Utfärda presentkort (admin)

Förutom att sälja presentkort i kassan kan du som administratör utfärda presentkort direkt — utan att koppla det till en kassaförsäljning. Det är användbart i flera situationer: kompensation till missnöjda gäster, interna presenter till personal, marknadsföringspromotions, eller migration från gamla papperskort.

Var hittar du funktionen?

1. Gå till Admin → Marketing → Lojalitet → Presentkort.
2. Klicka "Utfärda presentkort".

Viktigt: Skillnaden mot POS-försäljning

Tre typiska användningsområden:

1. Kompensation till missnöjd gäst

En gäst har haft en dålig upplevelse — fel mat, lång väntetid, kall rätt. Du vill kompensera med ett presentkort.

1. Gå till admin → presentkort → Utfärda.
2. Belopp: 300 kr.
3. Mottagarnamn: Karl Eriksson.
4. Personligt meddelande: Ursäkta för ditt besök igår. Vi hoppas på en ny chans — /Mikael.
5. Välj "Utfärdandetyp: Kompensation" (om konfigurerad — annars "Annat").
6. Klicka Utfärda.
7. Systemet:
   • Skapar presentkortet med saldo 300 kr.
   • Loggar utfärdandet i kortets historik.
   • Skickar SMS till Karl.
   • Bokför på konto 6990 (Övriga externa kostnader) istället för 1580 — eftersom det är en kostnad, inte en intäkt.

2. Intern present till personal

Lönetillägg, julbonus, eller när personalen har gjort något extra bra.

1. Belopp: 1000 kr.
2. Mottagarnamn: Sara Johansson.
3. Meddelande: Tack för ditt jobb i december, all personal ska ha något fint!.
4. Utfärdandetyp: "Intern/Personal" → bokförs som personalförmån på konto 7210 (Löner).

3. Marknadsföring / tävling

Vinnare av Instagram-tävling, eller partnerskap med andra företag.

1. Belopp: 500 kr.
2. Meddelande: Grattis! Du har vunnit vår Instagram-tävling från MyRestaurant..
3. Utfärdandetyp: "Marknadsföring" → bokförs på konto 5910 (Annonser).

Presentkortslistan i admin:

På samma sida ser du alla utfärdade presentkort i en tabell:

Filter:

• Status (active, redeemed, void, expired)
• Datumintervall
• Mottagartelefon (sök)
• Utfärdandetyp (försäljning/kompensation/internt/marknadsföring)

Export:

Klicka Exportera → CSV med alla kort + transaktioner för ditt tidsintervall. Används för revision och analys.

Redigera ett utfärdat presentkort:

I admin kan du:

• Se saldo och hela transaktionshistoriken
• Förlänga utgångsdatum (t.ex. om gästen hörs av nära utgång)
• Ändra mottagarinformation
• Skicka SMS på nytt (om gästen säger att de inte fick det)
• Makulera (void) med anledning
• Justera saldo manuellt — med anledning som loggas i ledger

Viktigt: Justering ≠ återköp

• Justering = ändra saldo administrativt (t.ex. "+100 kr goodwill-bonus"). Loggas som en justering i kortets historik.
• Återköp = gästen vill ha pengar tillbaka. Se separat artikel "Presentkort – återköp och returer".

Utfärdandedialogens fält:

Permissions:

Admin-utfärdande kräver behörigheten att hantera presentkort. Ägare och chefer har detta by default, vanlig personal har det inte.

Tips:

• Dokumentera alltid anledning — viktigt för revision och om Skatteverket frågar
• Använd utfärdandetyp konsekvent — det hjälper bokföringen kategorisera rätt
• Sätt rimliga belopp — 300–500 kr är standard för kompensation, 1000+ för stora problem

Se även:

• "Sälja presentkort i kassan"
• "Presentkort – återköp och returer"
• "Presentkort – historik och rapporter"