AI Auto Optimering – fler gäster på samma antal bord

Ett par på två sitter vid sexbordet. Sällskapet på sex som ringer får höra att det är fullt – trots att stolarna finns.

Det är inget bokningsfel. Det är summan av många rimliga beslut fattade var för sig, under en månad, av gäster som bokade i den ordning de råkade boka. AI Auto Optimering rättar det i efterhand: den flyttar par till tvåor och sällskap till bord som passar, så att de stora borden står kvar lediga för dem som behöver dem.

Poängen är inte en snygg matsal – det är att gästen får plats

Optimeringen arbetar på alla kommande bokningsdagar, upp till ett halvår framåt – inte bara på kvällen som börjar snart. Det är hela idén: värdet uppstår när bordet är ledigt i det ögonblick gästen tittar på bokningssidan, inte när kvällen redan är förlorad.

Slå på

Bokning → Inställningar → AI Auto Optimering

När du slår på togglen hamnar du alltid i det försiktiga läget. Full optimering måste du välja aktivt.

De två lägena

Rädda bokningar griper in först när någon annars blir utan. En gäst står på väntelistan, platsen finns – men bara om två bord byter gäst. Då, och bara då, flyttar systemet. Rör ingenting annars, och kan därför bara bli bättre än att göra ingenting.

Full optimering väntar inte på att någon ska bli nekad. Var femtonde minut går den igenom kommande bokningsdagar och packar dem i förväg, så att luckorna är borta innan nästa gäst ens söker. Fler bokningar flyttas.

Byten gästen inte märker

Systemet flyttar bara när alla tre villkoren håller:

• Samma tid. Ingen gäst får ny klockslag. Bara bordet byts.
• Samma del av lokalen. Den som bokat matsalen hamnar aldrig tyst i baren. Ett sådant byte kan systemet föreslå, men aldrig genomföra på egen hand.
• Aldrig nära service. Se nästa avsnitt.

Har gästen ett önskemål som hänger ihop med bordet – fönsterplats, avskilt hörn – rörs bokningen inte automatiskt. Och gästen får aldrig SMS om att bordet bytts: för henne är ingenting förändrat.

Sluta flytta (minuter före service)

Det är den enda tidsgränsen, och den är viktig. När personalen börjar ha bordskartan i huvudet blir en tyst omplacering förvirring i stället för hjälp.

180 betyder att dagen låses tre timmar före sin första bokning. Höj om ni dukar upp tidigt och vill ha ro; sänk bara om ni vet att ingen tittar på bordskartan förrän gästerna kommer.

Lås en bokning du inte vill att systemet rör

Bordsvalet på en enskild bokning kan låsas. En låst bokning flyttas aldrig av optimeringen – använd det för stamgästen som alltid sitter vid fönstret, eller för kvällens födelsedagsbord. Gäster som redan satt sig rörs heller aldrig.

Vad du ser efteråt

Varje flytt hamnar i Bokning → Aktivitet, märkt som automatisk, med bordet före och efter. Har systemet flyttat något på egen hand dyker det också upp i notisklockan – som information, inte som en varning. Ingenting är fel; systemet gjorde precis det du slog på. Men du ska aldrig behöva upptäcka det först när du står i lokalen och bordskartan inte ser ut som du lämnade den.

Börja försiktigt

Slå på Rädda bokningar först och låt den gå några dagar. Titta i Aktivitet: känns flyttarna rimliga? Byt då till Full optimering.

Räkna med att den första körningen i fullt läge flyttar fler bokningar än de därpå följande. Den städar upp allt som samlats sedan ni började ta emot bokningar; därefter håller den bara ordningen.

Relaterat: Väntelista – så fungerar det, Förstå bokningskalendern, Bokningsregler