Evenemangsbokningar – gästflöde och slot-hantering

Gästen väljer ett event och ett tillfälle på er bokningssida. Tillgänglighet, bord och betalningsläge avgör vilka steg som följer.

1. Hitta eventet

Dela eventlistan via Bordsbokning → Bokningssida → Dela, eller länka direkt till ett event. En eventlista kan till exempel ligga på https://app.vendion.com/book/din-restaurang?view=events. Gästen ser namn, bild om sådan finns, beskrivning, pris per person och kommande tillfällen. Ett gratisevent (pris 0 kr) visar inget pris. Eventet måste vara aktivt och ha kommande, synliga tillfällen.

2. Välj tillfälle

Gästen öppnar eventet och väljer ett datum. Tillfället visar tid och tillgänglighet. Ett fullbokat tillfälle kan inte bokas. Bokningsfönstret (Bokningen öppnar och Bokningen stänger på eventet) kan göra att ett synligt tillfälle ännu inte har öppnat eller redan stängt för bokning.

Event där gästen bokar bord: i eventets inställningar finns Gästen bokar med valen Plats på eventet (från början) och Bord den dagen. Med Bord den dagen är eventet information: när gästen väljer ett datum öppnas den vanliga bordsbokningen den dagen, och eventets pris, kortkrav och platser visas inte. Passar till exempel en quizkväll där gästen ändå bokar bord.

3. Ange antal och ankomst

Gästen väljer antal med plus/minus, från 1 upp till eventets max gäster per bokning och lediga platser. Ett sittande event kan även ha ett Ankomstfönster, där gästen väljer en ledig ankomsttid före eventstart. Sittande event måste också få plats vid tillåtna bord.

4. Fyll i uppgifter

Gästen anger namn, ett giltigt telefonnummer, eventuell e-post och specialönskemål samt godkänner informationen om personuppgifter. Eventets egna frågor visas om du lagt till sådana; obligatoriska frågor måste besvaras. Eventformuläret har inte samma allergenlista som vanlig bordsbokning. Använd specialönskemål eller en egen fråga och stäm av kostbehov med gästen.

5. Boka och slutför eventuell betalning

Eventets Betalning styr nästa steg:

Förbetalda biljetter stöds för stående event med positivt pris och momssats. Ett pris i eventets beskrivning eller prisfält gör inte i sig bokningen förbetald. Gästen ska slutföra betal-/garantisteget inom tidsgränsen som visas; en påbörjad bokning är inte en färdig betalning.

6. Bekräftelse och SMS

Efter ett slutfört flöde visas resultatet för gästen. SMS beror på era inställningar, bokningsläget och leveransen. De gemensamma mallarna lägger inte automatiskt till eventnamn och pris som egna variabler. Läs SMS-guiden och kontrollera bekräftelsetexten innan du delar länken.

Så hanteras kapaciteten

Vendion kontrollerar platser och max antal per bokning när bokningen görs. Sittande event kontrolleras även mot bord. Om bara en plats finns kvar kan ett sällskap på två inte boka, även om sidan tidigare visade fler. En plats som tillfälligt hålls under betalning kan bli ledig igen om betalningen inte slutförs. Kontrollera resultatet när du ändrar kapacitet eller gör manuella justeringar.

Gästens personliga länk

Länken i bekräftelsen öppnar gästens bokning utan inloggning. Gästen kan se uppgifter och, när inställningar och tidsfrister tillåter, ändra antal eller avboka. Eventets tid är knuten till tillfället.

• Tillåt gäst att ändra bokning styr antaländring. För obetalda bokningar kan både ökning och minskning vara möjliga, med kapacitetskontroll
• För betalda biljetter: be gästen kontakta restaurangen om antalet ska ändras. En antaländring är inte en automatisk tilläggsbetalning eller delåterbetalning. Hantera befintlig bokning enligt avbokningsvillkoren och boka om vid behov
• Tillåt gäst att avboka, tidsfristen och eventets betalningsvillkor styr avbokningen. En tillåten avbokning av förbetald biljett går genom återbetalningsflödet
• Kontrollera slutstatus och kvitto. Ett misslyckat återbetalningsförsök behöver följas upp innan du lovar att pengarna är återbetalda

Fullbokat och väntelista

Events har ingen automatisk väntelista. Dela nästa tillfälle eller ange restaurangens egen kontaktväg i beskrivningen för frågor om återbud. Använd era kontaktuppgifter, inte Vendions supportadress.

Personalens kontroll

Öppna Bordsbokning → Bordsbokning, filtrera på Event och välj bokningen. Kontrollera gästantal, kontaktuppgifter, event/tillfälle, önskemål, status och betalningsinformation. Ändringar av betalda bokningar behöver ta hänsyn till vad gästen faktiskt betalat.

Om inget tillfälle syns: kontrollera Aktiv, framtida datum, inställd-markering och bokningsfönster. Om SMS saknas: kontrollera telefonnummer och bokningens historik; i kassans detaljpanel finns Skicka bekräftelse-SMS. Pris är satt per event, utan automatisk early-bird-pristrappa.

Läs SMS-påminnelser för events och resurser för att konfigurera utskicken.