Notisklockan – vad som väntar på dig och vad som är brådskande

Uppe till höger i admin sitter en klocka. Siffran på den säger hur många saker som väntar på att du gör något.

Det är viktigt att veta vad klockan inte är: den är ingen nyhetslista och inget aktivitetsflöde. Nyheter om vad Vendion har byggt ligger på Nyheter (stjärnikonen bredvid). Klockan innehåller bara sådant som du behöver åtgärda — och den töms i takt med att du gör det.

Är allt i sin ordning står det "Inga åtgärder just nu – allt är klart". Det är meningen att den ska se ut så för det mesta.

Huvudregeln: posterna läker av sig själva

De flesta poster försvinner automatiskt när det som orsakade dem är löst. Fyller du i personnumret försvinner posten om personnummer. Godkänner du passbytet försvinner posten om passbytet. Du behöver alltså inte bocka av något — listan speglar verkligheten.

Det är också därför du inte kan klicka bort allt. Kunde du dölja "3 avtal väntar på signering" hade du gömt ett verkligt problem för dig själv.

Det som stoppar arbetet direkt

Dessa poster varnar för sådant som kan hindra instämpling eller inloggning. Följ länken i posten och komplettera personen innan nästa pass.

"N personer kan inte stämpla in — personnummer saknas." Vendion kräver personnummer för instämpling. Öppna personalkortet och komplettera uppgiften med rätt behörighet.

"Anställd utan inloggning" betyder att personens e-postinloggning behöver ordnas; en befintlig PIN kan fortfarande fungera. "Anställd utan inloggning och PIN" betyder att båda vägarna saknas. Öppna personen via postens knapp och ordna inloggning eller PIN efter behov.

Anställningar som passerat slutdatum

"N anställningar har passerat sitt slutdatum." Personen står fortfarande som aktiv trots att slutdatum passerat och kan ha kvar åtkomst. Välj Öppna personalregistret (eller Öppna Användare om Personal saknas). Öppna personens meny och välj Avsluta anställning om anställningen är slut, eller rätta slutdatum om den fortsätter. Detta är en annan påminnelse än slutlönens semesterersättning.

Semesterärenden att stämma av

"N personer har semesterdagar som ska betalas ut." Posten bygger på registrerade dagar för utbetalning. Välj Öppna Löner och kontrollera personerna och underlaget. Vendion betalar inte ut pengarna genom att du öppnar eller kvitterar en post.

"N avslutade anställda har semester kvar att få utbetald." Denna separata post gäller nyligen avslutade anställningar med kvarvarande saldo och en slutlöneperiod som ännu inte är låst. Öppna Löner och granska månaden då anställningen upphörde. Låser du perioden kan posten försvinna; låset bevisar inte att pengarna nått banken.

Kör ni lönen i Fortnox Lön visas ingen av de två posterna. Fortnox räknar saldot och slutregleringen, och semesterårsskiftet görs där.

Påminnelserna hjälper dig att upptäcka semesterärenden men avgör inte hela rätten till ersättning. Semesterlagens 26 a § gäller vissa dagar som inte kunnat läggas ut och har även en begränsning kopplad till 25 dagar. Huvudregeln i 30 § är semesterersättning utan oskäligt dröjsmål, senast en månad efter anställningens slut, med undantag och möjliga kollektivavtalsavvikelser. Stäm av det enskilda fallet och ert avtal mot semesterlagen.

Det som kostar pengar eller ger fel siffror

• "Semesterlönesatsen matchar inte ert kollektivavtal." Ni står på 12 % medan Gröna riksavtalet och Hängavtalet Visita ligger på 12,72 %. Posten är rådgivande — satsen är ert avtalsval och Vendion ändrar den aldrig åt er.
• "Kostavdrag dras utan att ni bokfört någon kostförmån." Kontrollera att registrerade måltider, förmånsvärde och personalens betalning stämmer. Ett nettoavdrag utan skattepliktig förmån behöver inte i sig vara fel.
• "Köket får ingen dricks trots inställd köksandel." Ni har satt en köksandel, men ingen roll har kategorin Kök — så köket får ingen del och potten kan i stället gå till serveringen. Se Dricksfördelning.
• "N anställda arbetar på flera restauranger i samma bolag." Restaurangerna delar organisationsnummer och är alltså samma arbetsgivare, men Vendion räknar lön, övertid, karens och semester per restaurang. En person som jobbar på två av era ställen kan därför få till exempel dubbelt karensavdrag. Posten talar om vilka det gäller så ni kan stämma av manuellt. I Vendion Lön stoppas personens lön om hen arbetat på flera restauranger samma vecka och veckan sammanlagt är över hens veckoarbetstid, eftersom övertiden och mertiden annars kan saknas.

Anställningsskydd och sjukfrånvaro

Klockan bevakar också LAS och sjukprocessen. Gäller posten en person öppnar knappen personalkortet, annars personalregistret.

• Visstidsanställningar blir tillsvidare enligt LAS, Provanställningar närmar sig sitt slut, Prövotider är längre än sex månader, Visstider slutar: skriftligt besked behövs, Visstidsanställningar slutar snart, Visstidsanställningar ska anmälas till facket, Säsongsanställda behöver besked före nästa säsong och Begäranden från anställda väntar på svar. Läs Anställningsskydd (LAS) – bevakning på personalkortet.
• Visstidsanställningar slutar snart kommer 30 dagar före sista dagen för en särskild visstid, ett vikariat eller en säsong, när lagen inte kräver något skriftligt besked (då gäller i stället posten om besked). Ska anställningen fortsätta: ändra slutdatumet på personalkortet. Annars slutar den den dagen.
• Tidigare anställda har företrädesrätt är information och går att kvittera.
• Sjukperioder saknar försäkran, Sjukperioder behöver läkarintyg, Sjukfall ska anmälas till Försäkringskassan och Sjukfall behöver en plan för återgång. Läs Sjukfrånvaro – försäkran, läkarintyg och anmälan till Försäkringskassan.

Stämplingar och födelsedagar

"Instämplad utan pass" (eller "N instämplade utan pass") betyder att någon har stämplat in i dag utan ett publicerat pass i schemat. Du får veta det medan passet pågår, inte först efter utstämplingen. Öppna tider visar personens rad utfälld. Ska personen jobba godkänner du tiden när passet är slut, annars pratar du med personen. Posten försvinner när personen stämplar ut, eller när du publicerar ett pass som stämplingen hör till. En stämpling du redan markerat som gästpass eller nekat räknas inte.

"Anna Andersson fyller år i dag" – klockan visar vem i personalen som fyller år i dag eller de närmaste sex dagarna. Är det flera står de i en post, till exempel 3 i personalen fyller år den närmaste veckan. Det är bra att veta, ingen åtgärd, och posten går att kvittera. Nästa veckas födelsedagar ger en ny post. Dagen hämtas ur personnumret (bara månad och dag, aldrig året), så den som saknar personnummer syns inte. Den som är född 29 februari firas 28 februari ett år som inte är skottår. Posten kräver Personal-licensen och visas för administratörer och för den som får redigera schemat eller hantera användare.

Det som bara väntar på ditt beslut

Klockan kan visa passönskemål, passbyten, frånvaroansökningar, osignerade avtal, gästmeddelanden och rekryteringsärenden. Personal ▸ Start visar samma punkter för Personal, med en knapp per punkt.

När ett utskick inte nådde fram

"Personalnotiser kunde inte skickas" och "N personalnotiser nådde inte fram" betyder att ett utskick misslyckats. Öppna posten och kontrollera berörda mottagare och kontaktuppgifter. Leveransproblem kan även visas på Personal ▸ Start.

Kvittera en post

Vissa poster har ett kryss. Det är de rådgivande och de händelsebaserade — sådant som inte läker av sig självt men som du kan ha tagit ställning till. Saknas krysset är posten tillståndsbunden och försvinner först när tillståndet ändras.

Kvitteringen är inte en läst-markering. Den kommer ihåg vad som gjorde posten sann. Kvitterar du semesterlönesatsen 12,00 % och någon senare ändrar den till 11,00 % kommer posten tillbaka — annars hade en kvittering i år dolt ett verkligt fel nästa år.

Kvitteringen sparas för restaurangen och gäller även kollegornas åtgärdslista. Finns det fler än en kvitterbar post visas Markera alla N som klara, där N är antalet. Kvittera därför först när ni tagit ställning till posterna.

Var klockan finns

Den här åtgärdsklockan finns i admin och gäller vald restaurang. Personalens egen historik finns under Aktivitet i personalportalen.