Markera no-show

Markera en bokning som No-show när gästen uteblivit. Då skiljer du utebliven ankomst från en avbokning i bokningshistoriken och analysen.

Steg för steg

1. Öppna Bord → Bokningar i kassan eller Bokning → Bordsbokning i admin
2. Välj rätt datum och öppna bokningen
3. Kontrollera med kollegorna att gästen inte redan är placerad. Följ restaurangens överenskomna rutin för försening och kontakta gästen vid behov
4. Klicka No-show och bekräfta när dialogen visas. I adminlistan kan du också välja No-show i statusmenyn
5. Kontrollera att statusen ändrats

Att ändra bokningen kräver Redigera bokning. I kassan kan en behörig chef godkänna skyddade åtgärder med sin PIN-kod.

När ska du använda en annan åtgärd?

• Gästen har meddelat försening: stäm av ankomst och ändra tiden vid behov
• Gästen har avbokat: välj Avboka
• Gästen väntar på ett bord som aldrig erbjöds: behåll eller hantera väntelistan
• Gästen har redan kommit: registrera ankomst i stället

En senmarkering i vyn är en varning. Den ändrar inte automatiskt bokningen till No-show efter 15 minuter.

Kortgaranti och no-show-avgift

En kortgaranti registrerar ett kort som säkerhet; avgiften tas inte vid bokningstillfället. För att konfigurera funktionen behöver du Hantera restauranginställningar och restaurangens kortbetalning måste vara ansluten.

1. Öppna Bokning → Inställningar → No-show & SMS
2. Under Kortgaranti, slå på Kräv kortgaranti för bokningar
3. Ange Kräv kort från antal personer (tomt = alla) om bara större sällskap ska omfattas
4. Ange No-show-avgift per person (kr). Tomt eller 0 innebär ingen avgift
5. Välj Momssats på avgiften enligt er redovisningsbedömning. Ändringarna sparas direkt
6. Kontrollera gästens bokningsflöde och de villkor ni visar innan ni börjar använda avgiften

När en bokning med aktiv kortgaranti markeras som No-show kan dialogen Debitera no-show-avgift? visas. Den visar avgift per person × sällskapets storlek. Välj Debitera för att försöka ta betalt eller Avstå för att lämna bokningen som No-show utan debitering. Åtgärden kräver Debitera no-show-avgift. I admin finns även knappen Debitera no-show-avgift när bokningen fortfarande har en aktiv garanti.

Läs resultatmeddelandet och kontrollera bokningens betalstatus och kvitto. En No-show-status är inte ett kvitto på att avgiften gått igenom. Saknas aktiv garanti går det inte att debitera ett sparat kort genom detta flöde.

En ännu inte debiterad garanti släpps när bokningen blir Sittande, Avslutad eller Avbokad. En redan genomförd debitering återbetalas inte genom att bara byta bokningsstatus.

Villkor för gästen

Avgift och avbokningsfrist behöver ingå i det ni kommer överens om vid bokningen. Beskriv villkoren tydligt innan gästen bokar och återge dem gärna i bekräftelsen. Ett efterföljande SMS gör inte i sig en ny avgift bindande. Visitas vägledning om bordsbokning beskriver skillnaden mellan förskott, avbokningsavgift och avgift för utebliven ankomst.

Historik, varningar och bokningsregler

En kopplad gästprofil gör att no-show-historiken kan följas för samma gäst. Varningen Hög no-show-frekvens visas när antalet registrerade no-shows är mer än 20 procent av gästens registrerade besök, förutsatt att besöksantalet är större än noll. Det är en upplysning för personalen.

Under Bokning → Regler kan en behörig administratör lägga till villkoret No-show-historik och en åtgärd som Kräv kortgaranti, Kräv bekräftelse eller Kräv manuell hantering. Läs guiden om bokningsregler och kontrollera vilka bokningstyper regeln gäller för. En CRM-tagg med namnet ”Spärrad” eller ”No-show-risk” blockerar inte i sig nya bokningar och skapar inget automatiskt depositumsflöde.

Ångra en felmarkering

Öppna bokningen och välj Återaktivera bokning. Den blir Bekräftad; registrera därefter ankomst om gästen är på plats. Kontrollera gästhistoriken efter rättningen. En genomförd avgift behöver hanteras separat om den också var felaktig.

Följ upp i Analytics

Öppna Analytics → Bokningar och välj period. No-show rate räknar no-shows delat med bokningar som inte är avbokade. Gästlistornas historiska no-show-tal avser gäster som bokat under perioden och är inte bara periodens händelser.

Jämför er egen utveckling regelbundet och kontrollera påminnelser, kontaktuppgifter och bokningsvillkor. Beläggningsmåttet visar bokade gäster mot skiftkapacitet; det är inte faktisk bordsanvändning och räknar inte fram förlorad omsättning eller automatiskt ändrad bemanning.