Events – introduktion och användningsfall

Events är Vendions lösning för att sälja platser till ett specifikt arrangemang – inte bara ett bord. Gästen köper sig in till just den upplevelsen du erbjuder, till exempel en vinprovning, en ståuppkväll eller ett julbord.

Vad skiljer ett event från en bordsbokning?

Typiska användningsfall:

• Vinprovning – "Vinresa i Piemonte, fredag 18 mars kl 19:00, 20 platser, 595 kr/pers"
• Comedy night – "Stand-up med Magnus Betnér, lördag 20:00, 40 platser, 350 kr/pers"
• Julbord – "Klassiskt julbord 22 december kl 18:00, obegränsat med 80 platser, 795 kr/pers"
• Livemusik – "Jazzkväll varje torsdag 20:00–23:00, 60 platser, 0 kr (cover charge över baren)"
• Teambuilding / kickoff – "Företagskickoff-meny för 20–50 personer"
• Kocken presenterar – "Tasting menu med kocken vid bordet, 8 rätter, 1 295 kr/pers"
• Temakvällar – "Pastaonsdag" eller "Tacotorsdag"
• Brunch-buffé – "Söndagsbrunch 10:00–14:00, 395 kr/pers"

Två eventtyper:

1. Engång – Ett enskilt datum och tid. Perfekt för julbord, nyårsfester eller unika samarbeten med en gästkock.
2. Återkommande – Upprepas enligt schema (varje fredag, varannan torsdag, första söndagen i månaden). Systemet genererar automatiskt alla kommande tillfällen.

Krävs bord eller inte? På varje event väljer du om "Kräver bord" ska vara på. När det är på kopplar systemet automatiskt bokningen till ett bord så att kassan vet var gästen sitter när de kommer. Är det av blir det en "stående" bokning som till exempel ett cocktail-event eller ett mingel.

Hur syns events för gästen: Alla dina aktiva events visas automatiskt på din publika bokningssida /book/dittrestaurangnamn. Gästen kan bläddra mellan kommande tillfällen, se lediga platser, pris och boka direkt.

Hur syns events för dig: Eventbokningar syns i samma kalendervy (/admin/reservationer) som vanliga bordsbokningar. Du filtrerar på "Event" för att se bara eventbokningar eller ser allt tillsammans för att planera kvällens flöde.

När ska du använda events istället för en vanlig bordsbokning? Skapa ett event när:

• Du har ett fast pris per person
• Alla gäster börjar samtidigt (t.ex. vinprovning startar 19:00)
• Kapaciteten är fix – du kan inte ta in fler än X personer
• Du vill kunna marknadsföra ett specifikt arrangemang separat

Använd vanlig bordsbokning när:

• Gästen väljer själva vilken tid de vill komma
• Gästen beställer fritt från menyn
• Kapaciteten styrs av hur många bord du har

Tre snabba svenska exempel på lyckade events:

Exempel 1 – Nordiskt i Stockholm: "Tasting menu 5 rätter varje torsdag 19:00. 24 platser, 895 kr/pers. Inklusive dryckespaket: 1 495 kr." Skapas en gång, genererar varje torsdag automatiskt. Gästerna bokar veckor i förväg.

Exempel 2 – Gastropub i Göteborg: "Taco tuesday varje tisdag 17:00–22:00. Ingen platsavgift, men gästerna måste boka sin plats. 60 platser, 0 kr." Gratis event fungerar när målet är att fylla lokalen en vardagskväll.

Exempel 3 – Klassiker i Malmö: "Julbord lördag 12 dec kl 18:00. 80 platser, 795 kr/pers." Engångsevent, släpps i oktober, sålt slut till november. Tydligt datum, tydligt pris, tydligt värde.

Tips på vad som gör events sälja bra:

• Tydlig bild – den första bilden är det som säljer platsen. Investera i en bra matfoto eller posterbild.
• Konkret meny/innehåll – "Fem viner från Piemonte + tilltugg" säljer bättre än "Vinkväll".
• Räkneläge synligt – "Endast 4 platser kvar" skapar brådska. Systemet visar detta automatiskt.
• Starttid som är lätt att minnas – 19:00 eller 20:00 är bättre än 18:45.
• Återkommande events skapar vana – "Fredagen är vinkväll" blir en ritual för stamgäster.

Kopplingen till CRM: Varje gäst som bokar ett event hamnar automatiskt i ditt CRM med taggen "Eventgäst" och en logg-post. Du kan sedan segmentera och bjuda in specifikt till kommande events – gäster som varit på en vinprovning får inbjudan till nästa; de som gått på comedy night taggas separat.

Nästa steg: Läs Skapa återkommande evenemang för att sätta upp ditt första event eller Evenemangsbokningar – gästflöde och slot-hantering för att förstå hur gästen bokar.