Använda AI Boss för personalhantering

AI Boss är chatten i Admin. I personalmodulen är den inte ett uppslagsverk utan en kollega som kan utföra arbetet: den kan lägga pass, publicera schemaveckan, godkänna tidrapporter, korrigera personalliggaren, besluta om ledighetsansökningar, skicka anställningsavtal, lägga in ny lön och ändra personalinställningarna.

Du behöver inte lära dig kommandon. Skriv på vanlig svenska så väljer AI Boss verktyget åt dig.

Fråga om läget

De vanligaste frågorna, och vad du får tillbaka:

Sista raden är värd att notera: den visar försäljning per kassa, inte per person. Vill du veta vad en enskild medarbetare arbetat frågar du i stället efter timmar eller lönedata för personen.

En persons vecka

Fråga till exempel "Varför ser Tobias vecka konstig ut?" eller "Visa Annas vecka". Du får personens pass, frånvaro och stämplingar dag för dag, och det som inte går ihop: ett pass under sjukfrånvaro, ett pass utan stämpling och liknande. Utan datum gäller den här veckan, och du kan fråga om högst en månad åt gången. Rätta avvikelsen i schemat eller personalliggaren, eller be AI Boss göra det.

Många på en gång

Du kan fråga om anställningsvillkoren för en hel grupp i ett svar, till exempel "Vilka i gruppen Anställda har inte timlön?" eller "Vilka har provanställning?". Du kan smalna av på behörighetsgrupp, roll eller namn, och på anställningsform och lönetyp. Svaret gäller aktiv personal, om du inte ber om pausade, avslutade eller kandidater också. Lönen visas bara för de personer du har lönebehörighet för; för övriga står det att lönen är dold.

Personalkostnad: planerad eller utfall

AI Boss räknar personalkostnad på två sätt och väljer efter din fråga. Gäller den en period som inte är jobbad än får du den planerade kostnaden, gäller den en jobbad period får du utfallet.

Planerad kostnad är samma siffra som Personalkostnad i schemats statistikpanel för samma period. AI Boss visar den per person, uppdelad på lön, OB-tillägg, arbetsgivaravgift med personens sats, semesteravsättning och arbetsgivaravgift på semesteravsättningen. Alla pass i schemat räknas, även opublicerade. Anger du ingen period gäller innevarande månad, och du kan fråga om högst tre månader åt gången. Övertids- och mertidstillägg ingår inte, precis som i schemat. Jämför du med ett annat system: be om samma uppdelning per person därifrån och jämför rad för rad.

Utfallet räknar timanställda på stämplade timmar, så pass som inte stämplats än ingår inte. Månadslönare räknas på månadslönen per kalendermånad, som andel av månadens dagar: en vecka i september är 7/30 av septemberlönen. OB följer era OB-regler, även halvtimmesavrundningen om den är påslagen, och aftonsregeln räknas bara på aftnarna – inte varje kväll. Utfallet jämförs med försäljningen, så i en egen behörighetsgrupp kräver det både lönebehörighet och Se ordrar, orderrader och betalningar. Den planerade kostnaden kräver bara lönebehörighet.

I båda räknas arbetsgivaravgiften per person efter födelseår, på den månad lönen betalas ut enligt inställningen Lönen betalas ut under Personal › Inställningar › Lön. Med standardvalet Månaden efter räknas decemberlönen alltså med nästa års satser. Taket på 25 000 kr i månaden för ungdomsnedsättningen räknas bara i Personal › Löner. Taket gäller bolaget: får någon lön från flera av bolagets restauranger räknar Löner en restaurang i taget, och då varnar Löner och AGI-underlaget. Vendion Lön räknar taket för hela bolaget.

Låt AI Boss göra jobbet

AI Boss ändrar i systemet på riktigt när du ber om det:

Schema – lägg, flytta och ta bort pass, skapa, ändra och ta bort grundpass, publicera hela veckan, hantera passbyten och lediga pass som någon vill ta. Ber du AI Boss lägga passet från ett grundpass fylls tider, rast, station och grundpassets fasta passlön i, precis som i passdialogen. Fast passlön kan också sättas direkt på ett pass. AI Boss kan spara en vecka som veckomall och lägga den på en ny vecka: du får först se vilka pass som skapas, och passen läggs in som utkast.

Tider – godkänn tidrapporter, lägg in en stämpling som glömdes bort, markera ett pass som gästpass eller nekat, makulera ett pass med motivering, och markera vikariat, personalmat, rast som inte kunde tas och personalmöte. Korrigera personalliggaren. Alla korrigeringar i liggaren spåras precis som när du gör dem för hand.

Frånvaro – registrera, godkänn eller avslå ledighet (med skäl för permission), justera komptid, extra ledighetsdagar och semestersaldon. Två undantag: kör ni lönen i Fortnox Lön räknas semestersaldot där, och AI Boss hänvisar dit i stället för att visa eller ändra det. Den som får semesterersättningen utbetald med lönen tjänar inga semesterdagar, så där finns inga dagar att justera. Semestersaldon följer också din lönebehörighet: är den begränsad till vissa behörighetsgrupper ändrar AI Boss bara saldon för personer i de grupperna, och ingen utom administratörer ändrar sitt eget saldo. Annars svarar AI Boss att saldot inte sparades och varför.

Personal – uppdatera personalkort (namn, adress, anhörig, anställningsform, OB-rätt, avtalad arbetstid och mer), LAS-uppgifter, tidigare anställningar, arbetstillstånd och sjukfallets uppföljning. Lägg upp en kandidat och avsluta anställningar. Visa dokumenten på personalkortet och ta bort ett dokument; att öppna och ladda upp dokument gör du i Admin.

Åtkomst – lägg upp personal med bara PIN, bjud in nya medarbetare eller en extern användare som revisor eller konsult, ge ett personalkort en inloggning och skicka inbjudan eller inloggningslänken igen. Slå på eller av kassainloggning, sätt PIN-koder, koppla loss en telefon från stämplingen, aktivera en person som bara stämplat i personalliggaren, pausa någons inloggning, byt behörighetsgrupp, ändra gruppens Vems lön? och ta bort en användare. AI Boss visar först vad som händer, och ändringen görs när du har svarat ja.

Avtal – skapa ett anställningsavtal och skicka det för signering, skicka en ny signeringslänk (den gamla slutar gälla), återkalla ett osignerat avtal eller ta bort ett utkast. Visa avtalets uppgifter och signeringsbeviset. Är avtalet underskrivet på papper kan AI Boss markera kandidaten som anställd, med en motivering som loggas.

Lön – lägg in ny lön från ett datum (dagarna före räknas med den tidigare lönen), makulera en version i lönehistoriken och gör en lönerevision för flera på en gång. Lägg in, ändra och ta bort lönejusteringar, till exempel bonus, förmåner, utlägg, traktamente och milersättning. En låst lönemånad går inte att ändra. Visa och byt lönesystem (Fortnox Lön, PAXml, Visma eller inget) med flikens checklista först, och läs exporthistoriken, lönekartläggningens grupper och läget i Vendion Lön. Visa och ändra en persons semesterdagar per år.

Dricks – fördela dricks på en period, visa kassans dricks och förhandsberäkna en period som fördelas per instämplad tid eller servicepass. Spara, attest och utbetalt gör du i Personal › Dricksfördelning.

Inställningar – ändra personalinställningarna (schema, stämpling, tider, lön, OB och semester), byta kollektivavtal, drickspolicyn, lönekoderna i lönefilen, avtalstexterna och beräkningsperioderna. Byte av kollektivavtal och en lönerevision visar AI Boss först, före och efter, och de sparas när du har svarat ja.

Nyheter – publicera ett inlägg till personalen, redigera det, ta bort det, moderera kommentarer och skicka notiserna igen till dem som inte fått dem. SMS kostar per meddelande.

Ett exempel: "Lägg ett kvällspass för Anna på fredag 17–23 och publicera veckan" utför båda stegen.

Flera i ett svep: Ber du om flera pass eller ändringar på flera personalkort i samma meddelande, till exempel "Lägg kvällspass 17–23 för Anna, Erik och Sara på fredag", gör AI Boss dem på en gång och säger hur det gick för varje rad: "2 av 3 genomförda, rad 3 nekades: …" med orsaken. Kontrollera de nekade raderna. Behöver en rad ditt ja stannar AI Boss där och frågar; raderna före är redan sparade.

Schemaförslag

Säg "Föreslå schema för nästa vecka" så bygger AI Boss ett förslag utifrån historisk försäljning, bokningar, personalens tillgänglighet och era arbetstidsregler.

Förslaget visas först i chatten. Granska passen och klicka Applicera som utkast för att lägga in dem i schemat. Kontrollera sedan bemanning, tider och varningar under Personal › Schema. Passen blir synliga för personalen när du publicerar veckan.

Det här gör du själv i Admin

Godkännande av lön, återöppning av låst dricks och några känsliga uppgifter gör du själv i respektive vy.

AI Boss godkänner aldrig en lönerad. Den kan öppna en rad igen, men inte godkänna den eller markera den som utbetald. Granska beloppen och godkänn i Personal › Löner. Om tider ändras efteråt kan raden markeras som ändrad och behöva granskas på nytt.

AI Boss låser inte upp en attesterad eller utbetald dricksperiod. Behöver du rätta en sådan period går du till Personal › Dricksfördelning och öppnar den där. Kontrollera först om dricksen redan ingår i en lönekörning eller har betalats ut.

Personnummer, bankkonto och skatt skrivs bara in i Admin. Det gäller skattetabell, skattekolumn, skattebeslut och utländskt skattenummer. AI Boss ser bara om uppgiften är registrerad, och ber dig aldrig skriva den i chatten.

Attest, låsning, export och utbetalning av lönen görs i Personal › Löner, och lönekörningen i Vendion Lön räknas, attesteras och betalas där. Vendion Löns villkor och bank, byte från Vendion Lön till ett annat lönesystem samt lönekartläggningens värdering och analys sparar du också i Admin.

Personalfordran och utmätning registrerar du i Vendion Lön i Admin.

Vendion Lön kan AI Boss läsa på samma sätt som du ser det under Löner. Fråga till exempel Är oktoberlönen godkänd? eller Vad har Anna kvar att betala tillbaka?. AI Boss svarar för de senaste sex arbetsmånaderna, eller den månad du frågar om: om lönen är godkänd och vilken dag, nettolön, bruttolön och skatt, om lönen betalades ut eller när den betalas ut, extrakörningar, en lön som ändrats efter godkännandet och en ändring som är påbörjad men inte sparad. Under Fordringar svarar AI Boss om överbetald lön att reglera, kvittningar från ändrade löner (dragna, som väntar eller som ska krävas tillbaka), fordringar mot anställda med vad som återstår, och hur många utmätningsbeslut som finns, också per person. Det kräver lönebehörighet, och AI Boss ser bara det du själv får se. Att godkänna, ändra och betala lönen, och att registrera en fordran eller utmätning, gör du i Admin under Personal › Löner.

Bad du om något av detta får du ett tydligt svar om varför, och var du gör det i stället.

Behörigheter gäller även i chatten

AI Boss kräver en egen rättighet. Admin-gruppen har alltid AI Boss. Andra behörighetsgrupper behöver rättigheten Använda AI Boss under Administration i gruppen, och dessutom Kan öppna /admin. Saknas någon av dem visas AI Boss inte alls. I en sådan grupp får AI Boss bara de verktyg som gruppens övriga rättigheter tillåter; resten är dolda. Får gruppen inte se lönerna ser AI Boss dem inte heller.

AI Boss är inte en genväg förbi behörighetssystemet. Varje verktyg som ändrar något kräver samma behörighet som om du klickat själv – att lägga pass kräver Redigera schema, att bjuda in en medarbetare kräver användarbehörighet, och så vidare. Saknar du behörigheten kör AI Boss inte, utan svarar att den saknas.

Detsamma gäller läsning. Frågar någon utan lönebehörighet om ett semestersaldo svarar AI Boss att behörigheten saknas – den säger alltså inte "inget saldo registrerat", vilket hade fått dig att tro att uppgiften inte fanns. Samma sak när lönebehörigheten är begränsad till andra grupper än personens: då svarar AI Boss att saldot bara visas för den som har lönebehörighet för personen.

När svaret ser konstigt ut

AI Boss syns inte alls – din behörighetsgrupp saknar Använda AI Boss eller Kan öppna /admin. Be en administratör bocka i dem under Användare › Behörighetsgrupper.

"Jag saknar behörighet" – be en administratör lägga till behörigheten i din behörighetsgrupp under Användare › Behörighetsgrupper.

AI Boss hittar inte personen eller rollen – kontrollera stavningen, och att personen är aktiv i personalregistret. Är någon avslutad ligger hen inte i listan.

Du är osäker på vad som faktiskt hände – be om en sammanfattning: "Vad ändrade du nyss?" Ändringar i schema, tider och lön syns dessutom i modulens egna vyer precis som om du gjort dem för hand.