Presentkort – så fungerar de

Presentkort (gift cards) i Vendion är en komplett digital lösning som ersätter fysiska presentkort på papper. De är momskompatibla enligt svensk lag, spårbara, säkra och enkla att använda både i kassan och online.

Vad är ett presentkort i Vendion?

Ett presentkort är ett förbetalt värde som gästen kan använda för att betala ordrar i din restaurang. Till skillnad från rabattkoder är presentkort en skuld i bokföringen tills de löses in.

Fyra stadier i livscykeln:

1. Utfärda (Issue) — Någon köper presentkortet (i kassan, online eller via admin).
2. Lösa in (Redeem) — Mottagaren använder kortet för att betala en order (helt eller delvis).
3. Utgång (Expire) — Om kortet inte används inom giltighetstiden → automatiskt utgånget.
4. Makulera (Void) — Admin stänger kortet manuellt (t.ex. förlorat/stulet).

Juridisk grund – ML 5 kap 40 § (flerfunktionsvoucher):

Vendions presentkort är klassificerade som flerfunktionsvouchers — kan användas för vad som helst i restaurangen (mat, dryck, alkohol). Enligt mervärdesskattelagen 5 kap 40 §:

• Ingen moms vid utfärdande — du säljer ingen vara/tjänst, bara en fordran.
• Moms realiseras vid inlösen — då levererar du vara/tjänst till gästen.
• Utgång → moms frigörs som "övrig rörelseintäkt" (konto 3960).

För full bokföringsdetalj, se modulen Bokföring → Presentkort.

Standardgiltighet: 3 år

Default-giltigheten är 36 månader (3 år) från utfärdandedatum. Detta är Vendions default men ingen lagkrav. Du kan:

• Sätta längre giltighet (t.ex. 5 år)
• Sätta kortare giltighet (t.ex. 1 år — vid kampanj)
• Sätta obegränsat (inget utgångsdatum)

Viktigt: Konsumentverket rekommenderar minst 1 år för presentkort sålda till konsument. Skatteverket tillåter vilken tid som helst, men för restauranger är 3 år en bra balans mellan kundvänlighet och redovisningseffektivitet.

Kodformat — XXXX-XXXX

Varje presentkort har en unik kod i formatet XXXX-XXXX (8 alfanumeriska tecken, bindestreck i mitten).

• Tecken som utesluts: 0, O, 1, I (för att undvika förväxling)
• Exempel: AB23-CD45, 2D7K-9XQM
• Genereras slumpmässigt vid utfärdandet
• Kollisioner är astronomiskt osannolika

Var kan gäster köpa presentkort?

1. I kassan (POS) — Staff säljer som en enskild transaktion via presentkort-dialogen.
2. Från admin — Du utfärdar manuellt (t.ex. kompensation till missnöjd gäst).
3. Online — Framtid: presentkort-shop på gästsidan (planerat).

Var kan gäster lösa in presentkort?

1. I kassan — Staff frågar "Har du presentkort?" i checkout → presentkort-betaldialogen öppnas.
2. Vid online-beställning — Fält "Presentkort & Lojalitet" i checkouten.

Delvis inlösen (partial redemption):

Presentkortets saldo behöver inte gå åt på en gång. Om gästen har 500 kr kort och ordern är 300 kr → 200 kr kvarstår på kortet för framtida bruk. Se separat artikel.

Att veta om chain-restauranger:

Om din restaurang ingår i en kedja med delade presentkort påslaget kan presentkort köpt på restaurang A lösas in på restaurang B. Se separat artikel "Presentkort för kedjor".

Säkerhet:

• Koden är enda identifieraren — skydda den som kontantpengar.
• Staff får inte skicka koden via osäkrade kanaler.
• Vendion stödjer SMS-utskick automatiskt vid försäljning.
• Förlorade kort kan återhämtas om avsändare eller mottagartelefon finns registrerad — admin kan söka upp koden.

Kommunikation till gäst:

Efter köp skickas SMS till mottagaren (om mottagartelefon angetts):

Din presentkort från [Restaurang]: ABCD-EFGH
(500 kr, utgår 2029-04-19).
Meddelande: [personligt meddelande]

Bokföring i Vendion:

• Utfärdande: D 1580 (kassa) / C 2421 (gåvoskuld) — ingen moms
• Inlösen: D 2421 / C 3001 (intäkt) + C 2610/2620 (moms) — moms realiseras
• Utgång: D 2421 / C 3960 (övrig intäkt) — momsfri

Helt automatiserat i Vendions bokföringsexport (SIE).

Se även:

• "Utfärda presentkort i kassan"
• "Lösa in presentkort i kassan"
• "Giltighet, utgång och återlösen"
• "Presentkort – bokföring vid utfärdande" (Bokföring-modulen)