Första installation – bokföring steg för steg

Du är klar med Vendion-onboarding, hårdvaran är installerad, menyn är inmatad. Nu är det dags att få ordning på bokföringen innan du tar emot din första gäst. Den här artikeln är din steg-för-steg-checklista.

Tidsåtgång: Cirka 30 minuter. Gör det med en kopp kaffe och din revisor i telefonen om du vill kvalitetssäkra i stunden.

Innan du börjar

Skaffa fram:

• Org.nr (från Bolagsverket)
• Din revisors/redovisningskonsults kontaktuppgifter
• Info om vilket bokföringsprogram de använder (Fortnox, Visma, Björn Lundén)
• Lista på dina menyvarugrupper (på papper eller i huvudet)
• Lista på betalmedel du tänker acceptera (kort, Swish, kontant, faktura, presentkort)

Steg 1: Navigera till Bokföring-sidan

1. Logga in i Vendion admin
2. Klicka Admin uppe i vänsterhörnet
3. Klicka Bokföring i sidomenyn
4. Öppna Verifikat & export → Kontoplan

URL: /admin/bokforing

Steg 2: Bestäm hur bokföringsunderlaget ska lämnas

Stäm av med redovisningskonsulten om underlaget ska lämnas som SIE-fil eller via en direktkoppling. SIE-filen exporteras från Vendion och importeras i bokföringsprogrammet, exempelvis Spiris (tidigare Visma eEkonomi) eller Björn Lundén.

För en direkt Fortnox-koppling öppnar du Admin → Integrationer, ansluter företaget och väljer om Z-rapporter ska bokföras automatiskt. Manuell SIE-export finns även utan direktkoppling.

Fortsätt sedan under Bokföring → Verifikat & export → Kontoplan för att ställa in kontona i stegen nedan.

Steg 3: Mappa betalmedel till konton

Rulla ner till sektionen Betalkonton.

Kontrollera att defaultvärdena är ifyllda:

Om något fattas → skriv in det. Om något är fel → ändra det.

Så väljs kontot för ett betalmedel: Som standard bokförs varje betalning på kontona under Betalkonton. Vendion känner igen betalmedlet på namnet: ett namn med "Swish" går till Swish-kontot, "Kontant" till Kontant, "Faktura" till Faktura, och "Presentkort" och "Lojalitet" till sina konton. Alla andra betalmedel bokförs på kontot för Kort (1580). Det gäller även ett betalmedel du skapar själv under Admin → Försäljning → Betalmedel, till exempel "Amex" eller "Catering kort". Ett nytt betalmedel får alltså inget eget konto av sig självt.

Egna kontonummer per betalmedel (avancerat): Om separata reglage finns väljer du betalmedlens konton under Kontoplan → Betalkonton och intäktskonton överst i Varugrupper, oberoende av varandra:

• Egna konton per betalmedel — av: Betalkonton per typ används för betalningar och återbetalningar i Z-verifikat och SIE.
• Egna konton per betalmedel — på: kontona i Betalmedel → Kontonummer används för samma underlag. Saknas eget konto används Standardbetalning (1580). Faktura använder Kundfordringar (1510).
• Intäktskonton per varugrupp — av: intäkterna använder Intäktskonton per momssats. Saknas en central koppling används radens varugruppskonto, annars Standardintäkt.
• Intäktskonton per varugrupp — på: intäkterna använder varje varugrupps eget Intäktskonto, med Standardintäkt som reserv. Varugruppernas momskategorier gäller i båda lägena.

Exempel: separata intäktskonton för öl och vin men samma kortkonto kräver egna varugruppskonton på och egna betalmedelskonton av.

Om du i stället ser det gemensamma Egna konton för betalmedel och varugrupper (äldre namn: Använd egna kontonummer), styr det båda valen tillsammans: av använder centrala konton och på använder både varugruppernas och betalmedlens egna konton. Kontrollera båda delarna innan du ändrar det.

De separata reglagen sparas direkt när du ändrar dem. Kontonumren i betalmedelslistan sparas när du lämnar fältet och kräver Hantera inställningar. Det gemensamma reglaget och centrala kontofält sparas med Spara inställningar. Stäm av valen med redovisningskonsulten. Kontonumren är bokföringskonton, inte Adyen-koder; kortavgifter, avräkning och bankutbetalningar hanteras separat under Bokföring → Kortinlösen.

Fakturerar du utländska företag? Alla fakturabetalningar bokförs på samma konto. Vendion kan inte lägga vissa fakturakunder på ett eget konto, till exempel 1512. Behöver redovisningskonsulten skilja dem åt görs det i bokföringsprogrammet.

Steg 4: Sätt momskategori på varugrupperna

Öppna Bokföring → Verifikat & export → Varugrupper och välj rätt Typ av varugrupp. Koppla sedan produkten med fältet Varugrupp. I standardläget väljer Vendion intäktskontot utifrån momssatsen:

Snabbregler:

• Mat & alkoholfri dryck (serveras) → momskategori Mat/alkoholfri dryck → konto 3002, moms 12 %
• Mat & alkoholfri dryck (avhämtning/leverans) → samma kategori men 6 % → konto 3003
• Starköl, vin, sprit och cider → momskategori Alkohol → konto 3001, moms 25 %. Lättöl och folköl (högst 3,5 %) följer matens sats: 12 % serverat, 6 % avhämtning
• Merchandise/annat med 25 % → momskategori Annan vara 25 % → konto 3001
• Böcker o.d. med 6 % → momskategori Annan vara 6 % → konto 3003

Intäktskontot bestämmer inte produktens momssats. Välj rätt varugrupp och kontrollera både servering och avhämtning. Stäm av kontoplanen med din revisor.

Steg 5: Kontrollera momskonton

Sektion Momskonton. Defaultvärden är i princip alltid rätt:

Rör inte dessa om inte din revisor uttryckligen säger något annat.

Steg 6: Kontrollera övriga konton

Sektion Övriga konton. Kontrollera:

• Standardintäkt: 3001
• Standardbetalning: 1580
• Kundfordringar: 1510
• Presentkortsskuld: 2421
• Presentkort förfallna: 3960
• Öresavrundning: 3740
• Verifikatserie: Z

Allt brukar stämma default. Om du har flera entiteter kan du vilja ha olika verifikatserier per entitet (A för en, B för en annan etc.).

Steg 7: Spara

Klicka Spara inställningar nederst på sidan. Du får bekräftelsen Bokföringsinställningar sparade.

Steg 8: Kontrollera en försäljning

Använd ett korrekt genomfört köp för att stämma av inställningarna. En betalning i en skarp kassa är en riktig försäljning och blir del av dagsavslutet.

Exempel: en serverad varmrätt för 200 kr, läsk för 35 kr och vin för 95 kr, betalt med kort. Totalen är 330 kr med 12 % moms på mat/läsk och 25 % på vinet.

Steg 9: Gör dagsavslut

1. Öppna Admin → Bokföring → Dagsavslut → X/Z-rapporter.
2. Klicka Gör Dagsavslut (Z-rapport).
3. Följ dialogen och kontrollera att rapporten sparas.

Öppna notor ingår inte i avslutet. Kontrollera att dagens verkliga försäljningar är avslutade och att eventuella felmeddelanden hanteras.

Steg 10: Granska verifikationen

1. Gå till Admin → Bokföring → Verifikat & export
2. Öppna "Z1" (din första Z-rapport)
3. Kontrollera raderna:

Förväntad output (totalbelopp 330 kr):

(Exakta öre kan variera pga avrundning – 3740 kan få ±1 öre.)

Stämmer det? ✓ → fortsätt till steg 11. Stämmer inte? → tillbaka till steg 3–4 och leta efter mappningsfel.

Steg 11: Exportera rätt period

1. Öppna Bokföring → Dagsavslut → Periodrapport.
2. Välj Från och Till och klicka Visa period.
3. Kontrollera periodens Z-rapporter och summeringar.
4. Klicka Ladda ner SIE för periodens skapade verifikat. Du kan även ladda ner PDF, Excel eller CSV som läsbart avstämningsunderlag.

Om verifikat saknas, kontrollera Z-rapporthistoriken under X/Z-rapporter. En export skapar inte saknade verifikat.

Steg 12: Stäm av med redovisningskonsulten

Lämna SIE-filen tillsammans med periodrapporten. Kontrollera företagsuppgifter, räkenskapsår, konton och totalsummor före import. Se till att samma verifikat inte redan skickats genom en integration eller tidigare fil.

Ett fel i befintliga verifikat rättas inte genom att ändra Kontoplan och exportera samma verifikat igen. Bestäm rättelsen med redovisningskonsulten.

Steg 13 (valfritt): Aktivera auto-Z

När du känner dig bekväm med manuell Z-rapport, aktivera automatiken:

1. Öppna Admin → Bokföring → Dagsavslut → Automatisk Z.
2. Kontrollera inställningarna för Automatisk Z-rapport.
3. Aktivera: På
4. Tid: 23:00 (eller när du stänger)
5. Dagar: Alla du har öppet
6. Under Skicka Z-rapport via mejl kan du lägga till redovisningskonsulten och välja SIE/PDF. Kontrollera också om dagar utan försäljning ska hoppas över.
7. Spara

Viktigt: Välj en tid som passar avslutet av er försäljningsdag. Öppna notor inkluderas inte; betalningar efter avslutet kommer med i nästa rapport.

Installerat! Nu då?

Grattis – din bokföring är uppsatt. Från och med nu gör Vendion det mesta automatiskt. Ditt enda ansvar är:

• Varje dag: Stäng Z-rapport (manuell) eller låt auto-Z göra det
• Varje redovisningsperiod: Lämna och stäm av bokföringsunderlaget. Räkna kontanter vid den dagliga kassaavstämningen
• Enligt företagets momsperiod: Följ upp att momsdeklarationen lämnats

Om något går fel

Z-rapport blockerad

Läs felmeddelandet och kontrollera rapporthistoriken innan du försöker igen. Kontakta supporten om avslutet inte kan slutföras. Makulera inte en giltig gästnota för att försöka kringgå ett rapportfel.

SIE-import i Fortnox klagar

Felmeddelande: "Okänt kontonummer." → Din revisor har en anpassad kontoplan. Be om rätt nummer och uppdatera i Vendion.

Verifikationen är obalanserad

Debet ≠ Kredit → detta ska aldrig hända med Vendion. Kontakta supporten.

Se även

• Översikt – Bokföring i Vendion — starthjälp
• Kontoplanens inställningar i admin — fördjupning
• SIE-fil – exportering från Vendion — mer om SIE
• Från Z-rapport till verifikation — hur verifikationen byggs

Välkommen till bokföringssidan av krögarlivet. Det är faktiskt lättare än man tror.