Första installation – bokföring steg för steg

Du är klar med Vendion-onboarding, hårdvaran är installerad, menyn är inmatad. Nu är det dags att få ordning på bokföringen innan du tar emot din första gäst. Den här artikeln är din steg-för-steg-checklista.

Tidsåtgång: Cirka 30 minuter. Gör det med en kopp kaffe och din revisor i telefonen om du vill kvalitetssäkra i stunden.

Innan du börjar

Skaffa fram:

• Org.nr (från Bolagsverket)
• Din revisors/redovisningskonsults kontaktuppgifter
• Info om vilket bokföringsprogram de använder (Fortnox, Visma, Björn Lundén)
• Lista på dina menyvarugrupper (på papper eller i huvudet)
• Lista på betalmedel du tänker acceptera (kort, Swish, kontant, faktura, presentkort)

Steg 1: Navigera till Bokföring-sidan

1. Logga in i Vendion admin
2. Klicka Admin uppe i vänsterhörnet
3. Klicka Bokföring i sidomenyn
4. Du är nu på fliken Kontoplan

URL: /admin/bokforing

Steg 2: Välj bokföringssystem

Högst upp på sidan, välj systemet som matchar vad din revisor använder.

Välj alltid "Manuell SIE-export" nu. Det är bästa startpunkten oavsett vad du senare går över till.

Steg 3: Mappa betalmedel till konton

Rulla ner till sektionen Betalmedel → Konton.

Kontrollera att defaultvärdena är ifyllda:

Om något fattas → skriv in det. Om något är fel → ändra det.

Specialfall:

• Accepterar du Amex separat? → Skapa nytt betalmedel "Amex" med konto 1585 (eller behåll 1580)
• Använder du en särskild terminal för cateringbetalningar? → Skapa betalmedel "Catering Kort" med konto 1580
• Fakturerar du utländska företag? → Fråga revisorn om speciellt konto (kanske 1512)

Steg 4: Mappa varugrupper till intäktskonton

Rulla ner till sektionen Varugrupper → Intäktskonton.

Gå igenom varje varugrupp och sätt rätt konto:

Snabbregler:

• Mat (allt som äts) → 3001, moms 12 %
• Alkoholfri dryck → 3002, moms 12 %
• Alkohol (öl, vin, sprit, cider) → 3003, moms 25 %
• Merchandise/övrigt 25 % → 3004
• Övrigt 12 % → 3005

Om du inte har tid att mappa allt: sätt åtminstone Standardintäktskontot till 3001 med 12 % moms. Då fungerar matförsäljningen rätt, alkohol måste du fixa manuellt senare.

Steg 5: Kontrollera momskonton

Sektion Momskonton. Defaultvärden är i princip alltid rätt:

Rör inte dessa om inte din revisor uttryckligen säger något annat.

Steg 6: Kontrollera övriga konton

Sektion Övriga konton. Kontrollera:

• Standardintäktskonto: 3001
• Standardbetalkonto: 1580
• Kundfordringskonto: 1510
• Presentkortsskuldkonto: 2421
• Presentkortsutgångskonto: 3960
• Öresavrundningskonto: 3740
• SIE-serie: Z

Allt brukar stämma default. Om du har flera entiteter kan du vilja ha olika SIE-serier per entitet (A för en, B för en annan etc.).

Steg 7: Spara

Klicka Spara inställningar nederst på sidan. Du får ett gröna "Sparat!"-meddelande.

Steg 8: Testordern

Nu ska vi verifiera att allt fungerar.

1. Öppna kassan (/staff/pos)
2. Lägg en testorder:
   • 1× en varmrätt (t.ex. 200 kr)
   • 1× en läsk (t.ex. 35 kr)
   • 1× ett glas vin (t.ex. 95 kr)
3. Välj betalmedel: Kort
4. Finalisera ordern

Ordern är nu registrerad med kontrollkod från kontrollboxen.

Steg 9: Stäng testdagens Z-rapport

1. Gå till /admin (inte bokföring ännu)
2. Klicka "Stäng Z-rapport" (eller motsvarande knapp)
3. Bekräfta
4. Vänta 2–3 sekunder medan Vendion bygger verifikationen

Steg 10: Granska verifikationen

1. Gå till Admin → Bokföring → Verifikat
2. Öppna "Z1" (din första Z-rapport)
3. Kontrollera raderna:

Förväntad output (totalbelopp 330 kr):

(Exakta öre kan variera pga avrundning – 3740 kan få ±1 öre.)

Stämmer det? ✓ → fortsätt till steg 11. Stämmer inte? → tillbaka till steg 3–4 och leta efter mappningsfel.

Steg 11: Testa SIE-export

1. I verifikatfliken, klicka Exportera SIE
2. En fil vendion_bokforing_[restaurangnamn]_[år].se laddas ner
3. Öppna filen i textredigerare (Anteckningar, VS Code etc.)

Du bör se rader som:

#FLAGGA 0
#FORMAT PC8
#SIETYP 4
#PROGRAM "Vendion POS" "1.0"
#GEN 20260419
#FNAMN "Din Restaurang"
#ORGNR 5593514788
#RAR 0 20260101 20261231
#KPTYP BAS
#KONTO 1580 "Kortfordringar"
#KONTO 3001 "Försäljning mat 12%"
...
#VER "Z" 1 20260419 "Z-rapport #1"
{
  #TRANS 1580 {} 330,00 ""
  #TRANS 3001 {} -178,57 ""
  ...
}

Funkar? ✓ → du är klar med grundinstallationen!

Steg 12: Skicka testfilen till revisorn

Innan du öppnar för första gäst:

1. Mejla SIE-filen till din revisor
2. Be dem att försöksimportera i Fortnox/Visma (bara för att kolla)
3. Om något klagar – revisorn ger dig korrigering (t.ex. "byt 1580 till 1581 för Swish")
4. Ändra i Vendion, exportera igen

Steg 13 (valfritt): Aktivera auto-Z

När du känner dig bekväm med manuell Z-rapport, aktivera automatiken:

1. Admin → Bokföring → Kontoplan
2. Rulla ner till Automatisk Z-rapport
3. Aktivera: På
4. Tid: 23:00 (eller när du stänger)
5. Dagar: Alla du har öppet
6. Auto-exportera SIE: Välj själv (gör det enkelt för revisorn)
7. Spara

Viktigt: Kontrollera att all personal stänger sina ordrar innan auto-Z-tiden. Annars blockeras Z-rapporten.

Installerat! Nu då?

Grattis – din bokföring är uppsatt. Från och med nu gör Vendion det mesta automatiskt. Ditt enda ansvar är:

• Varje dag: Stäng Z-rapport (manuell) eller låt auto-Z göra det
• Varje månad: Exportera SIE-fil, skicka till revisor, räkna kassan
• Varje kvartal/månad: Följ upp att revisorn lämnat in momsdeklaration

Om något går fel

Z-rapport blockerad

Felmeddelande: "Det finns gamla väntande ordrar." → Gå till kassan och stäng/makulera öppna ordrar.

SIE-import i Fortnox klagar

Felmeddelande: "Okänt kontonummer." → Din revisor har en anpassad kontoplan. Be om rätt nummer och uppdatera i Vendion.

Verifikationen är obalanserad

Debet ≠ Kredit → detta ska aldrig hända med Vendion. Kontakta supporten.

Se även

• Översikt – Bokföring i Vendion — starthjälp
• Kontoplanens inställningar i admin — fördjupning
• SIE-fil – exportering från Vendion — mer om SIE
• Från Z-rapport till verifikation — hur verifikationen byggs

Välkommen till bokföringssidan av krögarlivet. Det är faktiskt lättare än man tror.