Avsluta ett besök

Markera bokningen klar när gästen har lämnat. Bokningen avslutas och avslutstiden registreras. Betalning av notan är en separat åtgärd.

Bokningens statusar

Kassan och admin använder delvis olika etiketter för samma status:

Det finns ingen separat bokningsstatus ”Pågår”. En öppen nota och bokningens status är olika saker. Ankomst och no-show hanteras av personalen; automatisk ankomst kan aktiveras enligt nedan.

Avsluta från bokningen

1. Öppna fliken Bokningar i kassan och välj bokningen
2. För en placerad gäst klickar du Gästen har gått
3. I admin öppnar du i stället Bordsbokning → Bordsbokning, väljer den sittande bokningen och klickar Gästen har gått
4. Kontrollera att status blivit Klar respektive Avslutad

Åtgärden kräver Redigera bokning. Den kan registreras även före betalning, men den betalar eller stänger ingen öppen nota. Kontrollera alltid notan och bordets faktiska läge innan nästa sällskap placeras.

Efter betalning i kassan

När bordets sista öppna nota betalas och bordet har en aktiv bokning kan kassan fråga Är sällskapet klart?

• Ja, markera klar avslutar bokningen
• Nej, sitter kvar behåller bokningen för fortsatt servering och eventuell ny nota

Finns fler öppna notor på bordet visas inte frågan ännu. Du kan också använda klarmarkeringen vid den kopplade notan. Gästnamnet vid notan hjälper dig kontrollera att rätt bokning är kopplad.

Vad ändras?

• Bokningen får en avslutstid och slutar vara en aktiv bordsplacering
• En öppen nota kan fortfarande göra bordet upptaget i kassan
• Historiken finns kvar för uppföljning
• Ett eventuellt feedbackutskick kan bli aktuellt enligt era inställningar

Betalda köp och kopplingen till en gästprofil ligger till grund för köphistorik. Att enbart avsluta bokningen ska inte användas som bevis på betalt belopp.

Automatisk ankomst och klarmarkering

Öppna Bordsbokning → Inställningar → No-show & SMS → Feedback. Med Hantera restauranginställningar kan du ändra:

• Auto-markera sittande: en bekräftad bokning med tilldelat bord kan registreras som ankommen när kassan har orderaktivitet på bordet inom bokningens tidsfönster. Bokningar utan bord hanteras manuellt
• Auto-markera klar: sittande bokningar kan avslutas automatiskt 60 minuter efter beräknad sluttid. Bearbetningen sker med intervall och fångar aktuella bokningar, inte all äldre historik

Automatisk klarmarkering kontrollerar inte att notan är betald. Använd den med kännedom om era faktiska sittider och följ upp sällskap som sitter kvar längre.

Feedback efter besök

I samma inställningsdel slår du på Feedback efter besök och anger under Skicka förfrågan hur många timmar efter besöket den ska gå ut, 1–72 timmar. Fördröjningen räknas från registrerad avslutstid. Utskicket förutsätter ett användbart mobilnummer och att bokningen inte redan fått feedbackförfrågan eller har ett permanent leveransfel. Gamla avslut skickas inte obegränsat långt i efterhand.

Exempel: klarmarkerar du 21:45 och väljer två timmar kan förfrågan skickas efter 23:45 vid nästa utskickskörning. Gästen öppnar länken, lämnar helhetsbetyg och kan även betygsätta mat, service och atmosfär, svara på rekommendationsfrågan och skriva en kommentar. Svaren följs under Bordsbokning → Feedback. Längre ner i samma del kan du slå på mejllarm vid lågt betyg och vid lågt NPS-svar. Utan egen adress går larmet till restaurangens administratörer.

Följ upp besöken

Analytics++ → Bokningar visar bland annat bokningsvolym, no-show, gäster, bordspopularitet och feedback. Där finns ingen egen rapport för ”Besökslängd & turnaround” eller spenderat belopp per minut. Välj sittlängder utifrån er service och faktiska erfarenhet, och registrera ankomst och avslut nära den verkliga tidpunkten.

Har du avslutat för tidigt öppnar du bokningen i admin och trycker Ångra Gått. Gästen sitter vid bordet igen, med samma ankomsttid som förut, och feedback-SMS:et skickas inte två gånger. Har nästa sällskap redan fått bordet säger appen det. Kassan har inte valet. En behörig administratör kan också ändra status i adminlistans statusmeny. Kontrollera tider, bord och eventuell ny bokning innan en tidigare bokning görs aktiv igen.