Använda AI Boss för personalhantering

AI Boss är chatten i Admin. I personalmodulen är den inte ett uppslagsverk utan en kollega som kan utföra arbetet: den kan lägga pass, publicera schemaveckan, godkänna tidrapporter, korrigera personalliggaren, besluta om ledighetsansökningar och skicka anställningsavtal.

Du behöver inte lära dig kommandon. Skriv på vanlig svenska så väljer AI Boss verktyget åt dig.

Fråga om läget

De vanligaste frågorna, och vad du får tillbaka:

Sista raden är värd att notera: den visar försäljning per kassa, inte per person. Vill du veta vad en enskild medarbetare arbetat frågar du i stället efter timmar eller lönedata för personen.

Låt AI Boss göra jobbet

AI Boss ändrar i systemet på riktigt när du ber om det:

Schema – lägg, flytta och ta bort pass, skapa och använda grundpass, publicera hela veckan, hantera passbyten och lediga pass som någon vill ta.

Tider – godkänn tidrapporter, lägg in en stämpling som glömdes bort, och korrigera personalliggaren. Alla korrigeringar i liggaren spåras precis som när du gör dem för hand.

Frånvaro – registrera, godkänn eller avslå ledighet, justera komptid och semestersaldon.

Personal – uppdatera personalkort, sätt PIN-koder till stämpelklockan, bjud in nya medarbetare, pausa någons inloggning och avsluta anställningar.

Avtal – skapa ett anställningsavtal, skicka det för signering, och skicka om engångslänken.

Dricks och lön – fördela dricks på en period och lägg in löne-justeringar.

Nyheter – publicera ett inlägg till personalen, redigera det, ta bort det och moderera kommentarer.

Ett exempel: "Lägg ett kvällspass för Anna på fredag 17–23 och publicera veckan" utför båda stegen.

Schemaförslag

Säg "Föreslå schema för nästa vecka" så bygger AI Boss ett förslag utifrån historisk försäljning, bokningar, personalens tillgänglighet och era arbetstidsregler.

Förslaget visas först i chatten. Granska passen och klicka Applicera som utkast för att lägga in dem i schemat. Kontrollera sedan bemanning, tider och varningar under Personal ▸ Schema. Passen blir synliga för personalen när du publicerar veckan.

Två saker AI Boss vägrar att göra

Godkännande av lön och återöppning av låst dricks gör du själv i respektive vy.

AI Boss godkänner aldrig en lönerad. Den kan öppna en rad igen, men inte godkänna den eller markera den som utbetald. Granska beloppen och godkänn i Personal ▸ Löner. Om tider ändras efteråt kan raden markeras som ändrad och behöva granskas på nytt.

AI Boss låser inte upp en attesterad eller utbetald dricksperiod. Behöver du rätta en sådan period går du till Personal ▸ Dricksfördelning och öppnar den där. Kontrollera först om dricksen redan ingår i en lönekörning eller har betalats ut.

Bad du om något av detta får du ett tydligt svar om varför, och var du gör det i stället.

Behörigheter gäller även i chatten

AI Boss är inte en genväg förbi behörighetssystemet. Varje verktyg som ändrar något kräver samma behörighet som om du klickat själv – att lägga pass kräver Redigera schema, att bjuda in en medarbetare kräver användarbehörighet, och så vidare. Saknar du behörigheten kör AI Boss inte, utan svarar att den saknas.

Detsamma gäller läsning. Frågar någon utan lönebehörighet om ett semestersaldo svarar AI Boss att behörigheten saknas – den säger alltså inte "inget saldo registrerat", vilket hade fått dig att tro att uppgiften inte fanns.

När svaret ser konstigt ut

"Jag saknar behörighet" – be en administratör lägga till behörigheten i din behörighetsgrupp under Användare ▸ Behörighetsgrupper.

AI Boss hittar inte personen eller rollen – kontrollera stavningen, och att personen är aktiv i personalregistret. Är någon avslutad ligger hen inte i listan.

Du är osäker på vad som faktiskt hände – be om en sammanfattning: "Vad ändrade du nyss?" Ändringar i schema, tider och lön syns dessutom i modulens egna vyer precis som om du gjort dem för hand.