X-rapport vs. Z-rapport – skillnaden

I kassavärlden finns två centrala rapporter som ofta blandas ihop: X-rapport och Z-rapport. De ser liknande ut på skärmen men gör olika saker. Att förstå skillnaden är viktigt för både personal och för revisorn.

Kort sammanfattning

Vad är en X-rapport?

X-rapporten är en läs-bara ögonblicksbild av försäljningen sedan senaste Z-rapporten. Den kan köras när som helst, så många gånger du vill, och påverkar ingenting.

Typiska användningar:

• Lunchrestaurang: kör X kl 14:00 för att se hur det gick på lunchen
• Barchef: kör X innan skiftbyte för att följa upp försäljning
• Ägare: snabbkolla dagens resultat utan att stänga kassan
• Personalhandledning: visa hur försäljningen ser ut i realtid

Vad visas:

• Antal ordrar hittills
• Totalsumma inkl. moms
• Fördelning per betalmetod (kontant, kort, Swish)
• Fördelning per varugrupp (mat, dryck, alkohol)
• Momsbelopp per sats
• Rabatter och returer

Vad händer inte:

• Ingen räknare nollställs
• Ingen verifikation skapas
• Inget skickas till Skatteverket
• Fiskalt arkiv berörs inte
• CCA kontaktas inte

Tänk på X-rapporten som en "preview" av Z-rapporten.

Vad är en Z-rapport?

Z-rapporten är slutavslutet för en period, vanligtvis en dag. När den körs:

1. Sammanställs all försäljning sedan förra Z-rapporten
2. En immuterlig loggpost läggs till i det fiskala arkivet
3. En balanserad verifikation skapas
4. Z-räknaren ökas atomiskt med 1
5. Dagens totaler "låses" – de kan inte ändras i efterhand

Z står för "zero" – eftersom dagens räknare nollställs.

Enligt svensk Kassalag (SKVFS 2014:9) måste en restaurang stänga en Z-rapport minst en gång per dag med försäljning. Även dagar utan försäljning bör stängas (nollrapport) för att hålla sekvensen utan luckor.

Konkret flöde över en dag

09:00 – Öppning av kassa

• Kassören loggar in
• Växelkassa läggs i (t.ex. 1 500 kr)
• Ingen rapport körs

11:30 – Efter frukostrush

• Kassören kör X-rapport: "87 beställningar, 6 400 kr, varav 3 200 kr kort"
• Inget händer i systemet, bara information
• Kassan fortsätter ta ordrar

14:00 – Efter lunch

• Chefen kör X-rapport: "234 beställningar, 18 500 kr"
• Använder datan för att planera kvällskiftet

17:00 – Skiftbyte

• Kvällspersonalen börjar
• Ingen rapport krävs (X kan köras valfritt av nya kassören)

23:30 – Stängning

• Sista gästen har gått
• Köket stängs, kassan är klar
• Kassachefen räknar fysisk kassa: 4 512 kr (inkl. 1 500 kr växelkassa = 3 012 kr i försäljning)
• Z-rapport körs:
  • System jämför med sin egen 1910-summa (förväntat 3 010 kr)
  • Differens: 2 kr (övertäckning)
  • 3740 Öresavrundning krediteras med 2 kr
  • Verifikation Z-nummer #147 skapas
  • SIE-filen blir automatiskt tillgänglig för export

Vad händer om jag glömmer köra Z-rapport?

Ett dygn missat: Nästa dag när du kör Z-rapport hamnar två dagars försäljning i samma verifikation. Rapporten blir dubbelt så stor men tekniskt fortfarande korrekt.

Flera dagar missade: Problem uppstår – bokföringen blir rörig. Revisorn kan inte se vilken dag varje försäljning skedde. Du bryter också mot Kassalagens krav på daglig Z-rapport.

Rekommendation: Aktivera automatisk Z-rapport i Vendion så körs den 23:00 varje dag, även när restaurangen är stängd.

Admin → Bokföring → Inställningar
☑ Aktivera automatisk Z-rapport
⏰ Tid: 23:00
📅 Dagar: Alla

Tekniska detaljer

X-rapport: Vendion läser dagens försäljning sedan senaste Z-rapport och visar den aggregerat – inga ändringar i bokföringen.

Z-rapport: Vendion bygger verifikationen atomiskt så att två Z-rapporter aldrig kan få samma nummer och ingen försäljning kan hamna dubbelt.

Kan jag skriva ut en X-rapport till Skatteverket?

Nej. X-rapporter är inte giltiga som bokföringsunderlag. De är enbart interna avstämningshjälpmedel.

• Z-rapporter måste sparas i 7 år (Bokföringslagen)
• X-rapporter kan slängas omedelbart

När används vilken?

Använd X-rapport när:

• Du vill se försäljningen just nu
• Ett skift avslutas men dagen fortsätter
• Du vill räkna kassan för att säkerställa att allt stämmer (utan att stänga)
• Chefen kollar hur det går mitt i lunchen

Använd Z-rapport när:

• Dagen är slut (eller nära slut)
• Du ska stänga och gå hem
• Det är månadsslut och du ska exportera SIE
• Efter en revision där Skatteverket granskat kassan

Vanliga frågor

Kan jag köra flera Z-rapporter samma dag? Ja, men det är ovanligt. Vissa restauranger gör det vid skiftbyte (lunch-Z + middag-Z). Varje Z får eget nummer och egen verifikation.

Vad händer om jag råkar köra Z istället för X? Ingen panik – verifikationen skapas men försäljningen har inte påverkats. Nästa Z-rapport blir bara mindre. Men du bör informera revisorn (verifikationer med väldigt låga belopp ser konstigt ut i bokföringen).

Skriver X-rapporten ut ett kvitto? Ja, om receipt printer är konfigurerad. Utskriften är märkt "X – EJ VERIFIKATION" för att tydligt skilja sig från ett Z-utdrag.

Får jag se gamla X-rapporter? Nej. De sparas inte – de är bara tillfälliga ögonblicksbilder. Historisk data finns i Z-rapporterna.