Nyheter till personalen – publicera, notifiera och följ upp

Vendions nyhetsflöde ersätter gruppchatten och lappen i personalrummet. Du publicerar ett inlägg, personalen ser det i personalportalen under fliken Nyheter, och du väljer själv hur de ska få veta att det finns.

Du hittar det under Personal ▸ Meddelanden. Att publicera kräver behörigheten Publicera och hantera nyheter.

Publicera en nyhet

1. Gå till Personal ▸ Meddelanden
2. Klicka Ny nyhet
3. Fyll i Rubrik och Text. Radbrytningar bevaras, och texten rymmer 10 000 tecken
4. Välj Mottagare
5. Välj hur inlägget ska fungera och vilka notiser som ska gå ut
6. Klicka Publicera

Mottagare har tre lägen, och de två sista tar flera val:

Sök fram varje mottagare och lägg till den – de valda visas som etiketter du kan ta bort. Väljer du flera roller som överlappar får ingen inlägget dubbelt.

Under Interaktion bestämmer du om personalen får gilla, får kommentera, och om inlägget ska pinnas högst i flödet.

Notiser – tre kanaler du väljer per inlägg

Det här är den viktigaste inställningen, och den sitter längst ned i formuläret under Skicka notifikationer. Varje inlägg får sina egna val:

Push och e-post styrs nämligen av personalen själv, i personalportalen under Profil ▸ Notiser. Push är påslaget som förval, e-post är avslaget som förval. Formuläret talar om det innan du publicerar: har ingen av mottagarna slagit på e-post står det rakt ut att inget mejl kommer att skickas.

Väljer du ingen kanal alls publiceras inlägget ändå – personalen ser det nästa gång de öppnar portalen.

Vad SMS kostar

SMS debiteras per SMS-del, per mottagare. Ett nyhets-SMS blir normalt två till tre delar, eftersom meddelandet innehåller restaurangens namn, rubriken, brödtexten och en länk till inlägget. Redan rubriken och länken äter en stor del av den första delen.

Formuläret räknar ut kostnaden åt dig innan du publicerar och visar den intill SMS-reglaget: ungefärligt totalbelopp, antal mottagare och antal delar per mottagare. Använder du specialtecken – till exempel tankstreck, emoji eller vissa citattecken – blir meddelandet dyrare, och även det syns i estimatet.

Två råd: använd vanligt bindestreck i stället för tankstreck, och håll texten kort när du kryssar i SMS. Skillnaden mellan två och tre delar är en tredjedel av notan för hela personalstyrkan.

Ett inlägg till en stor personalstyrka skickas dessutom i omgångar – högst 30 SMS per minut. Inlägget markeras då som delvis skickat, och du når resten genom att välja Skicka notiser igen en stund senare. Ingen får meddelandet två gånger.

Följ upp efter publicering

Varje inlägg i listan visar hur många som öppnat det, hur många som gillat och hur många kommentarer det fått.

Under leveransstatus ser du per kanal vad som faktiskt hände:

I menyn på inlägget kan du pinna eller avpinna, redigera, öppna kommentarer, välja skicka notiser igen och radera.

Redigerar du ett inlägg går inga nya notiser ut automatiskt. Vill du att de som missade det ska få veta måste du välja Skicka notiser igen.

Skicka notiser igen visar en ruta med vilka som hoppas över innan du bekräftar, så du ser vad det kommer att kosta. Ingen som redan fått notisen kontaktas på nytt.

Kommentarer och moderering

Tillåter du kommentarer blir inlägget en tråd där personalen svarar direkt i portalen i stället för att ringa eller skicka SMS till dig. Du får en påminnelse i admin när det kommit nya kommentarer, och den försvinner när du varit inne och läst tråden.

Att ta bort en olämplig kommentar kräver behörigheten Moderera kommentarer. Vill du inte ha diskussion på ett visst inlägg – stäng av kommentarer när du skapar det.

Även AI Boss kan publicera, redigera, ta bort och moderera nyheter åt dig. Be den i chatten: "Skicka ett meddelande till köket om att leveransen är försenad."

Vad nyhetsflödet inte är

Det här är envägskommunikation med möjlighet att svara – inte en chatt.

• Det finns ingen kvitteringsfunktion. Du kan se hur många som öppnat inlägget, men du kan inte kräva att någon bekräftar att hen läst det
• Inlägg går inte att schemalägga för framtida publicering
• Ett raderat inlägg försvinner ur flödet men går inte att ångra med en knapp

Behöver du nå någon omedelbart och säkert – ring. Behöver du bevis på att en person tagit del av något bindande, till exempel ett anställningsvillkor, använd anställningsavtal i stället; där finns signering med bevis.

Tips

1. Pinna det som gäller länge – veckans meny, nya rutiner, storhelgsschemat. Låt resten flyta förbi
2. Rikta till roller – köket behöver sällan läsa om barens rutiner, och ett flöde fullt av irrelevanta inlägg slutar bli läst
3. Spara SMS till det brådskande. Push och portalen är gratis; SMS är den enda kanalen som kostar
4. Stäng av kommentarer på rena informationsinlägg – annars drunknar budskapet i trådsvar