Översikt – Bokföring i Vendion

Vendion är ett kassasystem – inte ett bokföringsprogram. Men varje gång din personal slår in en bit lax, en Aperol eller ett presentkort händer det saker i bakgrunden som din revisor kommer att tacka oss för. Den här artikeln är startpunkten för hela modulen Bokföring.

Vi vet att krögare har begränsade kunskaper om bokföring – och ärligt talat, det är som det ska vara. Du ska laga mat och leda ett team. Men du behöver förstå tillräckligt för att kunna tala med din redovisningskonsult, välja rätt inställningar och veta att siffrorna stämmer. Det är vad den här modulen ger dig.

Vad Vendion gör åt dig automatiskt

Vendion hanterar det tunga dagliga arbetet:

• Varje order får rätt momssats (12 % mat, 25 % alkohol, 6 % på kultur) baserat på varugruppen du satt upp.
• Varje betalning landar på rätt konto (kontant → 1910, kort → 1580, Swish → 1581, presentkort → 2421).
• Vid dagsavslut bygger Vendion en verifikation (Z-rapportens bokföringspost) – debet och kredit balanserar alltid.
• Presentkort hanteras som flerfunktionsvoucher (skuld på 2421, moms först vid inlösen – helt enligt ML 5 kap 40 §).
• Lojalitetsrabatter minskar intäkten proportionellt, så momsen blir rätt i slutändan.
• SIE-filen (standardformat för svensk bokföring) kan exporteras direkt från admin och importeras i Fortnox, Visma, Björn Lundén eller Bokio.

Vad Vendion INTE gör (ännu)

Viktigt att veta:

• Ingående moms (moms på leverantörsfakturor) – det är din revisors jobb.
• Löner och arbetsgivaravgifter – hanteras i Personal-modulen med SIE-export, men bokförs i ditt bokföringsprogram.
• Leverantörsskulder och betalningar – sköts separat.
• Momsdeklaration till Skatteverket – du eller din revisor lämnar in den månadsvis eller kvartalsvis.
• Årsredovisning och bokslut – görs en gång per år av revisor/redovisningskonsult.

Vendion producerar alltså källdatat (verifikationerna från försäljningen) och din revisor gör resten i Fortnox eller Visma.

De tre hörnstenarna du behöver förstå

1. BAS-kontoplan

Den standardiserade sifferkoden (1910 = Kassa, 3001 = Mat 12 %, 2610 = Utgående moms 25 %, och så vidare). Vendion använder BAS default. Läs primern om BAS-kontoplanen.

2. Verifikationen

Varje dag stängs med en Z-rapport som blir en verifikation – en daterad bokföringspost där debet = kredit. Det är lagkravet från Bokföringslagen (1999:1078).

3. SIE-filen

En textfil i formatet SIE Typ 4 som innehåller alla dina verifikationer. Din revisor importerar den i sitt bokföringsprogram.

Flödet från kassa till bokföring (en typisk dag)

Gäst beställer → Personal slår in i Vendion → Betalning (kort/kontant/Swish/presentkort)
        ↓
Order finaliseras → Kontrollbox skickar kontrollkod → fiskalt arkiv sparar (oföränderligt)
        ↓
Vid dagsavslut: Z-rapport genereras → verifikation byggs (debet = kredit)
        ↓
I månadsskiftet: SIE-fil exporteras → skickas till revisor → importeras i Fortnox/Visma
        ↓
Momsdeklaration till Skatteverket → bokslut vid årets slut

Exempel: en enkel dag

Antag att du sålt för 10 000 kr på en dag – 8 000 kr mat (12 % moms) och 2 000 kr alkohol (25 % moms). Allt betalt med kort.

Debet och kredit balanserar – det är grunden i dubbel bokföring. Vendion räknar ut allt det här automatiskt och presenterar det som en verifikation du kan klicka dig in på under Admin → Bokföring → Verifikat.

Viktigt: Du kan inte redigera en verifikation i efterhand – det är ett lagkrav. Om något blir fel skapar man en rättelseverifikation (motbokning). Vendion hanterar detta via retur-funktionen i kassan.

Ditt ansvar som krögare

Även med Vendions automatik behöver du:

1. Välja bokföringssystem i inställningarna (Manuell SIE, Fortnox, Visma eller Björn Lundén).
2. Koppla betalmedel till rätt konton (görs en gång, sedan är det klart).
3. Koppla varugrupper till intäktskonton (mat → 3001, alkohol → 3003 etc.).
4. Stänga Z-rapport varje dag (eller aktivera auto-Z kl 23:00).
5. Exportera SIE-fil månadsvis och skicka till revisor.
6. Räkna kassan och stämma av mot Z-rapporten (kassadifferens → konto 3740).

Det låter som mycket, men 1–3 görs en gång vid uppsättning. 4–6 är ca 5 minuter om dagen + 10 minuter i månadsskiftet.

Nästa steg

• Läs BAS-kontoplan – grunderna för att förstå siffersystemet.
• Kika på Konton i Vendion – defaultinställning för att se de förinställda kontona.
• Gå till Första installation – bokföring steg för steg när du är redo att sätta upp.

Bokföring är inte magi. Det är bara disciplin och struktur – och Vendion ger dig båda delarna. Så du kan fokusera på gästen.