Skapa återkommande evenemang (wine tasting, comedy night)

Återkommande events genererar automatiskt alla kommande tillfällen utifrån en regel du sätter. Du behöver bara sätta upp eventet en gång – systemet fyller i resten.

Öppna eventinställningarna:

1. Gå till Admin → Bokningar (/admin/reservationer)
2. Klicka på kugghjulet uppe till höger
3. Välj fliken Events
4. Klicka Nytt event

Fyll i grundinfo:

Välj eventtyp: Återkommande Välj "Återkommande" i typväljaren. Nu kommer fälten för upprepningsregeln fram.

Tre vanliga regelscenarier:

1. Varje fredag (vinprovning)

• Frekvens: Vecka
• Veckodag: Fredag
• Starttid: 19:00
• Sluttid: 22:00
• Kapacitet per tillfälle: 20 platser
• Startdatum: 2026-05-01
• Slutdatum: 2026-12-31

Resultat: 35 automatiskt skapade tillfällen varje fredag maj–december.

2. Första lördagen i månaden (comedy night)

• Frekvens: Månad
• Veckodag: Lördag, ordning: 1:a
• Starttid: 20:00
• Sluttid: 22:30
• Kapacitet: 40 platser
• Startdatum: 2026-05-01
• Slutdatum: 2027-04-30

Resultat: 12 tillfällen över året, ett per månad.

3. Varannan torsdag (jazzkväll)

• Frekvens: Vecka (intervall 2)
• Veckodag: Torsdag
• Starttid: 20:00
• Sluttid: 23:00
• Kapacitet: 60 platser
• Startdatum: 2026-05-07
• Slutdatum: 2026-12-31

Resultat: 17 tillfällen, varannan torsdag.

Klicka Spara – systemet skapar alla tillfällen När du sparar går Vendion igenom regeln och skapar en förekomst för varje matchande datum. Du ser listan direkt i eventets detaljvy.

Redigera enskilda tillfällen: Även om eventet är återkommande kan du tweaka varje tillfälle individuellt:

• Ändra kapacitet – "Midsommarafton: bara 12 platser pga kort bemanning"
• Ändra tid – "30 juni startar 19:30 istället pga privat event innan"
• Avboka tillfället – "7 juli stängt, personalen på kick-off"
• Lägg till notering – "Endast 8 platser kvar – SOLD OUT snart"

Klicka på ett tillfälle i listan → pennikon → ändra → spara. Redan gjorda bokningar påverkas inte om du bara minskar kapaciteten, men systemet varnar om du försöker sätta kapaciteten lägre än antalet redan bokade.

Lägg till extra tillfällen utanför regeln: Behöver du ett extra tillfälle? Klicka "Lägg till tillfälle manuellt" – ange datum, tid och kapacitet. Det läggs till utan att påverka den återkommande regeln.

Aktivera / pausa event: Dra i togglen "Aktiv" för att pausa hela eventet. Inaktiva events försvinner från den publika bokningssidan men finns kvar i admin. Befintliga bokningar påverkas inte.

Tips för prissättning:

• 495–695 kr är en sweet spot för vinprovning på 2–3 timmar
• 250–450 kr fungerar för comedy- och livemusikkvällar där mat beställs à la carte
• 795–1 295 kr för julbord och kocken-presenterar-menyer
• Gör pris per person inklusive moms för att undvika förvirring

Typiska kapaciteter som matchar lokalen:

• Liten krog (20–40 platser): sätt event-kapacitet 70–80 % av totalkapaciteten
• Medel (40–80 platser): 50–70 % av totalkapaciteten för events på vardagar
• Större (80+ platser): hela lokalen vid specialevent (t.ex. julbord), men halva lokalen vid återkommande events så ordinarie à la carte-gäster också får plats

Två fallgropar att undvika:

Fallgrop 1 – För få tillfällen initialt Sätt aldrig bara 2–3 tillfällen av ett återkommande event. Om de bokas slut utan att du har fler datum framme tappar du intresserade gäster. Lägg alltid in minst 3 månader framåt.

Fallgrop 2 – Glömma att aktivera En vanlig miss är att skapa ett event men glömma att bocka i "Aktiv". Eventet syns då inte för gästerna. Kolla alltid togglen innan du marknadsför på sociala medier.

Duplicera ett event som utgångspunkt: Om du vill skapa ett nytt event som liknar ett befintligt (t.ex. "Augusti-vinsmagning" baserat på "Juni-vinsmagning") – klicka på den tre-punktiga menyn bredvid eventet och välj "Duplicera". Systemet skapar en kopia med alla inställningar; du behöver bara ändra namn, datum och eventuellt pris.

Kopplingen till bordsplacering: Om du kryssat "Kräver bord" på eventet sker följande vid gästens ankomst:

1. Personalen söker bokningen i POS eller admin
2. Klickar "Checka in" → ett bord tilldelas automatiskt eller manuellt
3. Gästens beställning under kvällen samlas på den tilldelade bordet
4. När gästen är klar markeras bokningen som Avslutad

Har du ingen "Kräver bord"-koppling, syns gästen ändå i kalendern men utan ett specifikt bord – bra för cocktail-event, mingel eller stående arrangemang.

Nästa steg: Läs Evenemangsbokningar – gästflöde och slot-hantering för att förstå hur gästen köper sin plats.