Lägg in en eventbokning åt en gäst
När en gäst eller ett företag hör av sig via mejl eller telefon – till exempel om ett julbord som ska faktureras – lägger du in eventbokningen själv. Bokningen hamnar på tillfället direkt och räknas i platserna, precis som när gästen bokar online.
Här lägger du in bokningen:
- Från besökslistan: gå till Admin → Bokning → Events & Resurser → Events, öppna eventet och fliken Tillfällen. Klicka på ikonen Visa besökslista på datumet och sedan Lägg till bokning. Tillfället är redan valt
- Från bokningsvyn i admin: klicka Ny bokning → Eventbokning och välj tillfälle i listan
- I kassan: öppna bokningsvyn och tryck Ny bokning → Eventbokning
Fyll i:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Tillfälle | Listan visar kommande tillfällen med antal platser kvar. Tryck Byt för att välja ett annat datum |
| Antal gäster | Hur många som kommer |
| Namn | Krävs – gästens eller kontaktpersonens namn |
| Telefon och e-post | Valfria. Med telefonnummer kopplas bokningen till gästen i gästregistret och kan få bekräftelse-SMS |
| Intern anteckning | Syns bara för personalen, aldrig för gästen. Till exempel "Dryckesbiljetter: 2 snapsar och 2 måltidsdrycker per person" |
| Betalning | Ej angivet, Betalar på plats eller Faktureras. Se Betalsätt på bokningen |
| Skicka bekräftelse-SMS | Kryssa i om gästen ska få en bekräftelse. Kräver telefonnummer |
Klicka Boka. Bokningen blir bekräftad direkt.
När tillfället är fullt – överbokning: Får sällskapet inte plats visas en varning, till exempel "12 gäster men bara 10 platser kvar — 2 över maxantalet." Kryssa i Boka ändå (överbokning) om ni ändå vill ta emot sällskapet. I admin kräver det behörigheten Redigera bokning. I kassan godkänner en chef med sin PIN-kod om du själv saknar behörigheten. Platserna på tillfället visar sedan fler bokade än max, så att ni ser att det är överbokat.
Skillnad mot gästens egen bokning:
- Bokningsfönstret och Max gäster/bokning gäller bara onlinebokningen. Personalen kan boka även när onlinebokningen har stängt och ta emot större sällskap
- Personalens bokning tar ingen betalning och ingen kortgaranti, även om eventet har det online. Kom överens med gästen om betalningen och märk bokningen med betalsätt
- Du behöver behörigheten Skapa bokning
Den interna anteckningen: Anteckningen syns direkt under gästens namn i besökslistan och i bokningens panel, både i admin och i kassan – så att personalen har koll på kvällens sällskap utan separata anteckningar. Du kan ändra den i efterhand under Interna anteckningar när du öppnar bokningen. Bokningar som gästen gjort online kan ha ett bokningsnummer; det visas som Bokningsnr i besökslistan.
Bra att veta:
- Bara stående event kan bokas här. Sittande event med bordsplacering bokar du som vanligt via bokningsvyn
- Inställda tillfällen och tillfällen som redan har varit visas inte i listan
- Behöver gästen byta datum eller avboka gör du det från besökslistan med Byt tillfälle eller Avboka. Se Events – skapa och hantera event
Den här funktionen är en del av Vendion Bordsbokning.
Nyfiken på hur det ser ut i praktiken? Läs mer om produkten eller boka en kort demo.
Var denna artikel hjälpsam?