Väntelista – så fungerar det

När dagen eller vissa tider är fullbokade kan gäster ställa sig i kö istället för att bli avvisade. Väntelistan är en funktion för bordsbokningar – den finns inte för events eller resursbokningar.

Varför bara bordsbokning?

För events rekommenderar vi istället att marknadsföra nästa förekomst om en är slutsåld. För resurser kan gästen själv välja en annan tid eller dag i bokningsvyn.

Aktivera väntelista (bordsbokning):

1. Gå till Bordsbokning → Inställningar → Grundinställningar
2. Under Beteende, slå på Väntelista

Inställningarna under Beteende:

Hur det fungerar:

1. Gästen försöker boka online, men dagen – eller den tid hon vill ha – är fullbokad för hennes sällskap. Är hela dagen full erbjuds kön direkt. Är bara vissa tider fulla visas de nedtonade, med texten "Övriga tider är fullbokade för 4 personer" och knappen Sätt mig på väntelistan
2. Gästen ställer sig i kön och anger vilken tid hon helst vill ha
3. Bokningen skapas med status Väntelista och hamnar i Väntelista-fliken i Bokning-modulen. Gästen får ett SMS som säger att hon står i kö och inte har något bord – inte den vanliga bokningsbekräftelsen
4. När ett bord blir ledigt letar Vendion i kön efter gäster vars önskade tid ligger inom matchningsfönstret
5. Erbjudandet går ut som SMS, och gästen öppnar länken och väljer Ta bordet eller Nej tack, jag avstår
6. Tackar gästen ja blir bokningen Bekräftad. Tackar hon nej frigörs bordet och erbjuds nästa gäst i kön. Svarar hon inte inom svarsfristen går erbjudandet ut, och gästen står kvar i kön

När skickas ett nytt erbjudande?

Ett automatiskt erbjudande skickas bara när ett bord faktiskt blir ledigt: en avbokning, en släppt option eller en gäst som tackar nej. Ett erbjudande som går ut utan svar skickar inte bordet vidare till nästa i kön.

Varje gäst får högst två automatiska erbjudanden per bokning, så ingen får SMS gång på gång. En gäst som tackat nej får inga fler automatiska erbjudanden för den bokningen. Gästens länk visar alltid läget: om erbjudandet gäller, om det har gått ut och fler kan komma, eller om taket är nått. Du kan alltid erbjuda en plats för hand från Väntelista-fliken.

Vem får erbjudandet?

Vendion väljer det sällskap som fyller bordet bäst – flest gäster först. Blir en fyra ledig går den hellre till ett sällskap på fyra än till ett par som köat längre, eftersom fyra gäster är mer värda än två.

För att ingen ska bli stående finns Förtur efter lång väntan. Har en gäst väntat längre än den gränsen går hennes väntetid före storleken, och bara någon som väntat ännu längre kan gå före henne. Sätt gränsen till 0 om du hellre vill att storleken alltid avgör.

Först till kvarn

Vill ni hellre att bordet går till den som är snabbast väljer ni Först till kvarn under Erbjud ett ledigt bord. När ett bord blir ledigt får då flera gäster som får plats samma erbjudande samtidigt, högst så många som Gäster per erbjudande säger. Urvalet följer samma ordning som ovan.

• SMS:et säger att flera har fått erbjudandet och att den som tar bordet först får det
• Den första som klickar Ta bordet får bordet. De andra får beskedet att bordet gick till någon annan och står kvar i kön
• Ett erbjudande som någon annan hann före med räknas inte mot taket på två erbjudanden
• Får bara en gäst plats blir det ett vanligt erbjudande
• AI Auto Optimering flyttar inga bokningar för väntelistan i det här läget: bara gäster som får plats direkt får SMS
• Varje ledigt bord kan ge ett SMS per gäst som får erbjudandet

Väntelista i admin:

• Väntande gäster listas i Väntelista-fliken med sällskapsstorlek, önskad tid och hur länge de väntat
• Med Redigera bokning kan du klicka Erbjud plats, välja tillräckligt många lediga bord och klicka Bekräfta bokning. Det bekräftar bokningen direkt och skickar bekräftelse till gästen – det väntar inte på ett ja från gästen. Stäm därför av med gästen först
• Saknas en direkt ledig placering kan dialogen visa ett förslag för att frigöra plats genom bordsflyttar. Granska flyttarna innan du genomför dem
• Könumret visar inträdesordningen för samma datum och önskade tid; det garanterar inte ordningen för automatiska erbjudanden
• Klicka krysset för att ta bort en gäst från väntelistan

Endast för bordsbokningar – vad gör jag för events/resurser?

• Event fullbokat: Dela ett annat tillfälle eller skapa ett extra under Bordsbokning → Events & Resurser
• Resurs fullbokad på önskad tid: Gästen ser automatiskt andra lediga slotar samma dag eller andra dagar

Tips: Automatisk väntelistematchning är skild från Automatisk bordstilldelning, som styr hur nya bordsplaceringar ska bekräftas. Kontrollera matchningsfönster, svarsfrist och gästernas telefonnummer. Erbjudanden är beroende av att en passande ledig plats finns och att SMS når fram.