Byta pass med en kollega

Kan du inte jobba ett pass? I personalportalen kan du byta passet mot ett av en kollegas pass, eller ge bort det till kollegan. Hen tackar ja eller nej, och sedan flyttas passen.

Byta eller ge bort

Allt görs i samma ruta, Byt eller ge bort ett pass:

• Byte pass mot pass – du väljer ett av kollegans pass att ta i stället. Kollegan får ditt pass och du får hens.
• Ge bort passet – kollegan tar ditt pass, och du får inget tillbaka.

Det finns ingen funktion för att fråga hela personalstyrkan på en gång. Är passet ledigt och osatt hittar du det i stället under Lediga pass.

Så byter du eller ger bort ett pass

1. Öppna Schema i portalen
2. Tryck på fliken Passbyten
3. Tryck Byt eller ge bort. Knappen går bara att trycka när du har kommande pass
4. Välj Ditt pass i listan. Listan visar dina kommande pass två veckor framåt
5. Välj Kollega. Listan går att söka i
6. Under Byt mot väljer du Ge bort passet (inget byte), som är förvalt, eller ett av kollegans pass. Där står kollegans publicerade pass från sju dagar före till sju dagar efter ditt pass. Har kollegan inga pass där står det Inga pass att byta mot. Kollegan har inga publicerade pass sju dagar före eller efter ditt.
7. Tryck Skicka

Väljer du ett pass att byta mot står det Kollegan får ditt pass och du får kollegans, när kollegan accepterat och chefen godkänt. Byter du ditt pass eller kollega i rutan försvinner valet, så välj passet att byta mot sist.

Det finns inget meddelandefält i rutan. Vill du förklara varför, säg det till kollegan på vanligt sätt.

Exempel: Anna Andersson har ett kvällspass på fredag men vill hellre jobba lördag. Hon väljer fredagspasset, kollegan Erik Exempel och Eriks lördagspass under Byt mot. När Erik accepterat och chefen godkänt har Anna lördagspasset och Erik fredagspasset.

Vem du kan byta med

Din restaurang bestämmer hur brett ett byte får gå. Det finns två lägen:

• Alla i restaurangen – hela den aktiva personalen syns i listan
• Bara egen grupp – du ser bara kollegor i samma personalgrupp som du

Är listan tom står orsaken direkt under fältet. Vanligast är att restaurangen bara tillåter byten inom egen grupp och att du inte är kopplad till någon grupp — då behöver din chef sätta en. Står det att kollegorna inte gick att läsa är listan inte tom, utan hämtningen gick inte fram. Ladda om sidan.

Kollegor utan egen inloggning står med förnamn och första bokstaven i efternamnet, till exempel Anna A.

Vad som händer sedan

Efter att du skickat visas förfrågan under Dina skickade erbjudanden: Byte med Erik — väntar på svar vid ett byte och Erbjudet till Erik — väntar på svar när du ger bort passet. Vid ett byte står Du ger: och Du får: med båda passen. Passen ligger kvar i schemat tills bytet är klart — det är helt normalt.

Kollegan får en notis och två knappar: Acceptera och Neka.

Vad som händer när kollegan accepterar beror på en inställning hos din restaurang:

• Chefsgodkännande krävs (så är det normalt) – förfrågan står som … har accepterat — väntar på godkännande från chef. Chefen godkänner eller nekar, och först då byter passen ägare.
• Chefsgodkännande är avstängt – bytet är klart direkt när kollegan tryckt Acceptera. Passen flyttas i samma sekund, utan att någon chef tittar på det.

Det andra alternativet överraskar många. Är du osäker på vad som gäller hos er, fråga din chef — beskedet kollegan får när hen accepterar säger vilket av de två som hände.

Ta tillbaka ett erbjudande

Ändrar du dig trycker du Ta tillbaka på förfrågan. Det fungerar medan bytet väntar på att slutföras, även om kollegan redan accepterat och det väntar på chefen. Ett färdigt byte kan inte tas tillbaka här. Kollegan får en notis när erbjudandet återtas.

När du får en förfrågan

Förfrågningar från kollegor listas i samma kort, med datum, tid och station. Rubriken säger … vill byta pass med dig eller … vill ge dig ett pass. Vid ett byte står Du får: (kollegans pass) och Du lämnar: (ditt eget pass). Läs dem innan du accepterar — ett byte kostar dig ett eget pass. Du väljer Acceptera eller Neka. Nekar du ligger passen kvar som de var, och det skapar ingen skuld — men kollegan får en notis om att du tackat nej, så hen kan fråga någon annan i tid.

Kräver din restaurang inte chefsgodkännande för passbyten går flytten igenom direkt när du accepterar. Då står det Bytet är klart — passet är ditt. Annars står det Accepterat — chefen godkänner bytet.

Du får notiser när någon vill byta eller ge dig ett pass, när en kollega svarat på din förfrågan och när chefen fattat beslut. Under Aktivitet står byten med båda passens datum, till exempel Erik vill byta pass med dig — du får passet 14/11 och lämnar ditt pass 15/11.

För chefen: godkänna ett byte

När en kollega accepterat ett byte som kräver godkännande visas en knapp med bytesikon och antal under Personal › Schema, och Passbyten att godkänna står under Att göra. Knappen öppnar Bytesförfrågningar, med ett kort per byte: vem som lämnar och vem som tar, och vid ett byte båda passen (Erik får: … och Erik lämnar: …). Tryck Godkänn eller Neka. Det kräver behörigheten Redigera schema.

När bytet godkänns flyttas båda passen: medarbetarens pass till kollegan och kollegans pass till medarbetaren. Har något av passen bytt ägare sedan förfrågan skickades stoppas bytet, till exempel med Passet har bytt ägare sedan förfrågan skapades — bytet kan inte genomföras.

Inställningarna finns under Personal › Inställningar › Schema, i avsnittet Schema & passbyte: Passbyte — vem kan byta (Alla i restaurangen eller Bara egen grupp) och Kräv chefsgodkännande vid passbyten, som är på från början.

Vad systemet inte kontrollerar

Granska arbetstider och kompetens innan ett byte genomförs. Passbytesflödet kontrollerar inte att du får tillräcklig dygnsvila, att du har rätt kompetens för stationen, eller att bytet inte drar över din arbetstid.

Den bedömningen gör din chef vid godkännandet — och är chefsgodkännandet avstängt görs den inte alls. Ta därför själv ett varv på om passet går ihop med resten av din vecka innan du accepterar.

Sådant som inte finns:

• Ett avslutat eller nekat byte försvinner ur listan över väntande byten. Händelser om bytet kan fortfarande finnas under Aktivitet.
• Ingen automatisk påminnelse och ingen eskalering till chefen om ingen svarar.
• Ingen gräns för hur många byten du får göra per månad.

Blir du sjuk ska du inte ge bort passet — gör en sjukanmälan under Tider › Frånvaro i stället. Den går igenom direkt och chefen kan lägga ut passet som ledigt.