara debetkontot skiljer sig. Det är därför Vendion mappar varje betalmedel till sitt eget konto i Admin → Bokföring.

Fakturerad försäljning – två olika verifikationer

När en företagskund eller eventkund inte betalar på plats, utan vill ha en faktura, måste du istället hantera det i två delar.

Del 1 – dagen fakturan skapas: En kundfordran bokas upp. Detta händer automatiskt när en order markeras som "Faktura" som betalmetod i Vendion.

Exempel: En cateringbeställning på 5 000 kr (4 464 mat + 536 moms vid 12%):

DEBET    1510 (Kundfordringar)      5 000 kr
KREDIT   3001 (Försäljning mat 12%) 4 464 kr
KREDIT   2620 (Utgående moms 12%)   536 kr

Detta räknas som intäkt redan nu. Momsen redovisas redan nu till Skatteverket – oavsett om kunden betalar eller inte.

Del 2 – dagen kunden betalar: Nu rör sig bara tillgångar. Pengarna kommer in på banken och fordran försvinner.

DEBET    1930 (Företagskonto)       5 000 kr
KREDIT   1510 (Kundfordringar)      5 000 kr

Ingen ny intäkt, ingen ny moms. Bara en flytt mellan tillgångskonton.

Skillnader mellan kontant och faktura

Varför spelar detta roll?

1. Momsredovisning till Skatteverket Enligt huvudregeln ska du redovisa moms när fakturan utfärdas. Om du väntar tills kunden betalar (vilket en del nya krögare gör felaktigt) kommer din momsdeklaration att vara fel.

2. Årsbokslut På balansdagen (31 december för de flesta) ska obetalda kundfordringar stå kvar som tillgång i balansräkningen. Intäkten ska finnas med i årets resultat även om betalning kommer i januari.

3. Kassalikviditet En rapport över vad som är intjänat men inte betalt (åldersanalys av 1510) är kritiskt för att förstå hur mycket pengar som fastnat hos kunder. Följ upp fakturor över 30 dagar gamla.

Vad gör Vendion automatiskt?

När du registrerar en order med betalmetod "Faktura" i kassan:

1. Ordern markeras som fakturerad
2. Ett fakturaunderlag skapas med löpnummer
3. Kundens snapshot sparas (företagsnamn, org.nr, adress)
4. Ordern räknas inte med i dagens kontantkassa
5. Vid Z-rapport bokas kundfordran (1510) istället för 1910/1580

Vanliga misstag

Misstag 1: "Kunden betalar alltid kontant, så allt är kontantförsäljning" Fel. Även kortbetalningar bokas först mot 1580 (fordran), inte direkt mot 1930 (bank). Kortinlösaren sitter på pengarna i 1–3 dagar innan de kommer till banken.

Misstag 2: "Jag bokför intäkten när fakturan betalas" Fel enligt huvudregeln. Moms ska redovisas när fakturan utfärdas. Undantag finns (kontantmetoden) men det måste ansökas om särskilt hos Skatteverket och är ovanligt.

Misstag 3: "Jag blandar faktura med kontant i samma verifikation" Håll dem separerade. Faktura = egen rad mot 1510. Kontant = eget block mot 1910/1580/1581. Vendion håller dem automatiskt isär i Z-rapporten.

Kortbetalning vs. bankinsättning

Kom ihåg att kortbetalning och bankinsättning är två olika händelser:

När kunden betalar:

DEBET    1580 (Kortfordringar)  100 kr
KREDIT   3001 (Försäljning)     89,29 kr
KREDIT   2620 (Moms)            10,71 kr

När banken sätter in (dagen efter, med 2,50 kr i avgift):

DEBET    1930 (Företagskonto)   97,50 kr
DEBET    6061 (Kortavgifter)    2,50 kr
KREDIT   1580 (Kortfordringar)  100,00 kr

Detta är därför konto 1580 aldrig "töms" i realtid – det ackumuleras tills banken gör insättningen. I en vanlig restaurang rullar 1580-saldot på några tusen kronor konstant.

Sammanfattning

• Kontantförsäljning = intäkt + moms + fordran/kassa på samma dag. Vendion bokar automatiskt via Z-rapport.
• Fakturerad försäljning = intäkt + moms + 1510-fordran på utfärdandedagen. Betalning bokas separat när den kommer in.
• Blanda aldrig dessa två i samma verifikation.
• Mappa rätt betalmedel mot rätt konto i Vendion → Bokföringsinställningarna.