Markera no-show

När en gäst inte dyker upp till sin bokning är det viktigt att du registrerar det som no-show istället för att bara ta bort eller avboka bokningen. Varför? För att Vendion ska kunna särskilja en gäst som aktivt avbokade från en som bara lät bordet stå tomt – det är helt olika beteenden ur ett CRM- och beläggningsperspektiv.

Varför no-show är en egen status

En no-show påverkar flera delar av systemet samtidigt:

• Beläggningsanalys – visar din faktiska utnyttjandegrad (bokningar som kom kontra bokningar du räknade med)
• CRM-profil – gästens no-show-räknare uppdateras automatiskt
• Automatiseringar – segment och taggar kan sätta regler baserat på no-show-mönster
• Risk-flagga – framtida bokningar av samma gäst visar varning om mönstret upprepas
• Intäktsprognos – analytics drar bort no-shows från genomsnittligt spend per bord

Steg för steg

1. Öppna Bokningar i kassan eller i admin-panelen (/admin/reservationer)
2. Hitta bokningen – den ligger kvar i tidslinjen/listan även om gästen inte kommit
3. Klicka på bokningen för att öppna detaljpanelen
4. Klicka "No-show" (röd knapp) eller välj "Markera som no-show" i statusmenyn
5. Bekräfta i dialogrutan
6. Status ändras till No-show automatiskt

När bör du markera no-show?

Generellt: när gästen inte kommit inom 15 minuter efter utsatt tid och inte hört av sig. Vissa restauranger använder 10 min för lunch och 20 min för à la carte-middag – anpassa efter din policy.

Du ska inte använda no-show om:

• Gästen ringt och försenat sig (ändra tiden istället)
• Gästen ringt och avbokat (använd "Avboka")
• Du själv flyttade bokningen till en annan dag
• Bokningen blev waitlist och aldrig erbjöds ett bord

Policyalternativ – vad gör du med upprepade no-shows?

Vendion registrerar historiken oavsett, men du bestämmer själv vilken policy du tillämpar:

Automatisk no-show-avgift (framtida flöde)

I bokningsinställningarna kan du aktivera en no-show-avgift (t.ex. 200 kr/person). När status sätts till no-show registreras beloppet på bokningen. Observera: själva debiteringen sker inte automatiskt idag – betalningsintegrationen är inte färdig (mars 2026). Tills vidare är fältet ett bokföringsunderlag.

Segment och auto-taggning

Via Marketing-modulen kan du bygga ett segment som hittar gäster med no-show-mönster:

Gäster med 2 eller fler no-shows senaste 90 dagarna

Du kan automatiskt tagga dessa som "No-show-risk" och koppla en automation:

• Nästa bokning kräver depositum
• SMS skickas automatiskt: "Bokningen bekräftas när depositum betalats"
• Admin får notis när gästen bokar igen

Rebooking-flöde med begränsning

När en gäst med no-show-historik försöker boka på nytt händer detta:

1. Bokningen skapas som pending (inte confirmed)
2. Admin får notis i /admin/reservationer
3. Du kan välja att bekräfta manuellt, kräva depositum eller avböja
4. Om du väljer "Kräv depositum" skickas länk till gästen
5. Efter betalning flippas status till confirmed automatiskt

Vill du tillåta direkt bokning igen? Ta bort taggen "No-show-risk" på gästens CRM-profil, så går framtida bokningar rakt till confirmed.

Juridiskt – får du ta ut no-show-avgift i Sverige?

Kort svar: Ja, men med villkor. Enligt konsumentköplagen och avtalslagen kan en restaurang ta ut en avgift om:

• Gästen är tydligt informerad vid bokningstillfället (SMS-bekräftelsen måste nämna avgiften)
• Avgiften är rimlig i förhållande till faktisk skada (t.ex. inte 1000 kr för en tvåa på lunch)
• Du faktiskt tog bordet i anspråk och förlorade intäkt (kan bevisas om restaurangen var fullbokad)

För säkerhets skull: skriv in avgiften i bokningsbekräftelsens SMS, t.ex. "Vid utebliven ankomst utan avbokning 2h innan debiteras 200 kr/pers." Konsumentverket godkänner i regel avgifter upp till ca 250–500 kr/pers för uteblivna à la carte-bokningar.

Ångra no-show

Om du råkat markera fel – t.ex. gästen kom men personalen missade att checka in – klickar du "Återaktivera bokning" i detaljpanelen. Status går tillbaka till bekräftad och CRM-räknaren dras av ett steg.

Hur ofta bör du granska no-show-statistik?

• Veckovis – titta på no-show-andel i Analytics (flik "Bokningar"). Över 5% är en varningsflagga
• Månadsvis – identifiera top-gäster med upprepade no-shows och fatta beslut om spärr/depositum
• Kvartalsvis – utvärdera om policyn fungerar, justera avgiftsnivån vid behov

En frisk restaurang ligger typiskt på 1–3% no-show. Bar/nattklubb ofta 5–10%. Om du ligger högre än så: överväg att korta SMS-påminnelsen (3h före istället för 24h) eller sätt in depositum på fredagar/lördagar.

Analytics-impact i detalj

När du konsekvent markerar no-show istället för att bara ta bort bokningen får du korrekt data i tre rapporter:

• Beläggningsrapport – separerar "visade sig" från "uteblev" så du ser verklig bordsanvändning per skift
• Intäktsanalys per vecka – räknar bortfallet, vilket hjälper dig förstå varför fredagskvällen såg svag ut trots fullbokat
• Personalbemanning – hjälper dig dimensionera personalstyrkan realistiskt (om 8% uteblir på fredagar behövs kanske inte lika mycket köksstöd)

Praktiskt exempel: no-show-avgift i bekräftelsemeddelandet

Så här kan ditt bekräftelse-SMS se ut om du tillämpar avgift:

"Hej Anna! Din bokning på Bistro Vik 25/4 kl 19:00 för 4 pers är bekräftad. Vid utebliven ankomst utan avbokning minst 4h innan debiteras 250 kr/pers. Ändra/avboka: [länk]"

Detta gör policyn juridiskt bindande och transparent. Spara texten som eget bekräftelsemeddelande i bokningsinställningarna.