Håll bordet som option med deadline

Ett företag hör av sig om julbord för tolv, men ska stämma av internt först. Ni vill hålla bordet – men inte för evigt, och inte utan att komma ihåg det.

En option är ett bord som hålls åt en gäst som ännu inte bekräftat, med en frist.

Så gör du

1. Öppna en väntande eller bekräftad bordsbokning i detaljpanelen under Bokning → Bordsbokning. Du behöver behörigheten Redigera bokning
2. Klicka Håll bordet som option
3. Ange datum under Fristen går ut och tid under Klockan
4. Lägg vid behov till en Notering, högst 200 tecken
5. Tryck Håll bordet

Du kan även välja Håll bordet som option i sista steget när du skapar en manuell bordsbokning. Då visas fristfälten direkt och någon bokningsbekräftelse via SMS skickas inte vid skapandet.

Bokningen syns som option i listan, i kassan och på bordskartan, så vem som helst i personalen ser att bordet inte är helt spikat.

Två regler för fristen

Systemet väljer den strängaste av de två. För en sittning om tre veckor är taket sju dygn; för en sittning ikväll är det fyra timmar före serveringen.

Är sittningen närmare än fyra timmar går det inte att lägga en option alls. Då är det en vanlig bokning eller ingenting.

När fristen går ut

Bokningen avbokas automatiskt efter fristen och bordet frigörs. Kontrollen körs återkommande, normalt var femtonde minut. Gästen får inget automatiskt SMS när optionen löper ut; följ upp enligt er överenskommelse.

Släppta optioner listas i notisklockan i sju dagar, så ni ser vad som hänt även om ingen satt vid skärmen när det skedde.

Att bekräfta

Hör gästen av sig innan fristen: öppna bokningen och tryck Bekräfta bokning i kortet Option — obekräftad. Optionen tas bort och samma bord och tid behålls. Åtgärden skickar inte i sig en SMS-bekräftelse; kontakta gästen eller skicka bekräftelsen separat.

Behöver ni mer tid, tryck Ändra frist, ange en giltig ny frist och spara med Ändra frist. Har optionen redan avbokats behöver du kontrollera tillgänglighet innan ni bokar igen.

Bara bordsbokningar

Optioner gäller vanliga bordsbokningar. Event kan ha en egen tidsbegränsad frist vid betalning eller kortgaranti. Resursbokningar använder inte denna optionsfunktion.

Gästen kan inte själv acceptera en option via SMS-länk – ni för dialogen och registrerar utfallet.

Relaterat: Hantera en bokning, Föreslå en ny tid, Skapa en bokning manuellt