Aktivera och anpassa SMS-meddelanden

Vendion skickar automatiska SMS vid viktiga tillfällen i bokningsprocessen. Samma SMS-flöde hanterar alla tre bokningstyperna – bordsbokning, event och resurs.

SMS-typer:

Svar på meddelande skickas när ni svarar i meddelandetråden. Det är påslaget som standard men går att stänga av under samma inställning – utan det vet gästen inte om att ni svarat, och debiteras enligt er SMS-taxa per SMS-del och mottagare.

Standardbekräftelse: "Hej {name}! Din bokning på {restaurant} {date} kl {time} för {party_size} pers är bekräftad. Ändra/avboka: {manage_link}"

Standardpåminnelse: "Påminnelse: Du har bord på {restaurant} {when} kl {time} för {party_size} pers. Välkommen! Ändra: {manage_link}"

Bekräftelse- och påminnelsemallarna är gemensamma för bokningstyperna. De hämtar inte automatiskt eventets eller resursens namn, pris eller sluttid. Skriv en allmän text som passar era bokningar och behåll länken där gästen kan se detaljerna.

Aktivera och anpassa:

1. Gå till Bordsbokning → Inställningar → No-show & SMS
2. Slå på Bekräftelse-SMS (Skicka ett SMS direkt när bokningen görs) och/eller Påminnelse-SMS (Skicka en påminnelse före besöket)
3. Ange under Skicka påminnelsen hur många timmar före bokningen påminnelsen ska skickas (standard: 3 timmar)
4. Skriv under Bekräftelse-SMS, egen text och Påminnelse-SMS, egen text, eller lämna tomt för standardtexterna. Inställningarna sparas direkt

Så skriver du en egen text:

• Är fältet tomt står standardtexten i grått. Det är exakt den text gästen får.
• Tryck Utgå från standardtexten så fylls den i, och du kan ändra i den i stället för att börja från noll.
• Lägg till variabler med knapparna under fältet (Namn, Datum, När, Tid, Antal gäster, Restaurang, Ändra-länk, Kommande event). Variabeln sätts in där markören står, så stavningen blir alltid rätt.
• Under fältet ser du SMS:et med exempelvärden, antal tecken och hur många SMS-delar det blir.
• Återställ standardtext tar bort din egen text. Ångrar du dig trycker du Ångra i rutan som visas.
• Lämnar du standardtexten oförändrad räknas den inte som en egen text. Då följer den med om vi förbättrar standardtexten.

Behåll Ändra-länk i texten, annars kan gästen inte ändra eller avboka själv.

Variabler i egna mallar (alla bokningstyper):

Variablerna heter samma sak även om du skriver meddelandet på engelska. Skriver du en variabel som inte finns, till exempel {namn}, varnar fältet: den skickas annars till gästen precis som den står. Längre text, emoji och eventtips kan ge fler debiterade SMS-delar, och förhandsvisningen visar hur många.

{when} i stället för att skriva "idag": {when} blir automatiskt "idag", "imorgon" eller datumet, beroende på när meddelandet faktiskt går ut. Skriv den i påminnelsemallen i stället för ordet "idag" – annars står det fel så fort påminnelsen skickas dagen innan. Med 3 timmars framförhållning märks det sällan, men höjer ni till 24 eller 48 timmar blir "idag" osant varje gång.

Ingen påminnelse till den som nyss bokat: En bokning som görs när det är mindre än påminnelsetiden plus en timme kvar till besöket får ingen påminnelse. Gästen har just fått bekräftelsen med samma datum och tid, och en påminnelse några minuter senare vore bara ett extra SMS att betala för. Med 3 timmars påminnelse får alltså en gäst som bokar 2 timmar före besöket bara bekräftelsen.

Köbekräftelse: En gäst som ställer sig i väntelistan får ett eget SMS som säger att hon står i kö och inte har något bord. Den mallen går inte att skriva om – texten måste svara nej på frågan "har jag ett bord?", och en egen bekräftelsetext skulle riskera att lova motsatsen. Först när ni erbjuder henne ett bord och hon tackar ja får hon den vanliga bekräftelsen.

Påminnelser för events och resurser: Vendion skickar påminnelser automatiskt baserat på din inställning – oavsett om det gäller bord, event eller resurs. Ingen extra konfiguration behövs för event- och resursbokningar – det räcker att aktivera Påminnelse-SMS. Tidsgränsen gäller gemensamt, inte separat per bokningstyp.

Kostnad: SMS debiteras per SMS-del och mottagare enligt din prislista. En lång text kan delas i flera delar.

Notiser till restaurangen vid bokningar (e-post): Vill du få ett mejl direkt när en gäst bokar, avbokar eller ändrar en bordsbokning online? På samma flik kan du slå på Notiser vid bokningar – ett mejl till restaurangen (inte till gästen).

1. Gå till Bordsbokning → Inställningar → No-show & SMS
2. Under Notiser vid bokningar, slå på Notiser (Skicka mejl vid bokningshändelser)
3. Under Mejla vid, välj vilka händelser som ska mejlas: Ny bokning, Avbokning och/eller Ändrad bokning
4. Under Mottagare, skriv en adress och klicka Lägg till. Lägg till en eller flera adresser (t.ex. ägare och hovmästare). Lämnar du listan tom går notisen till restaurangens administratörer.
5. Klicka Skicka testmejl för ett exempel till din egen inloggade e-postadress

Notisen skickas bara för gästernas egna onlinebokningar – bokningar som personalen själv lägger in i kassan eller admin mejlas inte (ni ser dem redan). Till skillnad från SMS är e-postnotiserna kostnadsfria.

Tips: Välj en gemensam påminnelsetid som passar er verksamhet och kontrollera att gästernas mobilnummer är rätt. Behöver ett event särskild information, lägg den i eventbeskrivningen och hänvisa till bokningslänken.