Presentkort – historik och rapporter

Presentkort genererar mycket data — utfärdanden, inlösen, makuleringar, utgångar. Vendion har ett komplett rapporteringssystem i admin för att följa upp, analysera och exportera historik. Allt bygger på en append-only historik med full spårbarhet per kort.

Presentkortslistan — huvudvyn

Plats: Admin → Marketing → Lojalitet → Presentkort

Tabell med alla presentkort i din restaurang (eller kedja):

Filter:

• Status: Filtrera på active/redeemed/void/expired
• Datumintervall: Utfärdat/utgångsdatum mellan X och Y
• Mottagarkontakt: Sök på namn, telefon, email
• Utfärdare: Vem skapade kortet
• Saldo: >0, =0, >100 kr, etc.
• Utfärdandetyp: Försäljning / kompensation / internt / marknadsföring

Sortering:

Per kolumn — ofta används datum (nyast först), saldo (högst först) eller utgångsdatum (snart-utgångna först).

Per-kort historik:

Klicka på en rad → detaljvy öppnas med:

PRESENTKORT: ABCD-EFGH

   Status: Active
   Saldo: 300 kr (av 500 kr)
   Utgår: 2029-04-19

   Mottagare
   Namn: Anna Andersson
   Telefon: +46701234567
   Meddelande: "Härlig middag på mig!"

   [ Skicka SMS igen ]  [ Förläng utgång ]  [ Makulera ]  [ Återköp ]

   ───── TRANSAKTIONSHISTORIK ─────

   2026-04-19 14:23  ISSUE    +500 kr   Saldo efter: 500 kr
   2026-05-12 19:45  REDEEM   -200 kr   Saldo efter: 300 kr   Order #456

   SMS-loggar:
   2026-04-19 14:24  SMS sent to +46701234567 — delivered

Rapporter (separat flik: Rapporter)

Tre huvudrapporter för presentkort:

1. Utfärdandetabell

Översikt över utfärdade kort per period:

2. Inlösen-tabell

Inlösta belopp per period:

3. Utgångs-/makulerings-rapport

KPI:er att följa:

• Outstanding liability (total 2421): Summa saldo på alla aktiva kort — detta är din skuld.
• Redemption rate: % av utfärdade kort som inlösts (branschgenomsnitt: 60–70 %).
• Expiry rate: % av kort som går ut obrukt.
• Voided-rate: % av kort som makulerats.
• Average time to redemption: Dagar från utfärdande till första inlösen.

Export

Klicka "Exportera CSV" i presentkortslistan → fil med alla kolumner + historik per kort.

CSV:en innehåller en rad per historikpost med kod, status, typ (utfärdat/inlöst/utgånget/makulerat), belopp, saldo efter, tidpunkt, koppling till order och ev. anteckning.

SIE-export för bokföring

Se separat artikel "Presentkort i SIE-exporten" (Bokföring-modulen). SIE innehåller:

• Verifikation GC YYYYMM-N för varje utgångs-/makulerings-händelse.
• Resultat- och utgående balans för konto 2421 (gåvoskuld) och 3960 (övrig rörelseintäkt).

AI Boss-integration

AI Boss har verktyg för att svara på frågor som:

• "Hur mycket har vi sålt i presentkort i mars?"
• "Vilka kort är nära att utgå?"
• "Visa mig kort som makulerats denna månad."

AI Boss hämtar presentkortshistoriken direkt och presenterar data i chatt-formatet.

Säkerhet & Access:

• Bara staff med rätt behörighet kan se presentkortslistan.
• Kortkoden är maskerad för junior staff — visar bara sista 4 tecken (****-EFGH).
• Full kod syns bara för admin/manager-roller.

Permanent revisionsspår:

• Historiken är append-only — ingen rad kan raderas, bara nya rader läggs till.
• Ingen kan ta bort eller ändra historiska poster.
• Bara läsåtkomst för medlemmar; alla ändringar sker via säkra systemanrop.

Använd för löpande kontroll:

• Månatligt: Kontrollera outstanding liability mot konto 2421-saldo i bokföringen.
• Kvartalsvis: Kör expiry-rapport för att se om gäster ska varnas.
• Årligt: Utvärdera redemption rate — om den är <50 %, justera marknadsföring eller förlängda giltighetstider.

Se även:

• "Presentkort – så fungerar de"
• "Presentkort i SIE-exporten" (Bokföring-modulen)
• "Presentkort – uppsägning och utgång"