AI Auto Optimering – fler gäster på samma antal bord

Ett par på två har tilldelats sexbordet inför sitt kommande besök. Sällskapet på sex som ringer får höra att det är fullt – trots att stolarna finns.

Det är inget bokningsfel. Det är summan av många rimliga beslut fattade var för sig, under en månad, av gäster som bokade i den ordning de råkade boka. AI Auto Optimering rättar det i efterhand: den flyttar par till tvåor och sällskap till bord som passar, så att de stora borden står kvar lediga för dem som behöver dem.

Poängen är inte en snygg matsal – det är att gästen får plats

I Full optimering behandlas kommande dagar med bokade bord, upp till 180 dagar framåt. De närmaste datumen prioriteras, så en större bokningsmängd kan ta flera körningar. Syftet är att bättre bordsplacering ska ge fler bokningsbara alternativ när nya gäster söker tid.

Slå på

Bordsbokning → Inställningar → Grundinställningar → AI Auto Optimering

Du behöver behörighet att ändra restauranginställningar. Ändringarna sparas automatiskt. När du aktiverar funktionen väljs Rädda bokningar. Välj Full optimering separat om du vill ha löpande omplacering. Stäng av Aktivera för att stoppa automatiken.

De två lägena

Rädda bokningar används när väntelistan behandlas och en gäst inte får plats med nuvarande bordsplacering. Om lämpliga byten kan frigöra plats kan de genomföras och gästen få ett erbjudande. Det är inte en löpande omplacering av alla bokningar, och det finns ingen garanti att varje väntande sällskap kan få plats.

Full optimering väntar inte på att någon ska bli nekad. Var femtonde minut går den igenom kommande bokningsdagar och packar dem i förväg. Den genomför byten som minskar outnyttjade platser eller ger ett sällskap som sitter vid för få stolar ett större bord. Byten som inte gör någon skillnad görs inte. Läget kan göra fler flyttar, men flyttar inget om ingen förbättring hittas.

Byten gästen inte märker

Systemet flyttar bara när alla tre villkoren håller:

• Samma tid. Ingen gäst får ny klockslag. Bara bordet byts.
• Samma del av lokalen. Den som bokat matsalen hamnar aldrig tyst i baren. Ett sådant byte kan systemet föreslå, men aldrig genomföra på egen hand.
• Aldrig nära service. Se nästa avsnitt.

Önskemål skyddas när bokningen har en bokningstagg kopplad till en bordsegenskap under Bordsbokning → Inställningar → Statusar, taggar & frågor. En fritextanteckning om fönsterplats eller avskilt hörn ger inte automatiskt det skyddet. Bord som personalen själv har valt eller flyttat låses automatiskt, se nedan. Automatiska bordsbyten skickar inget SMS. Event- och resursbokningar flyttas inte av denna optimering.

Sluta flytta

Det är den enda tidsgränsen, och den är viktig. När personalen börjar ha bordskartan i huvudet blir en tyst omplacering förvirring i stället för hjälp.

180 betyder att dagen låses tre timmar före sin första bokning. Höj om ni dukar upp tidigt och vill ha ro; sänk bara om ni vet att ingen tittar på bordskartan förrän gästerna kommer.

Lås en bokning du inte vill att systemet rör

Öppna bokningen under Bordsbokning → Bordsbokning och tryck på hänglåset högst upp i detaljpanelen. Du behöver Redigera bokning. Ett stängt lås betyder att bordsvalet är låst; tryck igen för att låsa upp. En låst bokning flyttas aldrig av optimeringen – använd det för stamgästen som alltid sitter vid fönstret, eller för kvällens födelsedagsbord. Gäster som redan satt sig rörs heller aldrig.

Personalens egna val låses av sig själva. När någon i personalen flyttar en bokning till ett annat bord, eller själv väljer bord när bokningen läggs in, låses bokningen automatiskt. I bokningens historik står det då Bord låst – personalen valde bordet, flyttas inte automatiskt. Vill du att systemet ska få flytta bokningen igen trycker du på hänglåset och låser upp. Bokningar där ni tog systemets bordsförslag låses inte.

Bokningar på för få stolar

Ändras borden efter att gäster har bokat – ett bord får färre stolar eller tas bort ur en kombination – kan en bokning bli kvar vid ett bord där sällskapet inte får plats. Optimeringen flyttar då sällskapet till ett ledigt större bord i samma del av lokalen, om det finns ett.

Kommande bokningar med för få stolar visas också i notisklockan som Bokningar på för få stolar, oavsett om AI Auto Optimering är på. Posten försvinner när bokningarna har flyttats. Tar ett bord fler gäster än det har stolar med flit, ange det under Bord i bordets inställning Största sällskap – då räknas det inte som för få stolar.

Vad du ser efteråt

Varje flytt hamnar i Bordsbokning → Aktivitet, märkt som automatisk, med bordet före och efter. Automatiska flyttar från det senaste dygnet visas också i notisklockan för den som får redigera bokningar – som information, inte som en varning. Ingenting är fel; systemet gjorde precis det du slog på. Men du ska aldrig behöva upptäcka det först när du står i lokalen och bordskartan inte ser ut som du lämnade den.

Börja försiktigt

Slå på Rädda bokningar först och låt den gå några dagar. Titta i Aktivitet: känns flyttarna rimliga? Byt då till Full optimering.

Antalet flyttar beror på bokningarna och era bord. Kontrollera att lokalens sektioner, bordsegenskaper och viktiga lås är rätt inställda innan du aktiverar automatiken.

Relaterat: Väntelista – så fungerar det, Förstå bokningskalendern, Bokningsregler