Notisklockan – vad som väntar på dig och vad som är brådskande

Uppe till höger i admin sitter en klocka. Siffran på den säger hur många saker som väntar på att du gör något.

Det är viktigt att veta vad klockan inte är: den är ingen nyhetslista och inget aktivitetsflöde. Nyheter om vad Vendion har byggt ligger på Nyheter (stjärnikonen bredvid). Klockan innehåller bara sådant som du behöver åtgärda — och den töms i takt med att du gör det.

Är allt i sin ordning står det "Inga åtgärder just nu – allt är klart". Det är meningen att den ska se ut så för det mesta.

Huvudregeln: posterna läker av sig själva

De flesta poster försvinner automatiskt när det som orsakade dem är löst. Fyller du i personnumret försvinner posten om personnummer. Godkänner du passbytet försvinner posten om passbytet. Du behöver alltså inte bocka av något — listan speglar verkligheten.

Det är också därför du inte kan klicka bort allt. Kunde du dölja "3 avtal väntar på signering" hade du gömt ett verkligt problem för dig själv.

Det som stoppar arbetet direkt

Två poster betyder att någon inte kan jobba förrän du gjort något. De är märkta som kritiska och ligger överst.

"N personer kan inte stämpla in — personnummer saknas." Personalliggaren kräver personnumret enligt lag, så databasen nekar instämplingen. Personen står vid stämpelklockan och kan inte lösa det själv. Det här är den enskilt vanligaste orsaken till att någon ringer dig fem minuter innan passet börjar.

"Anställd utan inloggning" och "Anställd utan inloggning och PIN". Personen finns i personalregistret men har ingen väg in i systemet — varken app, portal eller kassa.

Det som har en deadline i lagen

Två poster är kopplade till semesterlagen, och båda har ett datum som inte går att förhandla om.

"N personer har semesterdagar som ska betalas ut." Semesterlagen 26 a § säger att dagar som inte kunnat sparas eller läggas ut ska ersättas med semesterlön senast en månad efter semesterårets utgång, alltså senast 30 april. Vendion sparar allt som är kvar vid semesterårsrullningen — det är generöst mot den anställde, men lagen ger bara rätt att spara de dagar som överstiger tjugo (18 §). Posten talar om vilka som berörs innan fristen går ut.

"N anställningar har passerat sitt slutdatum." Semesterlagen 30 § kräver att semesterersättningen betalas ut senast en månad efter att anställningen upphörde. Lönemotorn räknar fram slutregleringen själv, men bara i den löneperiod där anställningen faktiskt upphör — missar du den perioden ligger skulden kvar utan att något säger till.

Det som kostar pengar eller ger fel siffror

• "Semesterlönesatsen matchar inte ert kollektivavtal." Ni står på 12 % medan Gröna riksavtalet och Hängavtalet Visita ligger på 12,72 %. Posten är rådgivande — satsen är ert avtalsval och Vendion ändrar den aldrig åt er.
• "Kostavdrag dras utan att ni bokfört någon kostförmån." Personalen får ett nettoavdrag för mat ni inte registrerat att ni bjuder på.
• "Köket får ingen dricks trots inställd köksandel." Ni har satt en köksandel, men ingen roll har kategorin Kök — så andelen fördelas aldrig ut. Se Dricksfördelning.
• "N anställda arbetar på flera restauranger i samma bolag." Restaurangerna delar organisationsnummer och är alltså samma arbetsgivare, men Vendion räknar lön, övertid, karens och semester per restaurang. En person som jobbar på två av era ställen kan därför få till exempel dubbelt karensavdrag. Posten talar om vilka det gäller så ni kan stämma av manuellt.

Det som bara väntar på ditt beslut

Passönskemål, passbyten, frånvaroansökningar, osignerade avtal, olästa gästmeddelanden och nyanställda som är redo att schemaläggas. De ligger också på Start-fliken i Personal, så du kan beta av dem där du ändå står.

När ett utskick inte nådde fram

"Personalnotiser kunde inte skickas" och "N personalnotiser nådde inte fram". Ett schema eller en nyhet gick inte att leverera till någon. Utan den här posten syns det ingenstans — och personalen får skulden för att inte ha läst något de aldrig fick. Öppna listan och se vem det gäller.

Kvittera en post

Vissa poster har ett kryss. Det är de rådgivande och de händelsebaserade — sådant som inte läker av sig självt men som du kan ha tagit ställning till. Saknas krysset är posten tillståndsbunden och försvinner först när tillståndet ändras.

Kvitteringen är inte en läst-markering. Den kommer ihåg vad som gjorde posten sann. Kvitterar du semesterlönesatsen 12,00 % och någon senare ändrar den till 11,00 % kommer posten tillbaka — annars hade en kvittering i år dolt ett verkligt fel nästa år.

Kvitteringen sparas i systemet, inte i din webbläsare: kvitterar du på kontorsdatorn är posten kvitterad också i telefonen. Finns det fler än en kvitterbar post dyker knappen Markera alla som klara upp.

Var klockan finns

Bara i admin. Åtgärderna gäller en bestämd restaurang, och i SuperAdmin eller personalportalen finns ingen vald restaurang att visa dem för.