Meddelanden mellan gäst och restaurang
Tidigare gick informationen bara åt ett håll: ni skickade bekräftelse och påminnelse, gästen kunde bara fylla i önskemål vid bokningstillfället. Ville gästen säga något efteråt återstod telefonen – och då hamnade informationen i huvudet på den som svarade.
Nu kan gästen skriva om sin bokning, och ni svarar där ni redan arbetar.
Funktionen är avstängd som standard. Alla restauranger vill inte att gäster ska kunna skriva, och en inkorg som ingen läser är sämre än ingen inkorg alls.
Slå på funktionen
- Gå till Bokning → Inställningar → No-show & SMS
- Leta upp kortet Meddelanden från gäster
- Slå på "Låt gäster skriva om sin bokning"
Därefter kan du välja tre saker:
| Inställning | Standard | Vad den gör |
|---|---|---|
| SMS till gästen när ni svarar | På | Gästen får ett SMS om att ni svarat, med länk till sin bokning. Kostar 0,89 kr per svar. |
| Mejla oss vid nytt meddelande | Av | Ett mejl per inkommet meddelande till adresserna du anger. |
| Mottagare | Tom | Adresserna som ska få mejlet. Tom lista = inget mejl går ut, även om notisen är på. |
Adresserna ligger kvar om du stänger av mejlnotisen – slår du på den igen slipper du skriva om listan.
Så ser gästen det
Gästen skriver från sin bokningslänk, samma sida där hen avbokar eller ändrar. Länken finns i bekräftelse-SMS:et.
Kanalen är öppen så länge bokningen är aktiv. Ungefär en timme efter sittningen sätts bokningen automatiskt till Avslutad, och då stängs skrivfältet av sig självt. Ni får alltså ingen inkorg som ligger öppen i evighet.
Gästen kan inte svara på SMS. Vår avsändare heter "Vendion" och är ett namn, inte ett telefonnummer – sådana kan tekniskt inte ta emot svar. Därför går gästens väg alltid via bokningslänken.
Så ser ni det
Nya meddelanden når er på tre sätt:
- Notisklockan i admin – "2 olästa meddelanden från gäster"
- En prick i kassan – meddelandet dyker upp bland kassans notiser
- Mejl – om ni slagit på det
Ni läser och svarar på tre ställen, alla med samma innehåll:
| Var | Hur |
|---|---|
| Bokning → Meddelanden | Egen flik med antal olästa. Bokningar med olästa meddelanden ligger överst. |
| Kassan → bokningsvyn | Knappen Meddelanden med samma siffra |
| På bokningen | Tråden finns längst ned i detaljpanelen när du öppnar en bokning |
Vem läste, vem svarade
Varje meddelande visar vem som hanterade det: "Läst av Anna 14:32" och "Svar av Anna".
Läsningen registreras på den som öppnar tråden först och skrivs aldrig om. Frågan som betyder något är har någon sett det? – inte vem som tittade sist.
I kassan registreras den PIN-inloggade personalen, inte den som råkar vara inloggad på kassan. En kassa delas av hela skiftet, så inloggningen säger ingenting om vem som faktiskt tryckte.
Ni ser aldrig om gästen läst ert svar. Det finns ingen läskvittens från gästens sida, och vi visar hellre ingenting än något som stämmer halva tiden.
Att svara kräver behörighet
Alla som ser bokningar kan läsa meddelanden. För att svara krävs behörigheten booking.edit – samma som för att ändra en bokning. Saknar någon den visas tråden utan skrivfält.
Om du stänger av funktionen
Redan inkomna meddelanden försvinner inte. De ligger kvar och går att svara på – annars skulle en pågående dialog brytas mitt i. Det som händer är att gästen inte längre ser något skrivfält.
Vanliga frågor
Kan gästen skicka bilder? Nej, bara text. Högst 1 000 tecken.
Vad kostar det? Att ta emot är gratis. Svarar ni och SMS-notisen är på kostar det 0,89 kr per svar – samma pris som övriga boknings-SMS. Stäng av SMS-notisen om ni hellre litar på att gästen tittar själv.
Kan AI svara åt oss? Inte idag.
Relaterat: Hantera en bokning, Aktivera och anpassa SMS-meddelanden, Gästens självbetjäning
Den här funktionen är en del av Vendion Bordsbokning.
Nyfiken på hur det ser ut i praktiken? Läs mer om produkten eller boka en kort demo.
Var denna artikel hjälpsam?