Evenemangsbokningar – gästflöde och slot-hantering

Den här artikeln beskriver exakt hur en gäst bokar en plats på ditt event och hur Vendion säkerställer att du aldrig överbokar – även om två gäster klickar "Boka" på sista platsen samtidigt.

Gästresan – steg för steg

1. Gästen hittar eventet Dela bokningslänken via Instagram, nyhetsbrev eller din webbplats. Länken är /book/dittrestaurangnamn?type=event (t.ex. https://app.vendion.com/book/cafe-latt?type=event). Gästen ser en lista med alla aktiva events i kronologisk ordning:

• Bild och namn
• Kort beskrivning
• Nästa tillfälle och pris
• "Visa alla tillfällen" för återkommande events

2. Gästen väljer tillfälle När gästen klickar på ett event visas alla kommande tillfällen:

Vinsmagning – "Piemonte Premium"
Fem utvalda viner presenterade av sommelier.

Kommande tillfällen:
  Fredag 25 apr, 19:00–22:00   |  8/20 platser  |  595 kr/pers
  Fredag 02 maj, 19:00–22:00   |  6/20 platser  |  595 kr/pers
  Fredag 09 maj, 19:00–22:00   | 20/20 platser  | SLUTSÅLT

Slutsålda tillfällen gråas ut och kan inte klickas. Systemet beräknar lediga platser i realtid.

3. Gästen anger antal platser Efter valt tillfälle visas en slider: "Hur många vill ni vara?" Min är 1 och max är det lägsta av:

• Eventets max antal gäster per bokning (t.ex. 6)
• Kvarvarande platser på tillfället (t.ex. 12)

4. Gästen fyller i uppgifter

• Namn
• Telefon (krävs – används för SMS-bekräftelse)
• E-post (valfritt)
• Allergier (om något)
• Särskilda önskemål (t.ex. "Vegetariska alternativ till en person")

5. Gästen bekräftar Sammanfattning visas:

• Event: Vinsmagning – Piemonte Premium
• Datum: Fredag 25 apr kl 19:00
• Platser: 3
• Totalt: 3 × 595 kr = 1 785 kr

Klick på "Boka" → bokningen skapas.

6. Bekräftelse och SMS Gästen får omedelbart en SMS-bekräftelse:

Hej Anna! Din bokning på Café Lätt fredag 25 apr kl 19:00
för Vinsmagning Piemonte Premium (3 platser) är bekräftad.
Ändra/avboka: https://app.vendion.com/book/cafe-latt/manage?token=...

Slot-hantering – så räknas platserna atomiskt

Vendion har inbyggt skydd mot överbokning. Så fungerar det:

1. Kapacitetskontroll: Systemet kollar att det finns tillräckligt med lediga platser
2. Begränsning per bokning: Kollar att antalet inte överstiger max antal per bokning
3. Telefon-matchning: Matchar mot befintlig kund på telefonnumret
4. Skapa bokning: Lägger till bokningen och räknar om bokade platser

Två parallella bokningar kan aldrig komma förbi kapacitetskontrollen samtidigt. Om 19/20 platser är bokade och två gäster klickar "Boka 2 platser" samtidigt nekas båda (det finns bara 1 ledig plats, men 2 krävs i vardera bokning).

Ingen överbokning sker någonsin. Detta gäller även om tio bokningar kommer in på en tiondels sekund.

Gäst-självservice efter bokning

Med länken i SMS:et kan gästen själv (/book/:slug/manage?token=...):

• Se bokningen – datum, tid, antal, pris
• Minska antalet – t.ex. från 3 till 2 (om "Tillåt gäständring" är på)
• Avboka helt – om "Tillåt gästavbokning" är på och innan avbokningsfristen

Att öka antalet är inte möjligt via gästlänken – gästen måste kontakta dig eller göra en ny bokning. Detta skyddar mot att någon försöker smyga in extra gäster.

När en bokning avbokas:

• Status sätts till Avbokad
• Antalet bokade platser räknas ner automatiskt
• Nästa gäst kan nu boka de frigjorda platserna
• SMS-bekräftelse på avbokningen skickas till gästen

Ingen väntelista för events (än): Till skillnad från vanliga bordsbokningar har events ingen väntelista-funktion. Ett fullbokat event visas som slutsålt och gästen får inte boka. Du kan dock sätta en notering ("Skicka SMS till hej@vendion.com om du vill stå först vid avbokning") i eventets beskrivning.

Att felsöka flödet:

• "Inga tillfällen visas på min publika sida" – kontrollera att eventet är aktivt och att start-/slutdatum på tillfällena ligger i framtiden
• "Gästen får fel: 'Inga platser tillgängliga'" – kontrollera kapaciteten för det specifika tillfället
• "SMS kom aldrig fram" – kontrollera i admin-loggen att bekräftelse-SMS har skickats; om inte, klicka "Skicka SMS igen"

Så här ser admin-vyn ut för en eventbokning: När du öppnar detaljpanelen för en eventbokning ser du:

Härifrån kan du ändra antal, lägga till interna anteckningar, byta status eller avboka på gästens vägnar.

Begränsningar att känna till:

Ingen dynamisk prissättning ännu: Idag är priset per event-tillfälle detsamma för alla gäster. Du kan inte sätta t.ex. "Early bird 495 kr fram till 15 april, sedan 595 kr". Rekommendation: skapa två separata events om du behöver olika pristrappor.

Ingen betalning online idag: Gästen bokar utan att betala. Fakturering sker vid ankomst eller efterfaktureras. I Vendion 3.1 är direktbetalning via kort planerad.

Ingen automatisk väntelista: När eventet är slutsålt kan gästen inte ställa sig i kö. Rekommendation: sätt en notering i beskrivningen: "Fullt? Mejla oss så hör vi av oss vid avbokning".

Ingen möjlighet att öka antal via gästlänken: Gästen kan minska antalet (om "Tillåt gäständring" är på) men inte öka. För att öka måste gästen kontakta dig, eller göra en ny bokning på de extra platserna.

Nästa steg: Se hur SMS-påminnelser för events och resurser fungerar för automatiska påminnelser dagen innan.