Aktivera och anpassa SMS-meddelanden
Vendion skickar automatiska SMS vid viktiga tillfällen i bokningsprocessen. Samma SMS-flöde hanterar alla tre bokningstyperna – bordsbokning, event och resurs.
SMS-typer:
| SMS | När det skickas | Bordsbokning | Event | Resurs |
|---|---|---|---|---|
| Bekräftelse | Direkt vid bokning | Ja | Ja | Ja |
| Köbekräftelse | När gästen ställer sig i väntelistan | Ja | Nej | Nej |
| Påminnelse | X timmar före | Ja | Ja | Ja |
| Avbokning | När bokning avbokas | Ja | Ja | Ja |
| Väntelista | När ett bord blir ledigt | Ja | Nej | Nej |
| Feedback | Efter besöket | Ja | Ja | Ja |
| Svar på meddelande | När ni svarar gästen | Ja | Ja | Ja |
Svar på meddelande skickas när ni svarar i meddelandetråden. Det är påslaget som standard men går att stänga av under samma inställning – utan det vet gästen inte om att ni svarat, och debiteras enligt er SMS-taxa per SMS-del och mottagare.
Standardbekräftelse: "Hej {name}! Din bokning på {restaurant} {date} kl {time} för {party_size} pers är bekräftad. Ändra/avboka: {manage_link}"
Bekräftelse- och påminnelsemallarna är gemensamma för bokningstyperna. De hämtar inte automatiskt eventets eller resursens namn, pris eller sluttid. Skriv en allmän text som passar era bokningar och behåll länken där gästen kan se detaljerna.
Aktivera och anpassa:
- Gå till Bokning → Inställningar → No-show & SMS
- Slå på SMS-bekräftelse vid bokning och/eller SMS-påminnelse
- Ange hur många timmar före bokningen påminnelsen ska skickas (standard: 3 timmar)
- Skriv under Bekräftelsemeddelande (valfritt) och Påminnelsemeddelande (valfritt), eller lämna tomt för standardmallarna. Inställningarna sparas direkt
Variabler i egna mallar (alla bokningstyper):
| Variabel | Innehåll |
|---|---|
{name} | Gästens namn |
{restaurant} | Restaurangens namn |
{date} | Bokningens datum |
{when} | "idag", "imorgon" eller datumet |
{time} | Starttid |
{party_size} | Antal gäster |
{manage_link} | Gästens länk för att hantera bokningen |
{upcoming_events} | Nästa 1–2 event med bokningslänk; tomt om inga finns |
Kopiera variabelnamnen exakt. Variablerna heter samma sak även om du skriver meddelandet på engelska. Längre text, specialtecken och eventtips kan ge fler debiterade SMS-delar.
{when} i stället för att skriva "idag": {when} blir automatiskt "idag", "imorgon" eller datumet, beroende på när meddelandet faktiskt går ut. Skriv den i påminnelsemallen i stället för ordet "idag" – annars står det fel så fort påminnelsen skickas dagen innan. Med 3 timmars framförhållning märks det sällan, men höjer ni till 24 eller 48 timmar blir "idag" osant varje gång.
Köbekräftelse: En gäst som ställer sig i väntelistan får ett eget SMS som säger att hon står i kö och inte har något bord. Den mallen går inte att skriva om – texten måste svara nej på frågan "har jag ett bord?", och en egen bekräftelsetext skulle riskera att lova motsatsen. Först när ni erbjuder henne ett bord och hon tackar ja får hon den vanliga bekräftelsen.
Påminnelser för events och resurser: Vendion skickar påminnelser automatiskt baserat på din inställning – oavsett om det gäller bord, event eller resurs. Ingen extra konfiguration behövs för event- och resursbokningar – det räcker att aktivera SMS-påminnelse. Tidsgränsen gäller gemensamt, inte separat per bokningstyp.
Kostnad: SMS debiteras per SMS-del och mottagare enligt din prislista. En lång text kan delas i flera delar.
Notiser till restaurangen vid bokningar (e-post): Vill du få ett mejl direkt när en gäst bokar, avbokar eller ändrar en bordsbokning online? På samma flik kan du slå på Notiser vid bokningar – ett mejl till restaurangen (inte till gästen).
- Gå till Bokning → Inställningar → No-show & SMS
- Under Notiser vid bokningar, slå på Skicka notis vid bokningshändelser
- Välj vilka händelser som ska mejlas: Ny bokning, Avbokning och/eller Ändrad bokning
- Under Mottagare, skriv en adress och klicka Lägg till. Lägg till en eller flera adresser (t.ex. ägare och hovmästare). Lämnar du listan tom går notisen till restaurangens administratörer.
- Klicka Skicka testmejl för ett exempel till din egen inloggade e-postadress
Notisen skickas bara för gästernas egna onlinebokningar – bokningar som personalen själv lägger in i kassan eller admin mejlas inte (ni ser dem redan). Till skillnad från SMS är e-postnotiserna kostnadsfria.
Tips: Välj en gemensam påminnelsetid som passar er verksamhet och kontrollera att gästernas mobilnummer är rätt. Behöver ett event särskild information, lägg den i eventbeskrivningen och hänvisa till bokningslänken.
Den här funktionen är en del av Vendion Bordsbokning.
Nyfiken på hur det ser ut i praktiken? Läs mer om produkten eller boka en kort demo.
Var denna artikel hjälpsam?