Events – skapa och hantera event

Skapa engångs- eller återkommande event som vinprovning, julbord eller livemusik. Events använder samma bokningssystem som bordsbokning med egna eventvyer och kapacitet per tillfälle.

Skapa ett event:

1. Gå till Admin → Bokning → Events & Resurser → Events
2. Klicka Nytt Event
3. Fyll i:
   • Namn (t.ex. "Vinprovning Toscana")
   • Beskrivning (marknadsföringstext för publika sidan)
   • Slug (URL-vänligt namn, auto-genereras från namn)
   • Typ (engångsevent eller återkommande)
   • Datum, starttid, sluttid och antal platser – visas för engångsevent och skapar eventets första tillfälle direkt
   • Pris per person (i SEK, 0 = gratis)
   • Max gäster/bokning (t.ex. 6 – förhindrar att en person reserverar hela eventet)
   • Sittningsläge (stående biljettpool eller sittande vid bord)
4. Låt Aktiv vara på och klicka Skapa

Ett aktivt engångsevent med ett kommande tillfälle kan bokas när bokningsfönstret är öppet och kapacitet finns – datumet du fyllde i blir eventets första tillfälle. Behöver du fler datum lägger du till dem under fliken Tillfällen inne på eventet.

För återkommande event fylls inget datum i vid skapandet: där genererar du tillfällena under Tillfällen när eventet är skapat. Eventet syns publikt först då.

Eventtyper:

För återkommande events (t.ex. "Varje fredag 19:00 till 31 december") definierar du ett återkommande schema och du klickar Generera tillfällen, väljer period, tider och kapacitet och bekräftar genereringen.

Tillfällen: Ett tillfälle är ett enskilt datum för eventet, med egen kapacitet och egen bokningsstatus. Det är tillfällena – inte eventet – som gästen bokar:

Tema, bild och avvikande tider ställer du in per tillfälle – klicka på tillfället i listan. Tomma fält ärver från eventet.

Hantera enskilda tillfällen: I Events-inställningarna kan du:

• Se alla kommande tillfällen i en tabell
• Öppna besökslistan för ett tillfälle med knappen Visa besökslista. Du ser vilka som bokat, antal gäster, ankomsttid, status och telefonnummer – klicka på en rad för e-post, allergier, önskemål och svaren på eventets egna frågor. Avbokade och no-show visas inte, så antalet i listan är alltid samma som antalet bokade platser på tillfället. Knappen är släckt tills tillfället har minst en bokning
• Redigera datum, tid, kapacitet eller notering för ett enskilt tillfälle
• Ställa in ett specifikt tillfälle – övriga tillfällen förblir aktiva
• Generera fler tillfällen. Kontrollera listan först; generering ersätter inte redan bokade datum
• När ett tillfälle ställs in kan du få en bekräftelse med bokningar och återbetalningar. Läs resultatet och följ upp eventuella fel innan du lovar gästerna att allt är återbetalt

Varför syns inte mitt event? Den publika sidan listar tillfällen, inte event. Ett aktivt event utan minst ett kommande tillfälle syns därför inte – hur färdigt det än ser ut i admin. Eventlistan varnar när det är fallet:

Den publika sidan visar tillfällen upp till ett år framåt. Julbord och nyårsmiddagar som du lägger upp flera månader i förväg syns alltså direkt.

Vanligaste misstaget: att lägga datumet i eventets namn ("Julbord 5/12") och tro att eventet därmed är klart. Namnet är bara en etikett – det är tillfället som gör eventet bokningsbart.

Kapacitetskontroll: Vendion har inbyggt skydd mot överbokning vid samtidiga bokningsförsök. Om två gäster försöker boka sista platsen samtidigt går bara den första igenom – den andra får felmeddelandet "Inga platser tillgängliga".

Offentlig bokningslänk: Alla aktiva event visas på app.vendion.com/book/din-slug?view=events – här ser gästen alla förekomster med bokade/lediga platser. Ett enskilt event kan djuplänkas direkt: app.vendion.com/book/din-slug/event/event-slug. Gäster bokar namn, telefon, antal och ev. specialönskemål direkt.

Sittningsläge – stående eller sittande: Stående betyder att kapaciteten enbart är antalet biljetter per tillfälle. Inga bord tas, och bokningen syns inte i bordskartan. Passar mingel, konsert eller ståplats.

Sittande placerar deltagarna vid riktiga bord. Systemet reserverar bord automatiskt och blockerar dem i bokningskalendern, så en vanlig bordsbokning inte kan dubbelboka samma bord. Exempel: "Julbord" där gästen bokar bord för 4 personer som ingår i eventet.

Ett julbord eller en sittande vinprovning ska vara Sittande. Väljer du Stående säljer du platser utan att borden bokas upp – och riskerar att samma bord bokas av en vanlig bordsbokning samma kväll.

Koppling till bokningskalendern: Event-bokningar visas i samma kalendervy som vanliga bordsbokningar. Varje bokning har en etikett som visar att det är en eventbokning. Personalen kan hantera status (sittande, avslutad, no-show) på exakt samma sätt.

SMS-bekräftelse och påminnelse: Events använder samma SMS-flöde som bordsbokningar. Eventnamn och pris läggs inte automatiskt till som egna mallvariabler. Se artikel 6 för mallar och variabler.

Väntelista: Events har ingen väntelista – kapaciteten är fast och när en förekomst är slutsåld är den slut. Vi rekommenderar att marknadsföra nästa förekomst eller skapa en extra förekomst med högre kapacitet.

Licensiering: Events ingår i modulen Booking eller i Vendion 360. Aktuella priser hittar du i prislistan på vendion.com/pris eller enligt ditt avtal.