Presentkort i kedjedrift – intercompany-avräkning

När behövs avräkning mellan restauranger?

Vendion har stöd för delade presentkort i en kedja. När ett kedjekort används på en annan restaurang än utfärdaren kontrolleras restaurangernas organisationsnummer. Om de är olika skapas ett mellanhavande mellan bolagen. Inlösen inom samma organisationsnummer ger inte denna intercompany-transaktion.

Kedjekort är alltså inte samma sak som att alla befintliga lokala presentkort automatiskt blir gemensamma. Kontrollera kortets omfattning och utfärdare i kedjans presentkortslista.

Aktivera och kontrollera konton

Öppna kedjevyn och välj Inställningar:

1. Kontrollera att Delade presentkort är aktiverat.
2. Under Intercompany-bokföring kontrollerar du Fordran-konto (receivable) och Skuld-konto (payable).
3. Standardkontona är 1660 för fordran och 2860 för skuld.
4. Spara inställningarna.

Ändrade konton gäller nya verifikat. Redan bokförda verifikat behåller de konton som användes vid bokföringstillfället. Stäm av kontovalet med redovisningskonsulten för bolagen.

Exempel: restaurang A säljer, restaurang B löser in

A och B har olika organisationsnummer och ingår i samma kedja. A säljer ett kedjepresentkort på 500 kr med kortbetalning.

Gästen använder senare 500 kr hos B till mat som serveras på restaurangen med 12 % moms. B redovisar försäljningen och får en fordran på A.

A:s kvarvarande skyldighet flyttas från presentkortet till mellanhavandet med B:

Tabellerna visar den samlade effekten. Vendion bokför mellanhavandena i samband med Z-rapporten. Inlösentransaktionen och bokföringen behöver därför inte vara klara samtidigt. Avstämningen måste omfatta båda restaurangernas dagsavslut.

Följ transaktionerna i kedjevyn

Välj Intercompany under Ekonomi i kedjans meny. Sidan visar datum, utfärdare, inlösare, presentkort, belopp och status:

Under Avräkning mellan bolagen väljer du Från och Till. Vyn sammanställer bokförda mellanhavanden per bolagspar och visar belopp som väntar på bokföring eller redan har reglerats. Riktningen visar vem som ska betala vem. Förvald period är föregående kalendermånad.

Markera när betalningen är gjord

1. Kontrollera period, bolagspar och nettobelopp.
2. Jämför med båda bolagens bokföring och eventuella returer.
3. Genomför den faktiska betalningen enligt er avräkningsrutin.
4. Klicka på Markera reglerat för bolagsparet.
5. Läs bekräftelsen och välj Markera reglerat igen.

Knappen överför inte pengar mellan bankkonton. Den bekräftar att betalningen har gjorts och markerar bokförda transaktioner i vald period. Poster som väntar på bokföring omfattas inte.

I det enkla exemplet med en betalning på 500 kr bokför A betalningen som debet 2860/kredit bank och B som debet bank/kredit 1660 i respektive bokföringssystem. Bankkontot är vanligtvis 1930, medan 1580 är kortfordran. Undvik att bokföra samma betalning igen om den redan har registrerats via bankavstämningen.

Om beloppen inte stämmer

Kontrollera först att kortet är ett kedjekort, att utfärdaren är rätt och att restaurangerna har korrekta organisationsnummer. Kontrollera sedan båda restaurangernas Z-rapporter och verifikat. En väntande transaktion ska inte lösas genom att markera en betalning som gjord.

Spara periodens underlag tillsammans med bankbetalningen. Om bolagen använder olika bokföringssystem behöver båda sidor få sina egna underlag; kedjevyn ersätter inte respektive bolags bokföring.