Avsluta ett besök
När en gäst lämnat restaurangen ska bokningen avslutas. Det är sista steget i bokningens livscykel och frigör bordet för nästa sällskap samtidigt som Vendion registrerar besökslängden för analys.
Bokningens livscykel – alla statusar
En bokning rör sig genom en uppsättning statusar. Att förstå hela cykeln hjälper dig veta vad Avsluta besök faktiskt gör:
| Status | Vad det betyder | Vem sätter den | Nästa steg |
|---|---|---|---|
| Väntande | Bokning skapad, inte ännu bekräftad (ovanligt – används vid waitlist-befordran) | System | Bekräftad eller Avbokad |
| Bekräftad | Giltig bokning, SMS skickat | Gäst/Admin vid skapande | Sittande, No-show, Avbokad |
| Väntelista | Gästen står på väntelista | System när det är fullbokat | Bekräftad (om plats öppnas) |
| Sittande | Gästen har checkats in, bord upptaget | POS-personal | Pågår (implicit), Avslutad, No-show |
| Pågår | Gästen äter/dricker, POS-tab öppen (implicit status) | Ordersystemet | Avslutad |
| Avslutad | Besöket avslutat, bord frigjort | POS/Admin | (slut) |
| No-show | Gästen kom aldrig | Admin/auto-timer | (slut) |
| Avbokad | Avbokad av gäst eller admin | Gäst/Admin | (slut) |
"Avsluta besök" är övergången från Sittande/Pågår → Avslutad.
Steg för steg
- Öppna Bokningar i kassan eller tryck på bordet i POS
- Hitta den sittande bokningen (markerad med grön/emerald färg)
- Klicka på bokningen för att öppna detaljpanelen
- Klicka "Gäst lämnat / Klar" eller välj "Avsluta besök" i statusmenyn
- Bekräfta i dialogrutan
- Status ändras till Avslutad, avslutstiden registreras och bordet frigörs
Vem markerar varje status?
| Status | Vem markerar? | Hur? |
|---|---|---|
| Bekräftad | Gäst (online), admin (telefon), personal (drop-in) | Skapa bokning |
| Sittande | POS-personal | Klicka "Checka in" på bokningen eller öppna ordern på bordet |
| Pågår | Automatisk | Sätts när första ordern registreras |
| Avslutad | POS-personal eller admin | Klicka "Avsluta" eller "Gäst lämnat" – ofta efter slutbetalning |
| No-show | Admin (manuellt) eller auto-timer efter 15 min | Klicka "No-show" |
| Avbokad | Gäst (via manage-länk) eller admin | Klicka "Avboka" |
Vad som händer när du avslutar besöket
När du klickar Avsluta besök:
- Bokningens status sätts till Avslutad
- Avslutstiden registreras automatiskt
- Bordet frigörs
- Om feedback-SMS är aktiverat i inställningarna schemaläggs ett meddelande att skickas efter feedback-fördröjningen (ofta 2–4h)
- Besökslängden sparas och används i Analytics
- Gästens CRM-profil uppdateras med besöksräknare och senaste-besök-datum
Koppling till POS-tab och order
När en bokning checkas in kopplas den automatiskt till ordern på bordet. Det betyder:
- Du kan se hela bokningen + beställning i samma vy
- Beställningen dyker upp i gästens CRM-historik automatiskt
- Z-rapporten kan filtrera intäkter per bokningstyp (bord, event, resurs)
- Spenderat belopp per gäst räknas ut automatiskt
Viktigt: Du måste betala och stänga ordern innan du avslutar bokningen. Flödet är vanligtvis:
- Gästen ber om notan
- Personal tar betalt i kassan, ordern markeras som betald
- Personal klickar "Avsluta besök" → bokning går till Avslutad, bord frigörs
Om du glömmer att avsluta bokningen förblir bordet upptaget i bokningssystemet (även om det fysiskt är ledigt), vilket kan blockera framtida bokningar för den tidsluckan.
Auto-close (framtida funktion)
I färdplanen finns en funktion som automatiskt avslutar bokningar där:
- Status är Sittande eller Pågår
- Tidsfönstret passerat med mer än 30 minuter
- Ordern är betald eller stängd
Detta för att fånga upp bokningar där personalen glömt steget. Funktionen kan slås av per restaurang i inställningarna.
Rensa bordet för nästa gäst
Efter att bokningen är avslutad:
- Bordet blir "ledigt" i golvplansvyn direkt
- Nästa bokning för samma bord kan checkas in
- Om två bokningar är tätt ihop (t.ex. 17:00 + 19:30) varnar systemet om första bokningen fortfarande är seated när den andra närmar sig tidsfönstret
Analytics – besökslängd och turnaround
När du avslutar besök bygger Vendion upp statistik:
| Mått | Beskrivning | Användning |
|---|---|---|
| Genomsnittlig besökslängd | Snitt besökstid per skift/bord | Justera bokningsintervall, sittidsregler |
| Turnaround-tid | Snitt tid mellan två bokningar på samma bord | Mäter hur snabbt bord städas/dukas |
| Beläggningsgrad | Andel öppettid då bordet är upptaget | Identifiera underanvända bord |
| Spendera per minut | Notans total delat med besökslängd | Finkrog-nyckeltal, tempo vs. intäkt |
Dessa hittar du i Analytics under fliken Bokningar → "Besökslängd & turnaround".
Tips för bra data
- Avsluta alltid bokningen när gästen gått – annars blir besökslängden skev
- Använd no-show, inte cancel, när gästen uteblir (sparar rätt beteendedata)
- Sätt realistiska sittidsregler baserat på faktisk data (lunch ofta 60–75 min, middag 90–120 min)
- Granska turnaround veckovis – om den kryper uppåt kanske städrutiner eller bongflöden behöver ses över
Ångra ett avslutat besök
Om du råkat avsluta för tidigt – gästen kom tillbaka för kaffe – klickar du "Återaktivera" i detaljpanelen. Status går tillbaka till Sittande och bordet blir åter upptaget.
Kopplingen till feedback-loopen
Att avsluta besöket triggar också feedback-flödet (om aktiverat). Så här ser kedjan ut:
- Du klickar Avsluta besök kl 21:45
- Feedback-SMS schemaläggs till feedback-fördröjningen senare, t.ex. kl 23:45 eller nästa morgon
- Gästen får ett SMS: "Tack för besöket på Bistro Vik! Berätta hur det var: [länk]"
- Länken öppnar ett enkelt formulär (betyg + fritext) som sparas på bokningen
- Omdömet dyker upp på gästens CRM-profil och kan utlösa automatiseringar (t.ex. 1–2 stjärnor → admin-notis, 5 stjärnor → lojalitetstagg)
Om du inte avslutar bokningen korrekt skickas aldrig feedback-SMS – så det här steget är inte bara administrativt, det driver hela eftervårds-flödet.
Den här funktionen är en del av Vendion Bordsbokning.
Nyfiken på hur det ser ut i praktiken? Läs mer om produkten eller boka en kort demo.
Var denna artikel hjälpsam?