Ändra orderformat mitt i en order

Det klassiska scenariot: en gäst har beställt tre rätter "äta här" i baren, men ändrar sig efter första rätten och vill ta med sig resten hem. Eller tvärtom – någon har tagit en takeaway-flik men bestämmer sig för att sätta sig vid ett bord. I båda fallen ändras momsen (12% ↔ 6% för mat och alkoholfri dryck).

Vendion stödjer detta direkt i kassan via Ändra orderformat – utan att du behöver skapa en ny order eller makulera den gamla.

Var hittar jag funktionen?

På notavyn i POS syns det aktuella orderformatet som en tydlig badge högst upp, t.ex. "Äta här" eller "Avhämtning".

1. Klicka på badgen
2. En dropdown eller dialogruta öppnas
3. Välj Ändra orderformat
4. Välj det nya formatet (Äta här, Bord, Avhämtning eller Leverans)
5. En bekräftelsedialog visar konsekvensen (se nedan)
6. Klicka Bekräfta

Bekräftelsedialogen – vad ser jag?

Innan bytet verkställs får du alltid en tydlig sammanfattning av vad som kommer att hända. Exempel:

Byter från Äta här till Avhämtning. Moms räknas om på 3 rader: 12% → 6%. Nytt totalbelopp: 287 kr (var 312 kr). Fortsätt?

På det sättet ser du exakt hur stor skillnaden blir – ingen tvekan om att momsen faktiskt sänks eller höjs, och du slipper överraskningar när gästen får kvittot.

Alkoholrader (som är 25% oavsett) syns separat: "1 rad (alkohol) påverkas inte av bytet – kvar på 25%." Alkohol-momsen växlas aldrig.

Vad händer tekniskt?

När du bekräftar bytet:

1. Orderformatet uppdateras på ordern
2. Momsen räknas om automatiskt på alla rader utom alkohol-rader och eventuella manuellt överskrivna rader (se avsnitt om överrids nedan)
3. Nya delsummor och totalsumma visas
4. Bongar i köket påverkas inte – köket lagar fortfarande samma mat, bara att kassan räknar moms på nytt sätt

Kräver en behörighet

Att ändra orderformat på en pågående order är gated bakom behörigheten "Ändra orderformat på pågående order". Default är denna behörighet på för chefer/seniora kassörer, men av för juniora kassörer. Det hindrar att någon oavsiktligt ändrar momsen på en order de inte har koll på.

Om personalen saknar behörigheten ser de meddelandet "Ingen behörighet – kontakta chef" vid klick på badgen. En manager kan då snabbt godkänna bytet via chef-PIN-flödet utan att behöva logga ut och in.

Behörigheten sätts upp under Inställningar → Behörighetsgrupper per grupp. Se allmän artikel om behörigheter för detaljer.

Allt loggas internt

Varje byte av orderformat loggas i systemets interna transparenslogg. Du kan aldrig ändra orderformat utan att det sparas ett spår som visar:

• Vem som ändrade (personal-ID)
• När (exakt tidsstämpel)
• Från vilket format till vilket
• Vilka rader som påverkades
• Gammal och ny totalsumma

Vid revision av Skatteverket eller internt kan du visa att varje momsväxling var legitim och motiverad.

När kan jag ändra och när är det låst?

Regeln är enkel: så länge ordern är öppen (ej betald) kan orderformatet ändras. Efter finalize låses allt till att bli en del av historisk försäljning.

Manuellt överskrivna rader påverkas INTE

Om du har satt en per-rad momsoverride på en specifik rad (se artikeln Per-rad momsöverride i kassan) så bevaras den vid bytet av orderformat. Logiken: om någon explicit har satt momsen på en rad så är det ett medvetet val som inte ska kastas bort automatiskt.

Exempel:

• Order har 3 rader: mat (12%), dryck (12%), och en cateringflaska med manuell override till 6%
• Du byter från "Äta här" till "Avhämtning"
• Mat och dryck räknas om till 6% automatiskt
• Cateringflaskan behåller sin 6% (den var redan rätt)

Praktiska scenarios

Scenario A: Familjen som ändrar sig efter förrätten Familj på 4 tar förrätt vid bord 5 (Bord, 12%). Efter förrätten ringer dagis – de måste åka hem nu. Servitören frågar: "Ska vi paketera resten att ta med?" Familjen säger ja. Servitören klickar på badgen "Bord 5" och byter till "Avhämtning". Dialog visar att 2 återstående rader (huvudrätter) räknas om från 12% till 6% – totalen sjunker med ca 35 kr. Familjen betalar, maten paketeras, alla är nöjda.

Scenario B: Takeaway-beställning som sätts vid ett fönsterbord Gäst kommer in med avsikt att ta med sig en sallad. Medan den tillagas ser hen att det finns lediga bord i solen – bestämmer sig för att sitta ändå. Personalen klickar på "Avhämtning"-badgen → byter till "Bord 3". Momsen på salladen växlar från 6% till 12%, totalen ökar med några kronor. Personalen informerar gästen, betalning sker.

Scenario C: Mix-beställning där gästen vill ta med en efterrätt Gäst äter huvudrätt på plats men vill ta med sig dessert hem. Ändra INTE orderformatet – då blir huvudrätten också 6%, vilket är fel. Lösning: starta en separat ny flik med "Avhämtning" för desserten. Betala bordet (12%) och takeaway-fliken (6%) separat. Vendions flik-modell gör detta enkelt.

Varför tvingar inte Vendion mig att göra det i någon speciell ordning?

Filosofin är att verkligheten är kaotisk – gäster ändrar sig, servitörer flyttar runt folk, köksbeställningar växer och minskar. Vendion låter dig byta orderformat flexibelt så länge ordern är öppen, med tydliga bekräftelsedialoger så att ingenting sker i smyg. Tillsammans med det oförändrade loggspåret får du både smidighet och full spårbarhet.