Kalenderexport (iCal) – installation

Prenumerera på ditt Vendion-schema i din vanliga kalenderapp. När chefen publicerar ett nytt schema eller flyttar ett pass uppdateras kalendern automatiskt inom någon minut – du slipper manuellt lägga in pass och slipper dubbla system att hålla koll på.

Så fungerar det:

Vendion genererar en iCal-prenumerationsfeed (ICS) för varje medarbetare. Feeden:

• Är personlig (innehåller endast dina pass)
• Skyddas av en unik hemlig nyckel i länken
• Uppdateras live – kalenderappen synkar var 15–60 min (beroende på app)
• Innehåller pass, station, rast, anteckningar och eventuella ändringar
• Täcker de kommande 90 dagarna + senaste 30 dagarna tillbaka för referens

Vad är iCal egentligen?

iCal (även kallad ICS) är en öppen standard för att dela kalenderdata mellan olika appar. Nästan alla kalenderappar stödjer den – Google, Apple, Microsoft, Mozilla Thunderbird, Samsung Kalender, Fantastical, BusyCal m.fl. Standarden beskrivs i RFC 5545. Fördelen jämfört med "importera en fil" är att en prenumeration alltid hålls synkad – du behöver aldrig göra om något.

Steg 1 – Hämta din iCal-länk:

1. Gå till Personalportalen (app.vendion.com → logga in som medarbetare med PIN eller BankID)
2. Öppna fliken Schema
3. Klicka på Exportera kalender eller ikonen med en kalender
4. Kopiera iCal-länken (börjar med https://)
5. Alternativt: skanna QR-koden med din telefon för snabb setup i iOS

Tips: Länken är personlig – dela inte den med andra, då får de full insyn i ditt schema. Om du vill dela med familj eller sambo – be dem prenumerera på sin egen länk om de också jobbar på restaurangen.

Steg 2 – Lägg till i Google Calendar (webb):

1. Öppna calendar.google.com
2. I vänstermenyn, klicka på + bredvid Andra kalendrar
3. Välj Från URL
4. Klistra in iCal-länken
5. Klicka Lägg till kalender
6. Kalendern syns nu i listan Andra kalendrar
7. Byt namn och färg under kugghjulet → Inställningar och delning
8. Välj färg som sticker ut (t.ex. grön eller orange) så du ser skillnad på jobb och privata möten

Google Calendar synkar cirka var 8–24 timme. Detta är Googles begränsning och kan inte ändras av oss. Nytt pass som läggs in klockan 12:00 kan visas i Google Calendar tidigast kl 20:00 samma kväll eller först nästa morgon.

Steg 3 – Lägg till i Apple Calendar (iPhone/iPad):

1. Öppna appen Inställningar på iPhone/iPad
2. Gå till Kalender → Konton → Lägg till konto
3. Välj Övrigt → Lägg till kalenderprenumeration
4. Klistra in iCal-länken
5. Tryck Nästa
6. Välj uppdateringsintervall (rekommendation: Var 15:e minut)
7. Tryck Spara

Kalendern syns nu i Kalender-appen. Apple Calendar uppdaterar snabbast av alla – nya pass syns typiskt inom 15 min. På iOS får du även aviseringar i god tid innan passet börjar.

Steg 4 – Lägg till i Apple Calendar (Mac):

1. Öppna Kalender-appen på Mac
2. Menyn Arkiv → Nytt kalenderabonnemang…
3. Klistra in iCal-länken, klicka Prenumerera
4. Välj:
   • Namn: "Vendion-schema"
   • Färg: Gul/orange (passar amber-temat)
   • Uppdatera: Var 15:e minut
   • Ta bort: Påminnelser (valfritt – om du får irriterande notiser kan du stänga av)
5. Klicka OK

Kalendern synkas automatiskt mellan Mac, iPhone och iPad via iCloud om du använder samma Apple-ID.

Steg 5 – Lägg till i Outlook (webb):

1. Öppna outlook.live.com/calendar
2. Klicka Lägg till kalender → Prenumerera från webben
3. Klistra in iCal-länken
4. Ge kalendern ett namn, välj färg
5. Klicka Importera

Steg 6 – Lägg till i Outlook (desktop):

1. Öppna Outlook
2. Kalender-vyn → Startfliken → Öppna kalender → Från internet
3. Klistra in iCal-länken
4. Bekräfta med Ja när Outlook frågar om prenumeration

Steg 7 – Samsung Kalender (Android):

Android-användare som inte använder Google Calendar direkt:

1. Öppna Samsung Kalender eller motsvarande standard-app
2. Meny → Hantera kalendrar → Lägg till konto → CalDAV-baserat
3. Klistra in iCal-länken
4. Synkfrekvens: 15 min

Felsökning:

Kalendern uppdateras inte:

• Google Calendar har upp till 24h fördröjning – detta är inte ett fel i Vendion
• Kontrollera att länken börjar med https:// (inte webcal:// – byt i så fall, vissa appar ber om webcal:// men Vendion fungerar bara med https://)
• Ta bort prenumerationen och lägg till igen
• Vid bestående problem: prova en annan kalenderapp för att isolera felet

Fel pass visas:

• Feeden visar alltid det publicerade schemat, inte utkast
• Om chefen just ändrat ett pass kan det dröja 15 min innan det syns
• Bekräfta att rätt medarbetare är inloggad i personalportalen

Länken fungerar inte:

• Länken är knuten till ditt konto. Har du bytt anställning eller tagit bort personalprofilen så slutar den fungera
• Generera en ny länk genom att gå till Personalportalen → Schema → Regenerera iCal-länk
• Den gamla länken slutar omedelbart att fungera när du regenererar

Dubbla pass visas:

• Händer om du prenumererar två gånger (t.ex. på Mac och iPhone med samma konto)
• Radera den ena prenumerationen eller stäng av "Visa på alla enheter"

Återkalla en iCal-länk:

Om du delat länken av misstag eller förlorat en enhet:

1. Gå till Personalportalen → Profil → Integritet
2. Klicka Återkalla iCal-länk
3. Alla prenumerationer slutar fungera inom några minuter
4. Generera en ny länk vid behov och uppdatera i dina appar

Sekretess:

• Feeden innehåller pass, tid, station och anteckningar – inga personnummer eller löneuppgifter
• iCal-länken är kryptografiskt signerad med en hemlig nyckel. Ingen kan gissa sig till din länk
• Vendion loggar aldrig vem som hämtat feeden – din kalenderapp frågar direkt hos oss via HTTPS
• Om chefen senare tar bort en medarbetare, avaktiveras iCal-länken inom 5 minuter

För chefen – kan jag se mina medarbetares kalenderlänkar?

Nej. Även som Boss eller chef kan du inte se en annan medarbetares iCal-länk. Om någon glömt sin länk måste de själva gå till portalen och kopiera den. Detta skyddar medarbetarens privata kalender från insyn.

Relaterade: Se ditt schema, Personalportalen, Uppdatera profil.