Skicka meddelanden till personalen – broadcast och riktade meddelanden

Intern kommunikation är livsviktig i en restaurang. Vendions meddelandesystem låter dig nå hela personalen, en specifik grupp eller en enskild medarbetare – med rätt kanal för rätt meddelande.

---

Tre leveranskanaler – välj rätt för ändamålet:

Du kan kombinera kanaler – t.ex. skicka både portalmeddelande och SMS för att garantera att meddelandet når fram snabbt.

---

Skicka ett broadcast-meddelande (till alla):

1. Gå till Personal → Personal
2. Klicka på meddelandeikonen (uppe till höger)
3. Välj mottagare: Alla aktiva medarbetare
4. Välj kanal (portal, SMS, e-post eller kombination)
5. Skriv:
   • Ämne (syns som notis-titel)
   • Meddelande (kortfattat för SMS, längre för portal/e-post)
6. Ange:
   • Kräv kvittering (medarbetaren måste aktivt bekräfta att de läst)
   • Prioritet (normal / hög / kritisk – påverkar hur notisen visas)
   • Schemalägg (skicka nu eller senare)
7. Klicka Skicka

Kostnad för SMS till alla: Om du har 20 medarbetare och skickar SMS till alla = 20 × 0,89 = 17,80 kr.

---

Riktade meddelanden (till specifika grupper):

Istället för att spamma alla, skicka bara till de som är berörda:

Per roll:

• "Alla kockar: möte kl. 15 imorgon"
• "Bartenders: ny dryckesmeny börjar gälla 1 maj"

Per behörighetsgrupp:

• "Admin-grupp: rapporter månaden stängs fredag"

Per avdelning/kostnadsställe:

• "Kök-teamet: leverans kommer kl. 10 istället för 08"

Per schemalagd dag:

• "Alla som jobbar fredag kväll: kockkurs kl. 15 före passet"

Per enskild person:

• Välj en specifik medarbetare ur listan

Steg:

1. I meddelandedialogen, välj Anpassade mottagare
2. Filtrera på roll, grupp, avdelning, schemalagd dag eller markera individer
3. Förhandsgranska mottagarlistan (visar antal och namn)
4. Skriv och skicka

---

Kräv kvittering (confirmation):

För viktiga meddelanden kan du kräva att medarbetaren aktivt bekräftar att de läst. Detta används för:

• Ändrade öppettider
• Nya rutiner (t.ex. allergenrutin)
• Säkerhetsinformation
• Schemaändringar med kort varsel
• Juridiskt bindande information

Hur det fungerar:

1. Markera Kräv kvittering när du skickar
2. Medarbetaren ser meddelandet med en Bekräfta läst-knapp
3. Tills de klickat kan notisen inte avfärdas (den syns som olästmarkering)
4. Efter bekräftelse ser du tid, datum och vem

Påminnelse: Om en medarbetare inte bekräftat inom 24 h skickas automatisk påminnelse.

---

Spårning och läsrapporter:

När du skickat ett meddelande kan du följa upp:

1. Gå till Personal → Meddelanden → Skickat
2. Klicka på meddelandet
3. Se:
   • Totalt antal mottagare
   • Antal lästa (och procent)
   • Antal kvitterade (om kvittering krävdes)
   • Lista per mottagare med status (Skickad / Läst / Kvitterad / Ej läst)
4. För ej lästa: klicka Skicka påminnelse

Tidsstämplar:

• Skickad (när systemet skickade)
• Mottagen (när meddelandet nådde enheten)
• Läst (när mottagaren öppnade)
• Kvitterad (när mottagaren klickade bekräfta)

---

Mallar för återkommande meddelanden:

1. Gå till Personal → Inställningar → Meddelandemallar
2. Skapa mallar för vanliga kommunikationer:
   • Veckans schema publicerat
   • Påminnelse sista inlämningsdag för frånvaro
   • Jul-/semesterhälsning
   • Nya rutiner/regler
3. Använd placeholders: {{namn}}, {{vecka}}, {{datum}}

---

Automatiserade meddelanden:

Vissa meddelanden skickas automatiskt vid händelser:

Aktivera/inaktivera per händelsetyp i Inställningar → Automatiserade meddelanden.

---

Begränsningar att känna till:

• Max 1 000 mottagare per SMS-batch – vid större utskick delas automatiskt upp i flera batcher
• Max 5 000 tecken per meddelande – längre texter får skickas som e-post
• Bilagor: endast e-post stödjer bilagor (PDF, bild upp till 10 MB)
• Push-notiser fungerar bara för medarbetare som installerat Vendion-appen

---

Tips:

1. Välj rätt kanal – använd SMS sparsamt (det kostar pengar och kan irritera)
2. Var kortfattad – restaurangpersonal är upptagen, långa meddelanden läses inte
3. Använd kvittering för viktigt – det ger trygghet att kritisk info kommit fram
4. Mallar sparar tid – samma typ av meddelande skickas ofta vecka efter vecka