Presentkort i kedjedrift – intercompany-avräkning

Kedjedrift skapar en unik utmaning för presentkortsbokföring. När gästen köper ett kort på Restaurang A och löser in det på Restaurang B är det två separata juridiska personer som måste reglera mellanhavandena. Det är ett klassiskt intercompany-problem och kräver särskild bokföring.

Scenariot

Kedja: "Restaurang AB" består av tre legala bolag:

• Bolag A (organisationsnummer 559351-4788-A) = Restaurang Stockholm
• Bolag B (559351-4788-B) = Restaurang Göteborg
• Bolag C (559351-4788-C) = Restaurang Malmö

Gästen köper ett presentkort på 500 kr på Restaurang Stockholm, men äter sedan för pengarna på Restaurang Göteborg.

Problemet

• Bolag A har tagit emot 500 kr kontant/kort (asset) och bokfört en skuld på 500 kr (2421).
• Bolag B har levererat mat/dryck för 500 kr (intäkt), men har inte fått 500 kr i pengar.
• Utan intercompany-bokföring skulle Bolag B ha levererat utan ersättning, och Bolag A skulle sitta på 500 kr som egentligen tillhör Bolag B.

Lösningen – intercompany-konton

I BAS-kontoplanen finns särskilda intercompany-konton:

• 1660 – Kortfristiga fordringar hos koncernföretag (receivable från annat bolag i koncernen)
• 2860 – Kortfristiga skulder till koncernföretag (payable till annat bolag i koncernen)

Dessa konton används för att spåra mellanhavanden inom koncernen som senare regleras (vanligen månadsvis eller kvartalsvis).

Bokföring vid försäljning (Bolag A)

När presentkortet säljs på Bolag A – samma bokning som vid vanlig presentkortsförsäljning:

Bolag A (Stockholm) – dag 1:

Bolag A har en skuld på 500 kr. Än så länge påverkas bara Bolag A.

Bokföring vid inlösen (Bolag B) – med intercompany

När gästen löser in kortet på Bolag B händer två saker parallellt.

Bolag B (Göteborg) – dag 30:

Gästen äter för 500 kr (anta 100% mat, 12% moms).

Bolag B redovisar intäkten och momsen (det är ju Bolag B som sålt maten), men istället för att debitera 1580 (bank) debiteras 1660 – en fordran på Bolag A. Bolag A är skyldigt Bolag B 500 kr.

Bolag A (Stockholm) – dag 30 samtidigt:

Bolag A släpper skulden till gästen (2421 minskar) och tar upp en skuld till Bolag B istället (2860).

Verifiering av balans

Samlat över båda bolagen:

Bolag A:s skuld till gästen → Bolag A:s skuld till Bolag B. Bolag B:s leverans av mat → Bolag B:s intäkt + fordran på Bolag A. Balanserar.

Avräkning mellan bolagen

Månadsvis (eller kvartalsvis, enligt koncernens policy) stäms intercompany-kontona av och pengar flyttas:

Bolag A (månadsslut):

Bolag A betalar 500 kr till Bolag B via bankgiro.

Bolag B (månadsslut):

Bolag B tar emot 500 kr. Fordran är reglerad.

Efter avräkning: båda intercompany-kontona är på 0 kr, och Bolag B har de 500 kr som Bolag A ursprungligen fick från gästen.

Moms och intercompany

Viktigt: momsen (53,57 kr) i vårt exempel tas ut hos Bolag B, inte Bolag A. Det är Bolag B som leverar varan/tjänsten (mat till gästen), så det är Bolag B som är momspliktig för leveransen.

Detta är korrekt även om pengarna ursprungligen togs emot av Bolag A. Moms följer varan, inte pengarna.

Intercompany-överföringen (500 kr från A till B) är en ren finansiell rörelse och är inte momspliktig – det är inte en försäljning från A till B, utan en avräkning.

Vendions nuvarande stöd

Per april 2026 är chain gift cards planerade men inte fullt implementerade i Vendion. Nuläget:

• Presentkort är knutna till en specifik restaurang (ett bolag)
• Om kortet säljs på ett bolag kan det för närvarande bara lösas in på samma bolag
• Full kedjepresentkorts-support planeras under 2026

När funktionen är live kommer det att fungera enligt ovan – automatisk intercompany-voucher skapas vid tvärrestaurang-inlösen.

Alternativa modeller som används idag

Tills automatiken är på plats finns några manuella alternativ:

Alternativ 1: Kortet knyts till kedjans "moderbolag"

• Alla presentkort ägs av kedjans holdingbolag
• Varje dotterbolag vidarefakturerar sin leverans till moderbolaget
• Kräver separat "moderbolags-konto" i alla dotterbolags kassor

Alternativ 2: Manuell avräkning vid månadsbokslut

• Varje restaurang rapporterar in varje månad hur mycket som lösts in från "andra bolags" kort
• Redovisningskonsult gör manuell intercompany-bokföring

Alternativ 3: Separata kort per restaurang (nuvarande Vendion-modell)

• Kort sålt på A kan bara lösas in på A
• Enkelt, men gästen kan inte använda kort flexibelt

BAS-kontoplanen – fler intercompany-konton

Välj kontonummer beroende på koncernstrukturen.

Praktisk checklista för kedjor

För kedjor som vill hantera gemensamma presentkort korrekt:

1. ✅ Juridisk genomlysning – är bolagen verkligen separata juridiska personer? Eller är de filialer?
2. ✅ Definiera intercompany-policy – hur ofta avräknas? Via bank eller intern clearing?
3. ✅ Konfigurera intercompany-konton i varje bolags kontoplan (1660 / 2860)
4. ✅ Dokumentera avtal mellan bolagen – vem tar momsansvar? Vilka marginalpåslag?
5. ✅ Månadsvis avstämning av intercompany-saldon
6. ✅ Samordna SIE-export så både bolags bokföring är synkroniserad

Relaterade artiklar

• Presentkort – bokföring vid utfärdande
• Presentkort – bokföring vid inlösen
• Kedjebokföring – översikt
• Intercompany-konton (1660, 2860)