Personalportalen – en komplett översikt för medarbetare

Personalportalen är medarbetarens självbetjäningsyta i Vendion. Här kan hen se och hantera allt som rör sin anställning – utan att behöva be chefen.

---

Öppna portalen:

Det finns tre sätt att komma åt personalportalen:

Inloggning:

• E-postadress eller telefonnummer
• Lösenord eller magisk länk via e-post
• Vid första inloggningen (efter inbjudan): skapa lösenord, sätt PIN-kod

---

Sex flikar i portalen:

1. Hem – dashboard

Startsidan när du loggar in. Visar:

• Nästa pass (datum, tid, station, rast) – stort och tydligt
• Olästa meddelanden (antal + senaste titel)
• Väntande avtal (antal att signera)
• Semesterbalans (dagar kvar att ta ut)
• Komptidssaldo (timmar tillgängliga)
• Senaste stämpling (Du stämplade in kl. 09:03 idag)
• Snabbknappar (Stämpla in/ut, Ansök om ledigt, Skriv meddelande till chef)

---

2. Schema – dina pass

Se dina kommande pass:

• 10 närmaste pass visas som standard (datum, dag, tid, station)
• Bläddra framåt för att se längre in i framtiden (upp till 8 veckor framåt om schemat är publicerat)
• Bekräfta pass – klicka för att visa chefen att du sett schemat
• Begär byte – öppnar dialog för passbyte med kollega (se separat artikel)
• Anteckningar – se eventuella noteringar från chefen (t.ex. "Utbildning 14-16 före pass")

Kalenderexport (iCal):

• I portalen finns en länk för att prenumerera på ditt schema i Google Calendar, Apple Calendar eller Outlook
• Schemat uppdateras automatiskt när chefen gör ändringar

---

3. Tid – arbetade timmar

Översikt över din arbetstid:

• Denna månad – total arbetad tid hittills
• Denna vecka – daglig uppdelning
• Övertid (timmar över normalarbetstiden, baserat på anställningsgrad)
• Stämpelhistorik – lista över varje stämpling (in, ut, rastpauser)
• Jämför med schema – plus/minus mot vad som var planerat

Om tiden inte stämmer:

• Klicka Rapportera fel på en stämpling
• Chefen granskar och kan korrigera

---

4. Frånvaro – ansök om ledigt

Hantera alla former av frånvaro:

• Ny frånvaroansökan – välj typ (Semester, Sjuk, VAB, Föräldraledighet, Tjänstledighet, Komptid, Övrigt)
• Semesterbalans – hur många dagar du har kvar (intjänad, uttagen, sparad)
• Komptidssaldo – hur många timmar du kan ta ut
• Pågående ansökningar – status: Väntande / Godkänd / Avslagen
• Historik – tidigare ansökningar

---

5. Meddelanden – intern kommunikation

Alla meddelanden från chefen:

• Inkorg – olästa först, sedan lästa
• Kvittera – klicka för att bekräfta att du läst (om krävs)
• Svara till chef – skicka direktsvar om så är tillåtet
• Arkiverade – gamla meddelanden (sparas i 1 år)

Meddelanden kan vara:

• Info från chefen (broadcast eller riktat)
• Automatiska notiser (schema publicerat, frånvaro godkänd)
• System-meddelanden (avtal att signera, utgående intyg)

---

6. Profil – dina uppgifter

Se och (delvis) redigera din profil:

---

Extra sektioner (om aktiverade i restaurangens inställningar):

Dricks

• Drickshistorik per period
• Aktuellt belopp för pågående period (preliminärt)

Avtal & Dokument

• Pågående avtal att signera
• Signerade avtal (arkiv)
• Mina dokument (utbildningsintyg, lönespecifikationer)

Arbetsgivarintyg

• Ladda ner officiellt arbetsgivarintyg (används vid banklån, försäkringar)

---

Push-notiser:

Om du har Vendion-appen installerad får du notiser för:

• Nytt schema publicerat
• Schemaändring (pass ändrat/tillagt/borttaget)
• Nytt meddelande från chef
• Frånvaroansökan behandlad
• Påminnelse: pass om 2 timmar
• Påminnelse: avtal att signera

Stäng av notiser: Gå till Profil → Notisinställningar och välj vilka du vill ha.

---

Tillgänglighet och språk:

• Språk: Svenska eller engelska (väljs i Profil)
• Mobilanpassat: portalen fungerar lika bra på mobil som på dator
• Offline-läge: vissa vyer (schema, tid) cachas så du kan se dem utan nätverk

---

Tips för medarbetare:

1. Bokmärk portalen på din mobil så det går snabbt att öppna
2. Prenumerera på iCal – din kalender uppdateras automatiskt
3. Bekräfta pass så chefen vet att du sett schemat
4. Slå på notiser så du inte missar schemaändringar
5. Ansök i god tid – semester och ledigt ska begäras tidigt, inte dagen innan

Tips för chefer:

Peka alltid ny personal mot portalen under onboarding. Ju mer medarbetarna använder själva, desto mindre chef-tid behövs för administration.