Byta pass med en kollega – passbyten och godkännanderegler

Passbyte är vardag i en restaurang – ett barn blir sjukt, ett bröllop krockar, en studietenta kommer upp. Vendion har en strukturerad process där medarbetare själva initierar byten, systemet kontrollerar reglerna och chefen godkänner.

---

Två typer av byten:

---

Skicka en bytesförfrågan (direkt byte):

1. Öppna Personalportalen → Schema
2. Klicka på det pass du vill byta bort
3. Klicka Byt pass
4. Välj Direkt byte
5. Välj vilken kollega du vill byta med:
   • Listan visar kollegor som har pass samma vecka
   • Filter: bara samma roll, bara med kompetens för station, etc.
6. Välj vilket av kollegans pass du tar istället
7. Skriv en anteckning (valfritt): "Tack! Har min tenta på fredag"
8. Klicka Skicka förfrågan

Nästa steg:

1. Kollegan får en notis i portalen och appen
2. Kollegan öppnar förfrågan och klickar Godkänn eller Avvisa
3. Om kollegan godkänner går ärendet till chefen
4. Chefen ser båda personernas pass, regelkontroller och eventuella konflikter
5. Chefen godkänner eller avvisar med motivering
6. Om godkänt: passen byts automatiskt i schemat, båda personer får notis

---

Enkelriktat (någon tar mitt pass):

1. Öppna passet du vill lämna ifrån dig
2. Klicka Byt pass → Sök ersättare
3. Välj:
   • Alla kollegor (systemet frågar alla som kan ta passet)
   • Specifik person (riktar till en kollega)
   • Per roll (bara kockar, bara servitörer)
4. Ange motivering: "Kan någon täcka lördag 15-23? Har släkting som är sjuk"
5. Skicka

Systemet skickar notis till alla berörda. Den första som accepterar tar passet (efter chefens godkännande).

---

Automatiska regelkontroller:

Innan chefen granskar kontrollerar systemet automatiskt:

Chefen ser alla varningar i en tydlig lista och kan välja att godkänna ändå (med motivering för röda varningar) eller avvisa.

---

Chefens vy (godkännande):

Gå till Personal → Passbyten:

• Väntande – förfrågningar att granska
• Godkända – arkiv
• Avvisade – arkiv med motivering

Per förfrågan ser chefen:

• Vem som vill byta vad
• Alla regelkontroller (rött/orange/grönt)
• Kostnadspåverkan (om OB ändras)
• Bemanningspåverkan per station
• Anteckningar från båda medarbetare

Godkänna:

• Klicka Godkänn
• Välj om ett meddelande ska skickas till båda (standard)
• Passen byts automatiskt

Avvisa:

• Klicka Avvisa
• Ange motivering (visas för medarbetarna)
• Passen förblir oförändrade

---

Regler du kan sätta för bytesprocessen:

Gå till Personal → Inställningar → Passbyten:

"Automatiskt godkänn" kan spara tid om kollegan accepterar och inga regler bryts – men kräver högt förtroende. Rekommenderas inte för första året.

---

Medarbetarens vy:

I personalportalen → Passbyten finns tre flikar:

• Mina förfrågningar – byten du skickat (väntande / godkänt / avvisat)
• Inkomna – förfrågningar från kollegor (godkänn / avvisa)
• Historik – alla gamla byten

Notiser:

• När du får en förfrågan
• När kollegan svarat
• När chefen godkänt/avvisat
• Påminnelse 24h före ett pass om du inte bekräftat byte

---

Vanliga scenarier:

1. Erik har kalas på lördag, vill byta med Anna

• Erik skickar direkt-byte till Anna (Erik tar Annas fredag, Anna tar Eriks lördag)
• Anna godkänner
• Chefen kontrollerar: Erik har rätt kompetens för bar (Annas station fredag) ✓. Anna har rätt kompetens för sal (Eriks station lördag) ✓
• Chefen godkänner. Byte klart.

2. Sara blir sjuk dagen före passet

• Istället för byte: Sara skickar sjukanmälan (frånvaroansökan, typ: Sjuk)
• Chefen godkänner frånvaron
• Passet blir öppet – chefen skickar broadcast till all personal: "Behöver ersättare för lördag 15-23"
• Första som svarar får passet

3. Johan vill bli av med fredagspasset men ingen har svarat

• Johan skickar enkelriktat (sök ersättare bland alla)
• Efter 24h utan svar: systemet eskalerar till chefen
• Chefen kan tvinga fram en ersättare eller godkänna att passet stängs

---

Viktigt att veta:

• Lönepåverkan – vid byte behåller varje person sin egen lön enligt avtal. Chefen ser kostnadspåverkan innan godkännande
• OB-beräkning – räknas om automatiskt på de bytta passen, enligt varje persons avtal
• Dricks – dricksfördelning baseras på faktiskt arbetade timmar, inte ursprungligt schema
• Personalliggaren – påverkas inte av byten, den loggar bara faktisk stämpling
• Avvisade byten – skapar ingen skuld eller konflikt, bara en notis till medarbetaren med motivering