Byta pass med en kollega

Behöver du bli av med ett pass? I personalportalen kan du erbjuda passet till en kollega. Hen tackar ja eller nej, och sedan flyttas passet.

Erbjud ett eget pass

I dialogen Erbjud pass erbjuder du ett av dina egna pass till en namngiven kollega. Det finns inget val av motpass i den dialogen. Vill ni byta två pass med varandra, be chefen hjälpa er att planera bytet och kontrollera bådas schema.

Om du får ett erbjudande om ett tvåvägsbyte ser du både Du får: och Du lämnar: när det är ett byte rakt av, och bara Du får: när det är en bortgivning. Läs den raden innan du accepterar — ett byte kostar dig ett eget pass.

Det finns däremot ingen funktion för att fråga hela personalstyrkan på en gång. Är passet ledigt och osatt hittar du det i stället under Lediga pass.

Så erbjuder du ett pass

1. Öppna Schema i portalen
2. Tryck på fliken Passbyten
3. Tryck Erbjud pass
4. Välj Ditt pass i listan — bara kommande pass går att erbjuda
5. Välj Kollega. Listan går att söka i
6. Tryck Skicka

Det finns inget meddelandefält i dialogen. Vill du förklara varför, säg det till kollegan på vanligt sätt.

Vem du kan erbjuda till

Din restaurang bestämmer hur brett ett erbjudande får gå. Det finns två lägen:

• Alla i restaurangen – hela den aktiva personalen syns i listan
• Bara egen personalgrupp – du ser bara kollegor i samma personalgrupp som du

Är listan tom står orsaken direkt under fältet. Vanligast är att restaurangen bara tillåter byten inom egen grupp och att du inte är kopplad till någon grupp — då behöver din chef sätta en.

Vad som händer sedan

Efter att du skickat visas passet under Dina skickade erbjudanden med texten "väntar på svar". Passet ligger kvar i ditt schema tills bytet är klart — det är helt normalt.

Kollegan får en notis och två knappar: Acceptera och Neka.

Vad som händer när kollegan accepterar beror på en inställning hos din restaurang:

• Chefsgodkännande krävs (så är det normalt) – bytet går vidare till chefen, som godkänner eller nekar. Först då byter passet ägare.
• Chefsgodkännande är avstängt – bytet är klart direkt när kollegan tryckt Acceptera. Passet flyttas i samma sekund, utan att någon chef tittar på det.

Det andra alternativet överraskar många. Är du osäker på vad som gäller hos er, fråga din chef — kvittot du får när du accepterar säger vilket av de två som hände.

Ta tillbaka ett erbjudande

Ändrar du dig trycker du Ta tillbaka på erbjudandet. Det fungerar medan bytet väntar på att slutföras, även om kollegan redan accepterat och det väntar på chefen. Ett färdigt byte kan inte tas tillbaka här. Kollegan får en notis när erbjudandet återtas.

När du får ett erbjudande

Erbjudanden från kollegor listas i samma kort, med datum, tid och station. Rör det ett byte rakt av står både passet du får och passet du lämnar i erbjudandet. Du väljer Acceptera eller Neka. Nekar du ligger passet kvar hos den som erbjöd, och det skapar ingen skuld — men kollegan får en notis om att du tackat nej, så hen kan fråga någon annan i tid.

Kräver din restaurang inte chefsgodkännande för passbyten går flytten igenom direkt när du accepterar. Passen byter alltså ägare i samma sekund, utan ett mellansteg där någon hinner ändra sig.

Du får notiser när någon erbjuder dig ett pass, när en kollega svarat på ditt erbjudande och när chefen fattat beslut.

Vad systemet inte kontrollerar

Granska arbetstider och kompetens innan ett byte genomförs. Passbytesflödet kontrollerar inte att du får tillräcklig dygnsvila, att du har rätt kompetens för stationen, eller att bytet inte drar över din arbetstid.

Den bedömningen gör din chef vid godkännandet — och är chefsgodkännandet avstängt görs den inte alls. Ta därför själv ett varv på om passet går ihop med resten av din vecka innan du accepterar.

Sådant som inte finns:

• Ett avslutat eller nekat byte försvinner ur listan över väntande byten. Händelser om bytet kan fortfarande finnas under Hem ▸ Aktivitet.
• Ingen automatisk påminnelse och ingen eskalering till chefen om ingen svarar.
• Ingen gräns för hur många byten du får göra per månad.

Blir du sjuk ska du inte erbjuda bort passet — gör en sjukanmälan under Tider ▸ Frånvaro i stället. Den går igenom direkt och chefen kan lägga ut passet som ledigt.