SMS-påminnelser för events och resurser
Alla tre bokningstyperna (bord, event, resurs) använder samma SMS-infrastruktur i Vendion. Det betyder att du konfigurerar mallar och timing på ett ställe och de fungerar för alla typer. Den här artikeln förklarar vad som gäller specifikt för event- och resursbokningar.
Tre SMS-typer vid event- och resursbokning:
| Typ | När skickas det | Typisk text |
|---|---|---|
| Bekräftelse | Omedelbart efter bokning | "Din bokning är bekräftad ..." |
| Påminnelse | X timmar innan | "Påminnelse: du har bokat ..." |
| Avbokning | Vid avbokning | "Din bokning har avbokats ..." |
Bekräftelse (direkt efter bokning)
Skickas automatiskt i samma sekund som gästen klickar "Boka".
Exempelmallar:
Event:
Hej {name}! Din bokning på {restaurant} är bekräftad.
Event: Vinsmagning Piemonte
Datum: {date} kl {time}
Platser: {party_size}
Ändra/avboka: {manage_link}
Resurs:
Hej {name}! Din bokning av Privatrum Vinkällaren
på {restaurant} {date} kl {time} ({party_size} pers)
är bekräftad. Ändra/avboka: {manage_link}
Variabler som fungerar:
| Variabel | Beskrivning | Gäller |
|---|---|---|
{name} | Gästens namn | Alla |
{restaurant} | Restaurangnamn | Alla |
{date} | Bokningsdatum | Alla |
{time} | Starttid | Alla |
{party_size} | Antal personer | Alla |
{manage_link} | Länk till hanteringssidan | Alla |
{event_name} | Eventets namn | Endast events |
{resource_name} | Resursens namn | Endast resurser |
{end_time} | Sluttid | Resurser (för slot-bokningar) |
{price} | Totalpris | Resurser och prissatta events |
Påminnelse (timmar innan)
Systemet kör en nattlig kontroll (kl 01:00 Stockholm-tid) och letar efter alla kommande bekräftade bokningar där en påminnelse behöver skickas baserat på din inställning. Påminnelser skickas automatiskt – ingen manuell hantering behövs.
Sätt påminnelse-timing:
- Gå till Admin → Bokningar → Inställningar → SMS
- Fältet Påminnelse i timmar innan (standard: 3)
- Slå på togglen "Skicka påminnelse"
- Spara
Rekommendationer:
- Event: 24 h (dagen innan) – gäster glömmer event lätt
- Privatrum: 4 h (samma dag) – de har planerat och kommer nog
- Karaoke/bowling: 2 h – sen-planerade aktiviteter, påminn strax innan
- Konferensrum: 24 h – företagsmöten planeras i förväg
Påminnelse-mallar:
Event:
Påminnelse: I morgon är det dags!
Event: {event_name} på {restaurant}
Tid: {date} kl {time}
Platser: {party_size}
Hantera: {manage_link}
Resurs:
Påminnelse: Du har bokat {resource_name} på {restaurant}
i dag kl {time}–{end_time} ({party_size} pers).
Välkommen! Hantera: {manage_link}
Avbokning (när gästen eller admin avbokar)
Din bokning av {resource_name} på {restaurant}
{date} kl {time} har avbokats.
Välkommen att boka igen: {manage_link}
Skickas automatiskt när:
- Gästen avbokar via hanteringslänken
- Admin klickar "Avboka" i detaljpanelen
Anpassa mallar per typ: I Vendion 3.0 använder alla tre bokningstyper samma mall. Om du vill ha olika formuleringar för event vs resurs måste du för tillfället använda generiska formuleringar som fungerar för båda. I Vendion 3.1 planeras separata mallar per bokningstyp.
Praktiskt knep tills separata mallar finns:
Hej {name}! Din bokning på {restaurant} är bekräftad:
{date} kl {time} · {party_size} pers
Ändra/avboka: {manage_link}
Den här mallen fungerar snyggt oavsett om det är bord, event eller resurs – informationen är tydlig utan att nämna typen.
SMS-leverans och avgift:
- Leverantör: ClickSend
- Pris: per skickat SMS enligt din prislista (se vendion.com/pris)
- Täckning: globalt (fungerar för utländska gäster)
- Tecken: max 160 per SMS (längre meddelanden delas och debiteras per del)
Kolla att SMS gick iväg: I admin under bokningens detaljpanel ser du:
- Tidpunkt när bekräftelse-SMS skickades
- Tidpunkt när påminnelse skickades
Om ett SMS inte gick iväg (SMS-leverantörsfel, ogiltigt nummer) loggas detta och du kan klicka Skicka SMS igen manuellt.
Vanliga frågor:
Kan jag stänga av SMS för en specifik bokning? Nej, togglen är på restaurang-nivå. Men du kan kontakta gästen separat om en speciell situation kräver det.
Vad händer om gästen byter nummer efter bokning? Uppdatera numret i detaljpanelen → klicka Spara → klicka "Skicka SMS igen". Vendion skickar till det uppdaterade numret.
Fungerar SMS för utländska gäster? Ja – ClickSend stöder E.164-format globalt. Gästen måste ange numret med landskod (t.ex. +44 för UK).
Kan jag skicka ett eget SMS till gästen via Vendion? Inte via bokningsflödet idag. Men från CRM-modulen (Marketing) kan du segmentera event-gäster och skicka kampanjer.
Felsökning:
- "SMS skickas inte vid bokning" → kontrollera att togglen "Bekräftelse-SMS" är på i SMS-inställningarna
- "Påminnelse kom inte" → kontrollera att påminnelse-timer är satt; om den är 0 skickas ingen påminnelse
- "Variabel visar {name} istället för gästnamnet" → kontrollera mallens stavning (inga mellanslag i {...})
- "För många SMS förbrukas" → längre meddelanden delas; håll under 160 tecken för att undvika dubbel debitering
Relaterat: Aktivera och anpassa SMS-meddelanden, Evenemangsbokningar – gästflöde och slot-hantering, Publik resursbokning
Den här funktionen är en del av Vendion Bordsbokning.
Nyfiken på hur det ser ut i praktiken? Läs mer om produkten eller boka en kort demo.
Var denna artikel hjälpsam?