Använda AI Boss för bokningar

AI Boss är din AI-assistent i admin och kan hjälpa dig hantera alla tre bokningstyper via chatten – bordsbokningar, events och resursbokningar – och de flesta inställningar under Bordsbokning. Beskriv vad du vill veta eller ändra och ange datum, tid, antal gäster och vilken bokning det gäller.

Vad AI Boss kan göra:

Bordsbokning:

• Visa dagens bokningar med status, och aktivitetsloggen (nya, avbokade, uteblivna och bordsflyttar)
• Sammanfatta bekräftade, sittande och lediga platser
• Söka gäst med historik och VIP-status
• Skapa ny bordsbokning eller walk-in, med e-post, önskemål, allergier, intern anteckning och taggar
• Ändra tid, antal gäster, bord, kontaktuppgifter, önskemål och taggar
• Göra en bokning till option, låsa ett bord eller sätta en egen status
• Avboka med eller utan anledning
• Hitta lediga tider och föreslå bord för ett sällskap
• Läsa och svara på gästens meddelanden, och föreslå en ny tid
• Bekräfta en gäst från väntelistan
• Skriva dagsnotisen och föreslå bordsbyten som frigör plats under kvällen
• No-show-statistik och toppgäster

Bord och inställningar:

• Skapa och ändra bord och sektioner, bordskombinationer, bordsegenskaper och tilldelningsordningen
• Ändra bokningsinställningarna sektion för sektion: tider, sällskap, gästtexter, väntelista, kortgaranti, SMS, återbekräftelse, feedback och notiser
• Skapa, ändra och ta bort sittningar, sittlängd per gästantal, specialperioder och stängda datum
• Hantera bokningstaggar, egna frågor till gästen, egna statusar och bokningsregler
• Ändra bokningssidans utseende, menyhöjdpunkter, omdömen som citat och gästtexternas engelska version
• Ge dig länken, widgetadressen och inbäddningskoden till bokningssidan

Events:

• Visa events med tillfällen och kapacitet
• Skapa och ändra events, inklusive sittande/stående upplägg, bokningsfönster, betalning, biljettmoms, avbokningsgräns och frågor till gästen
• Lägga till ett nytt datum för återkommande event
• Lägga in en eventbokning åt en gäst och flytta en bokning till ett annat tillfälle (stående event)
• Ställa in ett tillfälle som inte har några bokningar

Resurser:

• Visa resurser med typ, kapacitet och prissättning
• Skapa och ändra resurser, deras enheter (t.ex. banor) och veckodagarnas öppettider
• Blockera en specifik tid för underhåll/event, för hela resursen eller en enhet
• Boka en resurs åt en gäst och visa resursens bokningar och tillgänglighet

Exempel på vad du kan säga:

Bordsbokningar:

• "Visa dagens bokningar"
• "Hur ser det ut ikväll?"
• "Boka bord för 4 personer kl 19 imorgon, namn Andersson"
• "Flytta Anderssons bokning ikväll till kl 20 och skriv att de firar födelsedag"
• "Vilka tider är lediga på fredag för 6 personer?"
• "Lägg Svenssons bokning som option till på torsdag"

Bord och inställningar:

• "Gör bord 4 och 5 till en kombination för 8 gäster"
• "Stäng middagen på julafton"
• "Lägg in en specialperiod för julbordet 1–23 december som bara gäller middagen"
• "Låt sällskap på 5–6 sitta i 2,5 timmar"

Events:

• "Visa alla aktiva events"
• "Lägg till vinprovning fredag 3 maj kl 19"
• "Hur många platser är kvar på julbordet 22 december?"
• "Boka två platser på vinprovningen åt Karin Ek"

Resurser:

• "Vilka resurser har vi?"
• "Blockera Privatrum A nästa onsdag 14–16, vi ska skura golvet"
• "Lägg till en tredje bana på bowlingen"
• "Sätt bowlingens tillgänglighet på fredagar till 16–23"

Kombinerade frågor: AI Boss kan kombinera flera verktyg i samma konversation:

• "Sök Eriksson och boka bord för 4 kl 19 på fredag om han inte redan har en bokning" → söker gäst + kollar lediga tider + skapar bokning
• "Hur går det för våra vinprovningar jämfört med vanliga fredagar?" → listar events + hämtar bordsbokningsstatistik för samma veckodagar

Kontrollera bokningarna: Be AI Boss gå igenom bokningarna åt dig, till exempel:

• "Vilka bokningar ligger på för få stolar?"
• "Visa obekräftade bokningar den här veckan"
• "Krockar något med stängningen?"
• "Finns det dubbelbokade bord i helgen?"
• "Vilka bokningar saknar bord i morgon?"
• "Vilka har kommit i kväll?" eller "Vilka uteblev i förra veckan?"

Du får bokningarna som berörs, med namn, tid och bord. Utan datum gäller kontrollen från i dag och två veckor framåt. Rätta det du hittar i bokningen eller be AI Boss göra det.

Varför hamnar ett sällskap på ett visst bord? Fråga till exempel "Varför hamnar sällskap på fyra på bord 13–16?" eller "Vilka bord tar ett sällskap på 7?". AI Boss visar bordens regler – minsta och största sällskap, om bordet är bokningsbart online, kombinationerna och tilldelningsordningen – och vilket bord bokningen väljer först, sedan och därefter. Du får också veta vad som ändrar valet: minsta eller största sällskap på bordet, tilldelningsordningen eller om bordet tar onlinebokningar. Nämner du dag och tid räknas bokningarna som redan finns med. Utan annan uppgift gäller svaret gästens bokning på bokningssidan; fråga om personalens bokning om du vill se valet när ni bokar själva. Ändra sedan regeln via AI Boss eller på bordskartan, se Bordskombinationer och tilldelningsordning.

Återöppna en bokning: Säg till exempel "Öppna Mikaela Oscarssons bokning i dag igen". En bokning där gästen har gått blir Sittande igen, och en avbokad eller utebliven bokning blir Bekräftad. En avbokad eller utebliven bokning återaktiverar du på samma sätt med Återaktivera bokningen i bokningens panel. Återöppnar du sent på kvällen, efter bokningens sluttid, frågar AI Boss hur länge sällskapet ska sitta kvar. Annars stänger Vendion den sittande bokningen automatiskt en timme efter sluttiden. Återöppningen skickar inget SMS till gästen.

Flera ändringar i ett svep: Du kan be om flera bordskombinationer eller en hel veckas tider för en resurs i samma meddelande, till exempel "Gör 1+2, 3+4 och 5+6 till kombinationer för 4 gäster var". AI Boss säger hur det gick för varje rad, till exempel "2 av 3 genomförda, rad 3 nekades" med orsaken. Kontrollera de nekade raderna och be om dem igen när orsaken är åtgärdad.

Behörigheter och sådant du behöver kontrollera:

• AI använder dina behörigheter. Nya bokningar kräver Skapa bokning. Ändringar, avbokning, sittningar, specialperioder, events och resurser kräver Redigera bokning. Bord och sektioner kräver Hantera bord och golvplan, bokningsregler Hantera bokningsregler, och bokningsinställningarna och bokningssidan Hantera restauranginställningar
• En ny bordsbokning via AI får samma sittlängd som i bokningsguiden. Säger du en tid, t.ex. "19–23", får bokningen den längden, och "ändra henne till 3 timmar" ändrar en befintlig bokning. Utan bord föreslår bordstilldelningen ett bord när den är påslagen. Kontrollera tid och bord i bokningsvyn
• Bokningar som AI skapar, flyttar eller bekräftar från väntelistan skickar SMS till gästen bara om du ber om det. Avbokning via AI skickar inget avboknings-SMS. Säkerställ att gästen får besked
• Kortgaranti, SMS, återbekräftelse, feedback, notiser och bokningsregler med kortgaranti eller meddelande visar AI Boss först. Ändringen sparas när du har svarat ja
• Nya mottagare för bokningens mejl kan via AI bara vara restaurangens egen adress eller en adress som redan står som mottagare. Kollegors adresser lägger du in i Admin
• Avboka betalda bokningar i bokningens detaljpanel och använd dess återbetalningsval. En ändrad status är inte en kortåterbetalning
• Har ett eventtillfälle bokningar ställer AI Boss inte in det. Ställ in det under Bordsbokning → Events & Resurser, där betalda biljetter återbetalas och gästerna avbokas
• Omslagsbilden, möbler på bordskartan och QR-koder för utskrift hanterar du i Admin
• För en visuell kontroll av hela serien eller resursens enheter, öppna Bordsbokning → Events & Resurser

Tips: Kontrollera AI-svaret och öppna bokningen efter en ändring. Bokningens historik och Bordsbokning → Aktivitet hjälper dig följa registrerade händelser.