Skapa återkommande evenemang (wine tasting, comedy night)

Återkommande events låter dig generera tillfällen för valda veckodagar inom en period. Du skapar eventet först och genererar sedan datumen under Tillfällen.

Öppna eventinställningarna:

1. Gå till Admin → Bordsbokning → Events & Resurser → Events
2. Klicka Nytt event

Fyll i grundinfo:

Generera tillfällen

1. Välj Typ → Återkommande och markera en eller flera Veckodagar
2. Välj Sittningsläge, pris, max gäster per bokning och övriga inställningar. Låt Aktiv vara på och klicka Skapa
3. Öppna eventets Tillfällen och klicka Generera tillfällen
4. Välj Från, Till, Starttid, Sluttid och Max gäster per tillfälle
5. Klicka Generera och kontrollera datumen i listan

Exempel: vinprovning varje fredag Välj fredag och generera perioden 1 maj–31 december 2026, 19:00–22:00 med 20 platser. Perioden innehåller 35 fredagar. Befintliga tillfällen med samma datum och starttid ersätts inte; granska listan om du genererar över en tidigare period.

Första lördagen i månaden eller varannan torsdag Det finns ingen månadsfrekvens eller väljare för varannan vecka. Lägg till de önskade datumen ett i taget med Lägg till tillfälle. Ange datum, start/slut och max gäster och klicka Lägg till. Du kan också använda manuella tillfällen för extra föreställningar utanför veckoschemat.

Om du ändrar veckodagarna uppdateras inte gamla tillfällen automatiskt. Granska dem separat; generering med en ny starttid kan skapa ytterligare tillfällen på samma datum.

Redigera enskilda tillfällen: Även om eventet är återkommande kan du tweaka varje tillfälle individuellt:

• Ändra kapacitet – "Midsommarafton: bara 12 platser pga kort bemanning"
• Ändra tid – "30 juni startar 19:30 istället pga privat event innan"
• Avboka tillfället – "7 juli stängt, personalen på kick-off"
• Lägg till notering – "Endast 8 platser kvar – SOLD OUT snart"

Klicka på tillfället, ändra i Redigera tillfälle och klicka Spara. Kontrollera befintliga bokningar före ändringar av kapacitet eller tid. Ändrade tillfällestider är inte ett löfte om att redan bokade gäster flyttas och meddelas. Vid Inställt visar dialogen berörda bokningar och återbetalningar; följ upp resultatet.

Lägg till extra tillfällen utanför regeln: Behöver du ett extra tillfälle? Klicka Lägg till tillfälle – ange datum, tid och kapacitet. Det läggs till utan att påverka den återkommande regeln.

Aktivera / pausa event: Dra i togglen "Aktiv" för att pausa hela eventet. Inaktiva events försvinner från den publika bokningssidan men finns kvar i admin. Befintliga bokningar påverkas inte.

Pris och kapacitet Ange pris per person och välj betalningsläge. Förbetald biljett kräver ett stående event, positivt pris och momssats. Sittande event kan använda Ingen betalning eller Kortgaranti. Kortgaranti innebär att avgift vid uteblivande kan tas senare; det är inte ett betalt förskott.

Sätt kapacitet efter bemanning, arrangemang och tillgängliga bord. Kontrollera de specifika tillfällenas bokningar innan du minskar kapaciteten. Undvik att räkna samma platser både som stående eventkapacitet och reserverade middagsbord.

Två fallgropar att undvika:

Fallgrop 1 – För få tillfällen initialt Sätt aldrig bara 2–3 tillfällen av ett återkommande event. Om de bokas slut utan att du har fler datum framme tappar du intresserade gäster. Lägg in den framförhållning ni faktiskt kan bemanna och genomföra.

Fallgrop 2 – Glömma att aktivera En vanlig miss är att skapa ett event men glömma att bocka i "Aktiv". Eventet syns då inte för gästerna. Kolla alltid togglen innan du marknadsför på sociala medier.

Skapa ett liknande event: Klicka Duplicera på eventet i listan, eller Duplicera event inne på eventet. Kopian skapas som inaktiv med samma inställningar. Tidigare tillfällen, bokningar och regler följer inte med. Lägg till nya datum under Tillfällen, kontrollera namn, pris och betalning och aktivera eventet när du är klar. Har du osparade ändringar på eventet sparar du dem först. Duplicera kräver behörighet att redigera bokningar.

Kopplingen till bordsplacering: Med Sittningsläge → Sittande reserveras bord vid bokningen. Vid ankomst:

1. Personalen söker bokningen i POS eller admin
2. I kassan: Placera vid bord och bekräfta placeringen. I admin: Gästen har kommit
3. Gästens beställning under kvällen samlas på den tilldelade bordet
4. När gästen är klar markeras bokningen som Avslutad

Med Sittningsläge → Stående, syns gästen ändå i kalendern men utan ett specifikt bord – bra för cocktail-event, mingel eller stående arrangemang.

Nästa steg: Läs Evenemangsbokningar – gästflöde och slot-hantering för att förstå hur gästen köper sin plats.