Vendion
    Bordsbokning

    SMS-påminnelser för events och resurser

    4 min läsning#34

    Alla tre bokningstyperna (bord, event, resurs) använder samma SMS-infrastruktur i Vendion. Det betyder att du konfigurerar mallar och timing på ett ställe och de fungerar för alla typer. Den här artikeln förklarar vad som gäller specifikt för event- och resursbokningar.

    Tre SMS-typer vid event- och resursbokning:

    TypNär skickas detTypisk text
    BekräftelseOmedelbart efter bokning"Din bokning är bekräftad ..."
    PåminnelseX timmar innan"Påminnelse: du har bokat ..."
    AvbokningVid avbokning"Din bokning har avbokats ..."

    Bekräftelse (direkt efter bokning)

    Skickas automatiskt i samma sekund som gästen klickar "Boka".

    Exempelmallar:

    Event:

    Hej {name}! Din bokning på {restaurant} är bekräftad.
Event: Vinsmagning Piemonte
Datum: {date} kl {time}
Platser: {party_size}
Ändra/avboka: {manage_link}

    Resurs:

    Hej {name}! Din bokning av Privatrum Vinkällaren
på {restaurant} {date} kl {time} ({party_size} pers)
är bekräftad. Ändra/avboka: {manage_link}

    Variabler som fungerar:

    VariabelBeskrivningGäller
    {name}Gästens namnAlla
    {restaurant}RestaurangnamnAlla
    {date}BokningsdatumAlla
    {time}StarttidAlla
    {party_size}Antal personerAlla
    {manage_link}Länk till hanteringssidanAlla
    {event_name}Eventets namnEndast events
    {resource_name}Resursens namnEndast resurser
    {end_time}SluttidResurser (för slot-bokningar)
    {price}TotalprisResurser och prissatta events

    Påminnelse (timmar innan)

    Systemet kör en nattlig kontroll (kl 01:00 Stockholm-tid) och letar efter alla kommande bekräftade bokningar där en påminnelse behöver skickas baserat på din inställning. Påminnelser skickas automatiskt – ingen manuell hantering behövs.

    Sätt påminnelse-timing:

    1. Gå till Admin → Bokningar → Inställningar → SMS
    2. Fältet Påminnelse i timmar innan (standard: 3)
    3. Slå på togglen "Skicka påminnelse"
    4. Spara

    Rekommendationer:

    • Event: 24 h (dagen innan) – gäster glömmer event lätt
    • Privatrum: 4 h (samma dag) – de har planerat och kommer nog
    • Karaoke/bowling: 2 h – sen-planerade aktiviteter, påminn strax innan
    • Konferensrum: 24 h – företagsmöten planeras i förväg

    Påminnelse-mallar:

    Event:

    Påminnelse: I morgon är det dags!
Event: {event_name} på {restaurant}
Tid: {date} kl {time}
Platser: {party_size}
Hantera: {manage_link}

    Resurs:

    Påminnelse: Du har bokat {resource_name} på {restaurant}
i dag kl {time}–{end_time} ({party_size} pers).
Välkommen! Hantera: {manage_link}

    Avbokning (när gästen eller admin avbokar)

    Din bokning av {resource_name} på {restaurant}
{date} kl {time} har avbokats.
Välkommen att boka igen: {manage_link}

    Skickas automatiskt när:

    • Gästen avbokar via hanteringslänken
    • Admin klickar "Avboka" i detaljpanelen

    Anpassa mallar per typ: I Vendion 3.0 använder alla tre bokningstyper samma mall. Om du vill ha olika formuleringar för event vs resurs måste du för tillfället använda generiska formuleringar som fungerar för båda. I Vendion 3.1 planeras separata mallar per bokningstyp.

    Praktiskt knep tills separata mallar finns:

    Hej {name}! Din bokning på {restaurant} är bekräftad:
{date} kl {time} · {party_size} pers
Ändra/avboka: {manage_link}

    Den här mallen fungerar snyggt oavsett om det är bord, event eller resurs – informationen är tydlig utan att nämna typen.

    SMS-leverans och avgift:

    • Leverantör: ClickSend
    • Pris: 0,89 kr per SMS
    • Täckning: globalt (fungerar för utländska gäster)
    • Tecken: max 160 per SMS (längre meddelanden delas och debiteras per del)

    Kolla att SMS gick iväg: I admin under bokningens detaljpanel ser du:

    • Tidpunkt när bekräftelse-SMS skickades
    • Tidpunkt när påminnelse skickades

    Om ett SMS inte gick iväg (SMS-leverantörsfel, ogiltigt nummer) loggas detta och du kan klicka Skicka SMS igen manuellt.

    Vanliga frågor:

    Kan jag stänga av SMS för en specifik bokning? Nej, togglen är på restaurang-nivå. Men du kan kontakta gästen separat om en speciell situation kräver det.

    Vad händer om gästen byter nummer efter bokning? Uppdatera numret i detaljpanelen → klicka Spara → klicka "Skicka SMS igen". Vendion skickar till det uppdaterade numret.

    Fungerar SMS för utländska gäster? Ja – ClickSend stöder E.164-format globalt. Gästen måste ange numret med landskod (t.ex. +44 för UK).

    Kan jag skicka ett eget SMS till gästen via Vendion? Inte via bokningsflödet idag. Men från CRM-modulen (Marketing) kan du segmentera event-gäster och skicka kampanjer.

    Felsökning:

    • "SMS skickas inte vid bokning" → kontrollera att togglen "Bekräftelse-SMS" är på i SMS-inställningarna
    • "Påminnelse kom inte" → kontrollera att påminnelse-timer är satt; om den är 0 skickas ingen påminnelse
    • "Variabel visar {name} istället för gästnamnet" → kontrollera mallens stavning (inga mellanslag i {...})
    • "För många SMS förbrukas" → längre meddelanden delas; håll under 160 tecken för att undvika dubbel debitering

    Relaterat: Aktivera och anpassa SMS-meddelanden, Evenemangsbokningar – gästflöde och slot-hantering, Publik resursbokning

    Den här funktionen är en del av Vendion Bordsbokning.

    Nyfiken på hur det ser ut i praktiken? Läs mer om produkten eller boka en kort demo.

    Läs om Vendion BordsbokningBoka demo

    Var denna artikel hjälpsam?