Presentkort – uppsägning och utgång

Presentkort kan upphöra att gälla på två sätt: makuleras (void) manuellt av admin, eller utgå (expire) automatiskt när giltighetstiden löpt ut. Båda händelserna har specifika bokföringsregler och processer.

1. Makulering (Void) — manuell

En administratör kan makulera ett presentkort när som helst. Exempel:

• Gästen rapporterar kortet förlorat/stulet
• Dubbelt utfärdat (fel)
• Bedrägeri-misstanke
• Återköp som bokförs som void + refund

Så makulerar du ett kort:

1. Gå till Admin → Marketing → Lojalitet → Presentkort.
2. Sök upp kortet via kod eller mottagartelefon.
3. Klicka "..." → "Makulera".
4. Ange anledning (obligatoriskt — loggas för revision).
5. Bekräfta.

Systemet:

• Sätter kortets status till makulerat med tidpunkt och anledning.
• Loggar makuleringen i kortets historik.
• Bokför: D 2421 / C 3960 (övrig rörelseintäkt) — momsfritt, samma som utgång.

Viktigt: När ett kort är makulerat kan det inte aktiveras igen. Om gästen återfinner kortet behöver admin utfärda ett nytt kort manuellt.

2. Utgång (Expire) — automatisk

Presentkort har ett utgångsdatum (default +36 månader). Systemet kör en nattlig utgångskontroll som letar upp kort vars utgångsdatum passerats och markerar dem som utgångna.

Nattlig utgångskontroll

1. Hittar alla aktiva kort vars utgångsdatum passerats.
2. För varje kort:
   • Markerar kortet som utgånget.
   • Loggar utgången i kortets historik.
3. Aggregerar per restaurang och skapar en bokföringsverifikation:
   • Serie: GC (Gift Card)
   • D 2421 (gåvoskuld minskar) + C 3960 (övrig rörelseintäkt ökar)
   • Inga moms (kortet användes aldrig → ingen försäljning skedde)

Bokföring vid utgång (exempel):

500 kr presentkort, 200 kr kvar, kort utgår:

D 2421 Gåvoskuld    200 kr
C 3960 Övrig rörelseintäkt    200 kr

Momsbehandling: Utgångna kort är inte momspliktiga. Gästen fick ingen vara/tjänst → ingen skattepliktig leverans.

Kundvänlig praxis: förvarning innan utgång

Även om lagen inte kräver det är det bra affärspraxis att varna gästen innan utgång. Vendion planerar (framtida funktion):

• 90 dagar innan: SMS/mail "Ditt presentkort går ut 2026-07-15"
• 30 dagar innan: Påminnelse
• Efter utgång: "Kortet har gått ut — kontakta oss"

I april 2026 är detta inte automatiserat — admin kan manuellt köra kampanjer via Marketing.

Förlänga utgångsdatum (admin):

Om en gäst hörs av dagen innan/efter utgång:

1. Admin öppnar kortet i presentkortslistan.
2. Klickar "Förläng utgång".
3. Välj nytt datum (t.ex. +12 månader).
4. Sparar — utgångsdatumet uppdateras, status förblir aktivt.

Rättsligt:

• Konsumentverket rekommenderar minst 1 års giltighet för kort sålda till konsument.
• Skatteverket tillåter vilken giltighetstid som helst.
• Goodwill: De flesta restauranger accepterar förlängning om gästen hör av sig snart efter utgång.

Edge cases:

1. Gästen kommer dagen efter utgång

Kortet är automatiskt expired. Admin kan:

• Förlänga utgångsdatumet → kortet återaktiveras
• Eller utfärda ett nytt kort med samma saldo (klassificerat som goodwill)

2. Systemet missade utgångskontrollen en natt

Systemet är idempotent — nästa natt kör jobbet alla missade kort tillsammans.

3. Kortet är redan inlöst men kontrollen försöker utgångsmarkera

Säkring: Jobbet kollar status först. Redan inlösta kort hoppas över.

4. Utgång strax före försök till inlösen

Scenario: Gästen försöker lösa in kortet precis efter att det markerats som utgånget.

• Vendion validerar utgångsdatum vid varje inlösen.
• Om utgånget → felmeddelande "Kortet har gått ut".
• Gästen måste kontakta restaurangen.
• Admin kan förlänga manuellt.

Permissions:

• Makulera: behörighet att hantera presentkort.
• Förlänga utgång: samma behörighet.
• Se makulerade/utgångna kort: vara medlem i restaurangen.

Rapportering:

• Antal utgångna kort per månad
• Total intäkt på konto 3960 från utgångar
• Historik per kort

Se separat artikel "Presentkort – historik och rapporter" för detaljer.

Se även:

• "Presentkort – återköp och returer"
• "Presentkort – utgång till konto 3960" (Bokföring-modulen)
• "Presentkort – så fungerar de"