Kontantförsäljning vs. fakturerad försäljning

Direkt betalning och fakturering är olika flöden

När gästen betalar kontant, med kort eller Swish regleras köpet vid kassan. När gästen väljer faktura behöver du i stället följa både försäljningen och den senare kundbetalningen. Ett fakturaunderlag i Vendion är inte samma sak som en skickad eller betald kundfaktura.

Guiden visar Vendions standardkonton och hur du kontrollerar underlagen. Företagets bokföringsmetod och eventuell periodisering behöver stämmas av med redovisningskonsulten.

Direkt betalning: betalmedlet styr kontot

En serverad maträtt kostar 100 kr inklusive 12 % moms. Försäljningen är 89,29 kr och momsen 10,71 kr. Debetkontot beror på betalmedlet:

Kortfordran på 1580 är inte pengar på bankkontot 1930. Avräkning, utbetalningsdag och avgifter följer ditt avtal. Stäm av bruttobetalningar, avgifter och utbetalt nettobelopp var för sig.

Presentkort är ett annat slags betalningsvärde och minskar normalt tidigare bokförd presentkortsskuld. Poängrabatt i kassan minskar i stället ordern. Blanda inte ihop dem med nya kontanter i lådan.

Fakturering i kassan

1. Kontrollera kunden under Admin → Försäljning → Fakturering → Fakturakunder.
2. Välj betalmedlet Faktura i kassan.
3. Välj rätt fakturakund och kontrollera uppgifterna.
4. Slutför köpet. Vendion skapar ett numrerat fakturaunderlag.
5. Öppna Försäljning → Fakturering → Underlag för att kontrollera kund, artiklar, belopp, moms och status.

Faktura räknas inte som kontanter i kassalådan. I standardflödet kan den avslutade fakturaförsäljningen ingå i Z-verifikatet med kundfordran på 1510. När Skicka kassafakturor till Fortnox är aktiverat under Integrationer → Fortnox → Hantera hanteras den berörda försäljningen via Fortnox-fakturan och utesluts från Z-verifikatet för att undvika dubbelbokning.

Det är därför viktigt att redovisningskonsulten vet vilket flöde restaurangen använder.

Exempel på kundfordran

Anta ett underlag för serverad mat på 5 600 kr inklusive 12 % moms. När försäljningen bokförs enligt det valda flödet blir den förenklade konteringen:

När kunden senare betalar samma belopp till bankkontot är den enkla betalningskonteringen debet 1930 och kredit 1510 med 5 600 kr. Den skapar ingen ny försäljning. Hantera betalningen och eventuella delbetalningar i bokföringssystemets faktura- eller bankavstämning.

Vad betyder statusen i Vendion?

Underlagen kan visas som Väntar, Skickad, Fakturerad eller Betald. Öppna ett underlag för att använda tillgängliga statusåtgärder, till exempel Markera fakturerad och Markera betald.

Markera betald är en statusändring. Den läser inte banken och skapar inte ett separat betalningsverifikat mot 1930/1510. Bekräfta faktisk betalning först. Fortnox synkstatus visas separat när integrationen är tillgänglig; Synkad betyder att underlaget överförts, inte att kunden har betalat.

Undvik dubbelbokning

• Importera inte samma Z-verifikat både via Fortnox-koppling och SIE.
• Om försäljningen redan bokförts på 1510 via Z ska den inte bokföras en gång till när en extern faktura skapas.
• Om Fortnox bokför fakturaförsäljningen, kontrollera att den valda fakturakopplingen används konsekvent och att äldre underlag hanteras separat.
• När kunden betalar, matcha betalningen mot den befintliga fordran.

Kontrollera ett konkret köp hela vägen från kassa till underlag, bokföring och bank innan ni börjar med en ny rutin. Kontokopplingarna finns under Admin → Bokföring → Verifikat & export → Kontoplan.