Skapa en bokning manuellt

När en gäst ringer eller kommer in och vill boka skapar du bokningen i admin.

+ Ny bokning är en meny

Knappen uppe till höger öppnar en meny, inte formuläret direkt:

Bordsbokning och Walk-in finns alltid. Resursvalen tillkommer bara om du har lagt upp resurser.

Du kan också klicka direkt på en tom lucka i tidslinjen – då är datum, tid och bord redan ifyllda när guiden öppnas. På bordskartan (vyerna Bord och Översikt) trycker du på ett bord och väljer Ny bokning här, så är bordet redan valt.

Steg för steg (Bordsbokning):

1. Gå till Bokning
2. Klicka på + Ny bokning och välj Bordsbokning
3. Steg 1 – Datum & Gäster: Välj datum och antal gäster. Du kan boka fler gäster än Max gäster i bokningsinställningarna – den gränsen gäller bara onlinebokningar
4. Steg 2 – Tid & Bord:
   • Välj skift
   • Välj en ledig tid (systemet visar tillgängliga tider)
   • Välj bord manuellt eller låt systemet tilldela automatiskt
   • Ska sällskapet sitta längre eller kortare än vanligt klickar du Ändra sluttid (se nedan)
   • Passar ingen av tiderna klickar du Välj tid och bord själv (se nedan)
5. Steg 3 – Gästinfo:
   • Ange namn (obligatoriskt)
   • Telefonnummer (valfritt men rekommenderat – möjliggör SMS och CRM-koppling)
   • E-post (valfritt). En ogiltig adress stoppar steget med en förklaring – för- och efternamn skrivs båda i Namn. Har gästkortet du väljer en ogiltig e-post fylls den inte i, och bokningen sparas utan den
   • Specialönskemål (t.ex. "Barnstol", "Fönsterbord")
   • Rabattkod (valfritt) om gästen har en kod. Koden kontrolleras när du klickar Nästa: finns den inte, eller är rabatten avstängd, står felet under fältet tills du rättar eller tömmer det. Rabatten läggs på notorna vid bordet när gästen är placerad. Fältet finns alltid för personalen, även när Fråga om rabattkod är av för gästerna
   • Öppna Allergener om gästen nämner allergier. Fältet visas om Fråga om allergier är aktiverat
   • Intern anteckning (syns ej för gästen) vid behov
   • Taggar (t.ex. VIP, Födelsedag, Press)
   • Källa (Manuell, Telefon, Walk-in eller Online)
6. Steg 4 – Bekräfta:
   • Granska alla detaljer
   • Välj om bekräftelse-SMS ska skickas
   • Klicka Skapa bokning

Egen sluttid

Sluttiden räknas fram ur sittlängden (regel för gästantal, skiftets sittlängd eller standarden). Ett event eller ett stort sällskap behöver ofta en egen längd, till exempel 19–23:

1. Välj tid i steg 2
2. Klicka Ändra sluttid på raden som visar tid och sittlängd
3. Välj Sluttid i listan. Varje rad visar hur lång sittningen blir, t.ex. 23:00 · 4 h. (+1) betyder efter midnatt

Lediga tider, bordsförslag och upptagna bord räknas då med den nya längden. Byter du tid efteråt följer sluttiden med, så längden är densamma. Följ regeln tar tillbaka restaurangens sittlängd. Samma val finns i kassans bokningsguide och under Välj tid och bord själv.

Stora sällskap – Välj tid och bord själv

Systemet föreslår bara tider då ett bord eller en bordskombination räcker för hela sällskapet. Är sällskapet större än så blir listan tom. Då väljer du tid och bord själv:

1. Klicka Välj tid och bord själv i steg 2
2. Välj Tid
3. Tryck på de bord sällskapet ska ha. Bord som redan är bokade vid den tiden är märkta Upptaget
4. Raden under borden visar antal bord, platser och gäster. Räcker platserna inte står det För få platser för sällskapet. Det går att boka ändå
5. Klicka Nästa och fyll i gästinfo som vanligt

Att välja ett upptaget bord är en överbokning. I admin kräver det behörigheten Redigera bokning. I kassan godkänner en chef med sin PIN-kod om du själv saknar behörigheten. Byter du tid efter att ha valt bord kan ett av borden bli upptaget. Då visas en varning, och du kommer vidare först när du tar bort bordet eller trycker Boka ändå.

Har systemet lediga tider den dagen tar länken Lediga tider dig tillbaka till förslagen. De bord du valt nollställs då.

Walk-in

Walk-in öppnar inte guiden utan en egen snabbruta, samma som i kassan, eftersom gästen redan står i lokalen. Du väljer antal gäster, ett eller flera bord och sittid, och trycker Placera. Bokningen skapas med status Sittande och källa Walk-in från och med nu, och inget bekräftelse-SMS skickas. Namn, telefonnummer och anteckningar är valfria. Sittiden kan räcka fram till nästa bokning på bordet, se Hantera walk-ins.

Kundmatchning: Ange telefonnummer för att söka i restaurangens gästregister, eller klicka Välj befintlig gäst för att söka på namn, telefon eller e-post. Kontrollera träffen innan du sparar. Gästkortet kan visa besök, no-shows, VIP och snittspend.

Du behöver Skapa bokning för att spara en ny bokning. Rutan Boka ändå trots fullt i Tid & Bord öppnar Välj tid och bord själv med upptagna bord valbara direkt. I admin visas rutan för den som har Redigera bokning. I kassan visas den alltid, och saknar du behörigheten godkänner en chef med sin PIN-kod. Kontrollera bemanning och placering innan du överbokar.