Hantera en bokning

Så hanterar du en bokning i admin under Bordsbokning → Bordsbokning. Kassan har en egen bokningspanel, se I kassan längst ned och Bokningsvyn i kassan.

Öppna och stänga en bokning:

• Klicka på bokningen i listan, på bordskartan eller i tidslinjen. I tidslinjen öppnar ett klick på blocket bokningen direkt, och ett högerklick gör samma sak
• Bokningen öppnas i en panel i full höjd till höger. På mobil fyller den hela skärmen
• I vyerna Bord och Översikt med bordskarta ritas kartan till vänster om panelen. Kartan blir mindre, så att du ser bokningens bord, och sidan tonas inte ned
• I Tidslinje och Lista ligger panelen över sidan. Resten av sidan tonas ned men går fortfarande att klicka i
• Klickar du på en annan bokning byter panelen till den
• Bokningen som är öppen har en mörk ram i tidslinjen, och bordet har samma mörka ram på kartan, så att du ser var den ligger
• Stäng med krysset uppe till höger eller med Esc. I tidslinjen stänger ett klick i en tom ruta panelen. Nästa klick i en tom ruta öppnar Ny bokning
• Har du ändrat något utan att spara frågar appen Spara ändringarna?. Välj Fortsätt ändra eller Stäng utan att spara

Så är panelen uppbyggd:

Fliken Bokning: Datum, tid, gäster och bord står på var sin rad, med värdet och knappen Ändra:

• Datum – Kalendern öppnas direkt i raden. Klicka på dagen så stängs den igen. Datumet går att ändra på bordsbokningar, till i dag eller senare
• Tid – Välj Starttid och Sluttid. Tider då bordet är upptaget är märkta upptaget i listan. Varje sluttid visar sittlängden, och (+1) betyder efter midnatt. Flyttar du starttiden följer sluttiden med, så att längden är densamma
• Gäster – Tryck på minus eller plus
• Bord – Öppnar Byt bord, se nedan

Ett ändrat värde står i fetstil tills du har sparat. Under raderna står gästens allergier, Önskemål (med Ändra), Anteckning för personalen (syns bara för er och sparas automatiskt) och Egen status, om ni använder egna statusar som "Delvis här". En eventbokning visar eventet och en resursbokning aktiviteten i stället för bord.

Spara eller ångra: Det finns inget särskilt redigeringsläge. Så fort du ändrar något byts knapparna längst ned mot till exempel Ändrat: tid och bord, Ångra och Spara.

• Spara sparar alla ändringar på en gång
• Ångra lägger tillbaka allt som det var

Fält du inte har rört visar alltid bokningens senaste uppgifter. Ändrar en kollega något samtidigt skriver du alltså aldrig över det. Anteckningen och de två brytarna under Bord sparas direkt och behöver inte Spara.

Bordskollen – är bordet ledigt? Ändrar du datum, tid, sluttid, antal gäster eller bord svarar raden under Bord direkt, innan du sparar:

• Grön rad – bordet är ledigt, till exempel Bord 5 är ledigt fre 6 nov. 12:30–13:45 · 2 platser. Mer står inte där
• Gul ruta – något stämmer inte. Först står det du har valt, till exempel Valt: Bord 7 · 1 plats · 2 gäster., och sedan vad som är fel: att bordet är upptaget och av vem, eller att det har för få platser. Under det väljer du:
  • Förslag – ett ledigt bord som passar, med en knapp som Byt till bord 5
  • Välj annat bord – öppnar Byt bord
  • Boka ändå – behåll valet och överboka med flit
• Efter Boka ändå står bara Överbokas med flit när du sparar: … och Ångra. När du sparar markeras bokningen Överbokad med flit

Boka ändå gäller bara det val du godkände. Ändrar du bord, datum, tid, sluttid eller antal gäster efteråt frågar bordskollen igen. Är bokningen redan överbokad och räcker inte det nya bordet heller, står det Överbokningen tas bort när du sparar. Tryck Boka ändå om den ska vara kvar. Ett nytt datum och ett upptaget bord går inte att spara samtidigt, så välj då ett ledigt bord. Stoppas en sparning står skälet i bordskollen.

Byt bord:

1. Tryck Ändra på raden Bord, eller Välj annat bord i bordskollen
2. Panelen visar alla bord. Ett upptaget bord visar vem som sitter där
3. Tryck på bordet du vill ha. Du kan välja flera bord till ett större sällskap. Bordskollen längst ned säger direkt om valet fungerar. Trycker du på ett upptaget bord frågar appen varje gång om du vill överboka
4. Tryck Använd bord 5 för att ta med valet tillbaka till bokningen, eller Avbryt (eller Esc) för att lämna borden som de var
5. Tryck Spara längst ned

Välj bordet på kartan: På en större skärm finns Välj på kartan i Byt bord, för bokningar på ett bord. Står du i Tidslinje eller Lista byter sidan till Översikt.

1. Kartan visar ett band: Välj nytt bord för gästen, med tid och antal gäster
2. Borden färgas för bokningens egen tid och sällskap:
   • Grönt – ledigt och rymmer sällskapet
   • Streckat – ledigt men för litet
   • Grått – upptaget, med den andra bokningens tid
   • Inramat – bordet bokningen har nu
3. Tryck på bordet och bekräfta, till exempel Flytta till bord 28. Tiden 18:30 behålls.
4. Panelen kommer tillbaka med det nya bordet. Avbryt eller Esc lämnar valet utan ändring

Ligger bordet i en annan lokal byter du lokal i flikarna ovanför kartan. Ett upptaget eller för litet bord går att välja, men då frågar appen om du vill överboka. Ett bord du byter till låses, så att automatiken inte flyttar bokningen igen, så länge inställningen Lås bordet när personalen flyttar en bokning är på. Det är den från början, se AI Auto Optimering.

Låst bord och Överbokad med flit: Under Bord finns två brytare. De gäller direkt när du slår om dem, utan Spara.

• Låst bord – bokningen flyttas aldrig automatiskt av bordsoptimeringen
• Överbokad med flit – syns när bokningen är överbokad, eller när den sparade bokningen krockar med en annan eller har för få platser. Medan du ändrar datum, tid, antal gäster eller bord gäller i stället bordskollens Boka ändå

Nästa steg: Knapparna längst ned byter efter läget:

Gästens telefonnummer står under fliken Gäst; ring från din egen telefon.

Placerade du fel bokning? Ångra placering gör bokningen bekräftad igen, tar bort ankomsttiden och gör bordet ledigt. Har en nota redan kopplats till bokningen visas inte valet, eftersom notan hör till gästerna som sitter.

Markerade du Gått för tidigt? Tryck Ångra Gått. Gästen sitter vid bordet igen, med samma ankomsttid som förut. Feedback-SMS:et till gästen skickas inte två gånger. Har nästa sällskap redan fått bordet säger appen det: Bordet är upptaget av en annan bokning just nu. Flytta någon av dem först.

Återaktivera en bokning: En bokning som avbokades för att gästen aldrig lämnade sitt kort i tid (betalningstiden gick ut) går inte att återaktivera, eftersom gästen aldrig bokade färdigt. Har gästen redan en annan bokning samma dag frågar appen först, till exempel Gästen har redan en bokning kl. 19.00 samma dag, bord 4. Återaktivera ändå?

Kommer inte: Under Kommer inte finns Gästen kom inte (no-show) och Avboka. På en option ligger de under ⋯. Båda ber om en bekräftelse innan något händer. No-show markerar besöket; eventuell avgift är ett separat beslut. Vid avbokning av en betald biljett visar appen ett särskilt val för återbetalning – läs beloppet innan du bekräftar.

Skicka SMS till gästen: Under Skicka överst i panelen finns:

• Bekräftelse igen – samma SMS som när bokningen gjordes
• Påminnelse nu – för en kommande bokning. Den automatiska påminnelsen skickas då inte
• Skriv SMS – ett eget meddelande. Under rutan står hur många tecken och SMS det blir. Gästen kan inte svara på det

Skicka skickar SMS, inga mejl. Saknar bokningen telefonnummer står det Bokningen saknar telefonnummer. Lägg till det under Gäst. Allt som skickas syns i fliken Logg.

Fler val (⋯):

• Ny bokning för gästen – bokningsguiden öppnas med gästens namn, telefon, e-post och antal gäster ifyllda. Kräver behörighet att skapa bokningar
• Föreslå en annan tid – gästen får ett förslag och väljer själv, se Föreslå en ny tid
• Håll bordet som option, eller Ändra optionens frist om bokningen redan är en option, se Håll bordet som option
• Byt tillfälle – för eventbokningar
• Gästen kom inte (no-show) och Avboka, när knappen bredvid nästa steg redan används till något annat

Flikarna:

• Bokning – datum, tid, gäster, bord, allergier, önskemål, anteckning och egen status, se ovan
• Gäst – Kontaktuppgifter (namn, telefon och e-post, som du ändrar och sparar med Spara), vilken gäst i gästregistret bokningen är kopplad till, gästens AI-sammanfattning (Waiter Intel, från två besök), besök, avbokningar, no-shows, snittbetyg, snittspend, senaste besök och Visa hela gästprofilen
• Logg – allt som hänt med bokningen: ändringar, bordsbyten, SMS och statusbyten, och vem som gjorde det. Visa bara en sort med Allt, Ändringar, Bord, SMS eller Status. Vid varje SMS står Levererat, Kom inte fram eller Väntar på kvitto, och ett eget SMS visas med sin text
• Meddelanden – tråden med gästen. Fliken syns när meddelandefunktionen är påslagen, eller när bokningen redan har meddelanden. En siffra visar olästa
• Detaljer – taggar, betalsätt, svar på era frågor, godkända villkor, när gästen kom och gick, kopplad nota i kassan, var bokningen gjordes, bokningsnummer och kvitton

Övriga sätt att ändra:

• Dra i tidslinjen – Början av dragningen avgör vad som ändras. Drar du uppåt eller nedåt byter du bord och tiden ligger fast, även om handen glider åt sidan. Blocket visar då tiden med ett lås. Drar du åt sidan ändrar du tiden i steg om en kvart, och bokningen stannar på sitt bord. Blocket visar den nya tiden, till exempel 17:00 → 17:15, och en streckad linje visar den gamla starttiden. Vill du ändra både bord och tid håller du nere Shift medan du drar
• Dra på bordskartan – En vald bokning kan också dras till ett annat bord
• Bekräfta flytten – Rutan som öppnas säger alltid om tiden ändras, till exempel Bord 21 · tiden ändras 17:00 → 17:30. Ändras både bord och tid kan du välja Flytta men behåll 17:00 för att bara byta bord
• Bokning på flera bord – En dragning flyttar bara tiden. Släpp bokningen på ett av dess egna bord, så följer alla bord med. Släpper du den på ett annat bord stoppas flytten, så att bokningen inte tappar några bord. Sitter en annan bokning vid det bordet kan de två i stället byta plats, om båda får plats. Borden byter du annars under Byt bord i panelen

När bordet är upptaget – Byt plats eller Överboka: Släpper du en bokning på ett bord som är upptaget eller för litet kommer en fråga, varje gång du drar. Den säger vem som redan sitter där, till exempel Bord 10 har redan Anna Andersson kl. 18.00–20.00, 2 personer., eller hur många bordet tar. Du väljer:

• Byt plats – de två bokningarna byter bord med varandra, och tiderna står kvar. Valet finns när du släpper en bokning på en annan och båda sällskapen får plats. Går det inte står skälet i frågan, till exempel att det andra sällskapet inte får plats vid ditt bord. Bara bokningar där gästerna inte har kommit kan byta plats
• Överboka – bokningen hamnar vid bordet ändå, med flit (se nedan)
• Avbryt – inget ändras

Överbokad med flit: Med Överboka sitter gästerna med flit vid ett för litet eller upptaget bord. I admin överbokar du med frågan när du drar, med Boka ändå i bordskollen eller med brytaren Överbokad med flit. En överbokad bokning:

• får en liten ikon (en person med ett plus) i tidslinjen och märket Överbokad i bokningen
• låses, så att bordsoptimeringen inte flyttar den
• räknas inte i notiserna Bokningar på för få stolar och Dubbelbokade bord

Ändras antal gäster, bord eller tid tas markeringen bort av sig själv, och notisen varnar igen om sällskapet fortfarande inte får plats. Själv tar du bort den genom att slå av brytaren Överbokad med flit. Att markeringen försvinner låser inte upp bokningen. Att överboka kräver Redigera bokning.

Du behöver Redigera bokning för att ändra en bokning, byta bord, skicka SMS och lägga optioner.

Försening: Raden under namnet visar min sen direkt efter bokningens tid och min försenad från 30 minuter, så länge bokningen är Väntande eller Bekräftad. Listan och bordskartan använder i stället ditt val under Vyinställningar → Sen ankomst.

I kassan: Kassans bokningspanel har samma innehåll som admins: fliken Bokning med raderna och Ändra, bordsrutan, Byt bord, brytarna, Skicka, Logg och Ångra Gått. Panelen ligger på samma plats i kassan som förut, med större knappar. Det som skiljer sig från admin:

• Den stora knappen är Placera vid bord (öppnar notan) för bekräftade och väntande bokningar och för en option. På en väntande bokning står Bekräfta bokningen bredvid
• Tiden väljer du med tidknappar under Tid
• Saknar du behörigheten Redigera bokning frågar kassan efter en chefs PIN-kod första gången du trycker Ändra eller Skicka i bokningen. Sedan frågar den inte igen så länge bokningen är öppen. Boka ändå och brytarna frågar varje gång
• En walk-in utan namn och telefon fyller du i under Gäst utan chefs PIN-kod
• Avbokade, no-show och avslutade bordsbokningar går att ändra i kassan, till skillnad från admin
• No-show visas först när bokningens tid har passerat
• I tidslinjen ändrar du bord och tid i två drag

Läs mer i Bokningsvyn i kassan.